Digital Workplace : la collaboration n’est plus une option
L’entreprise telle que nous la connaissions il y a dix ou vingt ans n’est plus. Ou ne doit plus être. A l’image de notre vie quotidienne bouleversée par le numérique, le monde de l’entreprise connaît une transformation sans précédent.
La Digital workplace est bien plus qu’une expression à la mode même si elle est souvent galvaudée, notamment parce que de nombreuses entreprises se concentrent davantage sur sa forme au détriment du fond, de sa véritable raison d’être : la collaboration.La collaboration par l’attitude
Il est important de rappeler que la collaboration n’est pas un phénomène nouveau et a toujours eu un impact sur les performances économiques d’une entreprise et la productivité des collaborateurs. La volonté de collaborer pour atteindre des objectifs business est naturelle ; c’est le contexte technologique et les innovations majeures de ces dernières années qui redéfinissent les règles du jeu et font naître des opportunités qui n’existaient pas jusqu’à aujourd’hui pour la rendre véritablement pratique. En complément, la collaboration dans un monde ultra-connecté comme le nôtre doit être repensée et être une composante clé d’un modèle d’entreprise intégrée, c’est-à-dire d’une entreprise qui regroupe en son sein de nombreuses compétences qu'elles soient externes ou internes– comparée au modèle en silos que nous connaissons.
Proposer de mettre la collaboration comme premier pilier de l’entreprise de demain c’est comprendre sa capacité à aussi générer de la performance économique en se reposant sur le socle le plus solide de toute entreprise, à savoir les collaborateurs.
Libérer la parole et l’esprit d’initiative et de coopération de ses salariés c’est leur donner les clés pour découvrir leur véritable potentiel, s’approprier les problématiques de l’entreprises et leur permettre de bâtir ensemble des solutions aux problèmes auxquels ils doivent faire face au quotidien.
Concrètement, favoriser un climat de collaboration permettra aux entreprises de renforcer ses effectifs en s’appuyant sur les points suivants :
- La productivité - Faire comprendre l’importance de l’enjeu collectif aux collaborateurs qui composent votre entreprise et s’assurer de la bonne répartition des tâches et des talents garantit une hausse de la productivité de tous les membres de vos équipes. Chaque collaborateur doit se sentir à sa place afin que le travail effectué au quotidien soit synonyme de création de valeur et de sens.
- Le partage des connaissances - Qui y’a-t-il de plus frustrant que de devoir naviguer des minutes durant dans les serveurs internes de l’entreprise à la recherche de la bonne donnée ou du bon document ? La collaboration passera donc également par le partage des connaissances et des expertises via la mise en place d’outils de management collaboratif. Ceux-ci garantiront aux collaborateurs un accès total au contenu facilitant ainsi les processus de modifications, de référencements ou de partage entres équipes. Qui plus est, ces outils sont souvent composés d’un système d’indexation automatisée des contenus qui apporte un niveau d’optimisation supplémentaire au tri des multiples données utilisées par les équipes.
- La gestion de projet - Favoriser la collaboration cela veut aussi dire mettre en relation le décisionnel et l’opérationnel. De l’efficacité de cette relation découlera une vision globale de l’entreprise et de ses activités. Cela garantira à la fois un suivi et une analyse des en-cours irréprochable mais également une réactivité améliorée face aux imprévus.
La collaboration par la modernité des outils
Alors que notre vie personnelle est de plus en plus animée par des applications comme WhatsApp, Instagram, Facebook ou Twitter, des outils interactifs et attractifs qui nous permettent de créer du lien avec notre écosystème, le milieu professionnel semble lui avoir encore quelques années de retard sur ce sujet. Le constat n’est tout de même pas entièrement négatif avec aujourd’hui la présence de nombreux outils permettant de faciliter la transition vers un modèle collaboratif. Il existe autant d’outils que de manière d'appréhender la collaboration au sein de son entreprise.
Petit tour d’horizon des solutions disponibles :
- L’agenda partagé - Peut-être l’une des solutions les plus évidentes, le partage des agendas n’en est pas moins un premier pas clé dans l’instauration d’un environnement de collaboration au sein de l’entreprise. Facilitant la synergie des équipes et limitant la perte de temps liée à la gestion des agendas de chacun, l’agenda partagé permet à une équipe de gérer en autonomie le calendrier global d’un projet par exemple. D’une bonne gestion des agendas découlent notamment une organisation optimale des réunions, moment clés parcourant le cycle de vie d’un projet : Planning des salles, disponibilités de chacun, sélection des bons interlocuteurs et partage des points à aborder en amont permettent ainsi un gain de temps et donc de productivité non négligeable.
- La messagerie instantanée - Inutile de présenter Messenger, WhatsApp ou d’autres applications de communication instantanée issue de la sphère privée et dont la pratique c’est immiscé petit à petit dans le monde professionnel via la création de plateformes comme Slack ou Hangout. L’avantage de cet outil est bien entendu l’instantanéité et l’abolition d’une certaine notion de « localisation géographique ». En effet, la messagerie instantanée est un moyen rapide et pratique d’obtenir une information de la part d’un collaborateur, qu’il soit à son poste de travail, en déplacement ou en télétravail. Plus pratique que l’email et également moins polluante, la messagerie instantanée permet aussi l’indexation et l’archivage des conversations facilitant ainsi la recherche de données précises. Attention toutefois aux notions de sécurité et de confidentialité propres à l’utilisation de ses systèmes de messagerie, nécessitant parfois une phase de formation aux salariés pour leur permettre d’appréhender ces problématiques liées à la sécurité de l'entreprise, importantes dans le cadre d’échanges d’informations parfois sensibles sur ces outils.
- Les outils de gestion de contenu - Associer la collaboration à la gestion des contenus et donc de l’information est un levier de productivité dont il est primordial d’appréhender la mesure. C’est aujourd’hui une stratégie payante qui s’appuie sur la mise à disposition d’outils de Cloud Computing. Ces outils permettent d’intégrer un large éventail de fonctionnalités allant dans le sens de la collaboration : les utilisateurs pourront ainsi enregistrer, partager, télécharger ou uploader des contenus efficacement et renforcer le partage des informations opérants entres les équipes travaillant sur des projets.
La mobilité est également un facteur clé à prendre en compte dans le choix de son outil de gestion de contenu. Il est donc primordial de sélectionner une solution accessible en dehors de l’entreprise et ainsi respecter mais aussi favoriser le nomadisme de ses employés. Qui plus est, l’interopérabilité et la capacité d'intégration de la solution choisie avec les outils déjà utilisés par tous les collaborateurs de l’entreprise est évidemment un point à ne pas sous-estimer.
Engendrant parfois des points de friction avec certains collaborateurs, l’adoption de nouveaux outils veut bien-entendu dire changement des habitudes de travail : choisir un outil de gestion de contenu collaboratif ergonomique et un premier pas vers une adoption rapide et une étape de franchie vers une augmentation de la productivité.
Il est nécessaire de prendre le temps de cartographier les opportunités offertes par la collaboration et les outils de collaboration afin de faire du lieu de travail un espace – physique et virtuel – collaboratif sain et permettant de libérer les énergies, les initiatives et la créativité. La collaboration, pilier de l’entreprise de demain, doit être étudiée avec patience et raison afin de ne pas tomber dans le piège de l’empressement. Prendre le temps d’y réfléchir, c’est choisir sagement la voie qui permettra à l’entreprise de prospérer en se reposant sur sa ressource la plus précieuse : ses collaborateurs.