Communication Unifiée hybride : tous les atouts du Cloud, sans les contraintes

À l’heure où toutes les entreprises doivent booster leur compétitivité sur les marchés mondiaux, améliorer la collaboration avec leurs partenaires est un impératif.

 Avec l’arrivée des nouveaux outils de communication instantanée sur ordinateur et mobile, mais aussi la convergence entre les solutions collaboratives et les moyens télécoms, la Communication Unifiée (UC) devient, enfin, une réalité.

Pour la mettre en place, les entreprises plébiscitent le Cloud, notamment pour la grande flexibilité et les économies qu’il engendre en termes d’investissements comme de maintenance. Toutefois, les offres en la matière ne répondent pas totalement à leurs besoins, notamment sur le volet téléphonie. C’est pourquoi le marché des solutions UC hybrides connaît une très forte croissance. Mais il apporte aussi de nombreux défis…

Privilégier une migration progressive

Recourir au Cloud pour gérer ses communications unifiées n’est pas sans risque, ni contrainte. Impossible de passer du tout internalisé au tout externalisé d’un coup de baguette magique : il faut nécessairement procéder par étapes. Et cela est d’autant plus vrai pour les grandes entreprises, dont le legacy, souvent important, les oblige à engager une migration progressive. En effet, leurs activités critiques doivent toujours être disponibles et hautement sécurisées. Elles préféreront donc, dans un premier temps, conserver certaines applications en interne, notamment celles qui s’articulent autour de la téléphonie et de la communication en temps réel. D’autant que les interconnexions qui existent entre des solutions de conferencing ou de téléphonie et les opérateurs télécoms compliquent la migration.
Cette situation conduit l’entreprise à s’organiser pour profiter pleinement des avantages de l’UC, en permettant à ses applications hébergées en interne de s’interconnecter avec celles qui sont passées dans le nuage : c’est le principe de l’hybridité. Dans ce contexte, la première chose à faire est de bien identifier les applications qu’il est pertinent de faire migrer et celles qu’il est préférable de conserver dans ses data centers. Ensuite, selon l’hébergement retenu, l’entreprise vérifiera la connectivité, ainsi que la qualité du réseau et du service fourni par son prestataire Cloud.
Autre point de vigilance : la bonne identification des centres de coûts. Souvent, dans ce domaine, le raisonnement ne prend pas en compte le TCO (Total Cost of Ownership) et n’intègre donc pas les dépenses indirectes. Or, le nombre de mètres carrésnécessaires à l’hébergement de ses data centers, les frais d’électricité et de personnel chargé de gérer le système sont autant de paramètres, qui peuvent influencer la décision de migrer ou non.
Reste un point à étudier : le fameux « Time to Market », soit la possibilité d’implémenter rapidement des applications supplémentaires dans son système d’information ou d’y allouer de nouvelles ressources. Sur ce point, le Cloud remporte systématiquement la mise !

Accompagner le changement : une démarche essentielle

Si les solutions Cloud sont encore présentées comme des offres « clés en main », la réalité est différente. Comme tout projet informatique, elles nécessitent une phase indispensable d’intégration technique, mais aussi un volet de conduite du changement auprès des équipes d’exploitation et, surtout, des futurs utilisateurs.
En donnant accès aux applications partout et à tout moment, le Cloud influence en effet l’environnement de travail, favorisant de nouvelles façons de s’organiser. L’UC hybride implique donc d’adopter une stratégie ambitieuse en matière de conduite du changement, qui va nécessiter de collaborer étroitement avec les instances représentatives du personnel, les RH, les services généraux, le management… Il ne s’agit pas de faire simplement deux sessions de formation, mais bien d’accompagner le projet dans la durée. Ce sont des aspects encore trop peu souvent adressés par les acteurs de l’UC, alors qu’ils sont cruciaux pour l’adoption de ces nouveaux outils.
Des early adopters seront identifiés, mais aussi des collaborateurs plus réticents, qui deviendront les ambassadeurs du changement dans l’entreprise. Plusieurs actions devront être menées : du e-learning pour leur permettre de s’entraîner à la prise en main des nouveaux outils, mais aussi la présentation physique de ces derniers, comme les téléphones, afin d’en expliquer le fonctionnement et l’intérêt au quotidien.
Le prestataire retenu pour la mise en place d’une solution UC hybride devra donc intégrer cette dimension de conduite du changement. Proche géographiquement de son client, il sera aussi solide et disposera d’une réelle pérennité technique. En effet, une fois une partie du système d’information outsourcée dans le Cloud, mieux vaut s’assurer que le service sera efficient dans le temps. Enfin, on prendra en compte sa capacité à accompagner l’entreprise vers le Full Cloud, car, ne l’oublions pas, l’hybridité n’est souvent qu’une première étape.