Le courrier électronique s’est indubitablement imposé en tant que moyen de communication le plus utilisé au sein des entreprises, un état des lieux qui dénote d’un impératif, celui d’administrer et de stocker les messages électroniques pour préserver les performances et l'efficacité des entreprises.

Dans cette optique, et compte tenu de l'évolution continue des technologies, les entreprises doivent dès à présent se préparer aux tendances à venir en matière d’email et de communication électronique, pour pérenniser leurs avantages concurrentiels et garantir leur conformité à un paysage réglementaire toujours plus pointu.

On aurait tort de sous-estimer la vitesse à laquelle les technologies liées aux communications e-mail évoluent. L'avènement du haut-débit, fiable dans ses performances, permet une prise en charge des échanges de fichiers et de données qui exigeaient auparavant un lien réseau dédié.

Le transfert et l'échange quotidiens de fichiers se simplifient pour les utilisateurs, mais imposent de nouvelles contraintes aux serveurs de messagerie compte tenu de la croissance exponentielle du volume et du poids des messages.

D'autre part, l'émergence de nouveaux outils de communication d'entreprise (messagerie instantanée, communication en ligne, etc.) constitue un élément qui plaide en faveur d'une solution globale.

Cette dynamique technologique doit être prise en compte lors du déploiement de systèmes de gestion et d'archivage. Elle justifie à elle seule l'option d'un logiciel pour garantir une installation et une maintenance plus conviviales : les stations de travail, les serveurs mails et les infrastructures de stockage sont mis à jour de manière indépendante et simple, tout comme le logiciel de gestion des messages.  

D'autre part, la simplicité de l'archivage est, d'un point de vue pratique, un facteur majeur de réussite. La mise en oeuvre et la configuration du système doivent être pratiques pour les directions IT, et sans impact sur les méthodes de travail de l'utilisateur final.

L'identification électronique est sans doute l'axe d'amélioration prioritaire et s'applique à tous les collaborateurs d'une entreprise. Un contrôle et un archivage méticuleux de l'information électronique, plus précisément des messages et des fichiers de traitement de texte, de tableur et de base de données, sont essentiels à l'entreprise, notamment lorsqu'elle fait face à des procédures judiciaires. Notons néanmoins que l'identification électronique porte sur un périmètre d'informations en constante expansion. 

En effet, les fichiers de types Microsoft Word et les messages électroniques sont monnaie courante et quotidienne depuis de nombreuses années. Ces fichiers contiennent des informations cruciales, susceptibles de constituer des preuves dans le cadre d'un contentieux, et sont à ce titre gérés selon des règles d'utilisation et des procédures d'archivage et de stockage.

D'autre part, la multiplication et la diversité des média de communications d'entreprise impliquent de pouvoir conserver, identifier et gérer de nouveaux types de données.

C'est le cas de la messagerie instantanée par exemple, un média bien présent au sein des entreprises et dont les messages s'inscrivent dans l'activité commerciale d'une entreprise, pour véhiculer des données confidentielles notamment. Ce média invite donc à des préoccupations similaires à celles des e-mails et devra bénéficier du même traitement.

Par ailleurs, l'évolution des moyens de communication classique fait émerger de nouvelles préoccupations et opportunités. Les technologies VoIP et de convergence, par exemple, simplifient les processus de collecte et de stockage des données.

Les entreprises se protègent ainsi plus simplement et efficacement contre certains types de risques en mettant en oeuvre une stratégie exhaustive d'archivage des données. Il sera très bientôt possible d'archiver intelligemment et de récupérer facilement tous les données des différents médias de communication utilisés lors de projets confidentiels, qu'il s'agisse de messagerie électronique, de voix, de vidéo ou de messagerie instantanée.

La mise en conformité au cadre réglementaire est le principal vecteur qui justifie une approche proactive pour généraliser l'identification numérique. Qu'il s'agisse d'une législation nationale ou de règles internes, une entreprise doit au final se conformer à une multitude de normes.  

C'est le cas des plates-formes professionnelles de messagerie électronique et des réseaux auxquelles s'applique une réglementation de libre accès aux données personnelles ou de protection de la vie privée, pour formaliser et sécuriser l'accès aux données confidentielles. Les conséquences d'un manquement à ces règles sont connues, et les entreprises comme les acteurs des services publics n'ont d'autre choix que strictement respecter l'évolution de ces réglementations.

Au-delà, les réglementations spécifiques à certains secteurs d'activité doivent également être scrupuleusement respectées, au même titre que les règles internes qui visent à doter l'entreprise de facteurs de différentiation et d'avantages concurrentiels, tout en participant à la maîtrise des risques.  

La communication électronique a dessiné un paysage en constante mutation depuis sa création, qui affiche notamment une croissance exponentielle au cours des 20 dernières années.   

L'innovation technologique continuera à fortement contribuer à la multiplication des règles de conformité et les entreprises devront miser sur la proactivité pour suivre ce changement, anticiper les tendances futures et disposer d'une solution de gestion et d'archivage en temps et en heure.