La signature électronique, un accélérateur de confiance et de transparence pour les entreprises

Pourquoi passer à la signature électronique ? Parce qu’elle est synonyme de ROI ultra rapide associé à des gains économiques et de productivité conséquente, et ce avec exactement la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

66 % des Français apprécient particulièrement les gains de temps(1) qu’elle génère alors que 55 % d’entre eux plébiscitent son moindre impact écologique. Toutefois, la signature électronique n’est pas une fin en soi. Elle s’intègre dans un processus de dématérialisation. 
Le 11 avril 2019, le Journal officiel publiait un arrêté relatif à la signature électronique des décisions rendues par les tribunaux de commerce. Ce tribunal « digital » est accessible au moyen d’une identification électronique qui permet de saisir le juge en ligne et de suivre l’avancement des dossiers. Au sein du service public comme dans le secteur privé, la signature électronique s’est aujourd’hui imposée comme un élément indispensable de la transformation digitale. À la clé : une efficacité, une rapidité, une rentabilité, une productivité et une sécurité avérées… mais sous conditions. 
La clé de la satisfaction clientLe premier secteur à s’être intéressé à la dématérialisation à valeur légale est l’assurance pour deux raisons : primo, parce que les usages ont évolué et se sont digitalisés – impossible désormais de ne pas proposer un parcours de contractualisation 100 % en ligne – et deuzio, parce que les acteurs du monde de l’assurance ont pu observer très rapidement des taux de souscription 75 % supérieurs à ceux d’un modèle classique et + 30 % d’augmentation du taux de transformation en ligne. Un retour sur investissement rapide associé à une forte amélioration de la satisfaction client ! Oui, la signature électronique est un véritable facteur différentiant dans la relation client… à condition de dépasser certains freins. 
Un projet transverse…Si la nécessaire transformation digitale des entreprises et du secteur public impose aujourd’hui la signature électronique comme une évidence, elle s’est longtemps heurtée à de nombreux freins. En effet, bien qu’elle soit reconnue juridiquement en France depuis la loi du 13 mars 2000, elle n’en reste pas moins perçue comme un processus complexe et un risque pour les ressources humaines. Une réticence au changement qui implique aujourd’hui encore d’intégrer l’ensemble des parties prenantes, depuis la direction générale jusqu’aux collaborateurs en passant par les clients, dès le début du projet. Car la signature électronique est un projet transverse à tout l’écosystème de l’entreprise ! Sans conduite du changement, le risque d’échec est réel. 

… et appuyé par un tiers de confiance

De plus, la signature électronique doit répondre à un certain nombre de critères technologiques afin d’en assurer la sécurité et la certification, ainsi que l’identification du signataire. L’État a alors défini 3 niveaux de signature dans le règlement eIDAS : simple, avancée et qualifiée, cette dernière représentant le plus haut niveau de sécurité reposant sur un certificat qualifié de signature électronique. Mais comment savoir alors quel niveau adopter pour chaque type de document ? En effet, en l’absence de règlementation propre au document comme la facture ou le bulletin de paye, c’est à l’entreprise de définir le degré de criticité et de risque lié au document. La principale difficulté repose donc sur la capacité à appréhender « au plus juste » ces 3 niveaux et ce que chacun d’entre eux implique véritablement pour l’entreprise comme pour le signataire. Si la simplicité et la rapidité sont plus susceptibles d’amener la signature finale, dans certains cas, un plus haut niveau de sécurité – authentification par SMS (ou One Time Password), scan du document d’identité… jusqu’à la garantie de l’identité de la personne par une autorité de certification – est recommandé car plus à même de rassurer. 

Or l’entreprise n’a pas toujours les compétences ni le temps pour juger correctement de la pertinence du niveau de sécurité qu’implique le document. Un choix pourtant crucial dans le cadre de la relation client et de son image de marque. La signature électronique fait partie intégrante de l’expérience client. 70 % des consommateurs veulent ainsi avoir la certitude que leurs informations financières et personnelles sont traitées en toute sécurité(2). C’est pourquoi les entreprises ont tout intérêt confier à la sécurité de leur processus de signature électronique à un tiers de confiance certifié et habilité à fournir des identités numériques. Une autorité numérique complexe délivrée chaque année par l’État qui garantit ce haut niveau de fiabilité plébiscité par les clients. Ainsi, si tous les organismes et tous les secteurs d’activité sont désormais amenés à proposer un système de signature électronique, seuls ceux capables de proposer un niveau de sécurité adapté pourront gagner la confiance – et la fidélité – des utilisateurs.