Dans ce contexte, les entreprises doivent donc dès maintenant assurer la conformité de leur parc logiciel, pour éviter des frais ultérieurs, y compris des pénalités importantes infligées par les éditeurs, pouvant s’élever à plusieurs centaines de milliers d’euros.

Comment mettre en place une gestion de la conformité de manière systématique, efficace et économiquement valide ? Un programme complet de gestion des licences logicielles constitue le moteur de la solution. Non seulement il fournit une photographie précise et complète de la conformité de l'entreprise et des risques financiers liés à son parc logiciel, mais il permet d'améliorer planification de l'infrastructure.

Je retiendrais cinq éléments devant impérativement servir de point de départ à la mise en oeuvre d'un programme efficace de gestion des licences logicielles :

·         Désigner un responsable de la gestion des licences logicielles et mettre à sa disposition les moyens nécessaires : pour garantir la réussite du projet, une seule personne au sein de l'entreprise doit prendre en charge la mise en oeuvre de l'initiative de gestion des licences et en assumer la responsabilité.

·         Prendre en charge ses trois à cinq principaux éditeurs de logiciels dans un environnement pilote : tirer parti de ses succès et de ses erreurs avant de déployer le projet à l'échelle de l'entreprise.

·         Centraliser les contrats de licences, les supports de données et les clefs d'autorisation : comprendre les conditions générales de l'ensemble des contrats de licences, et les sauvegarder de manière centralisée pour faciliter gestion et mise à jour.

·         Automatiser le traitement de requêtes de logiciels en libre-service et leurs procédures d'approbation: la prise en compte des besoins de gestion des licences logicielles doit être un effort continu et non une mesure ponctuelle en réaction à un audit. L'élaboration de processus automatisés permettant au personnel de commander et de déployer des logiciels approuvés garantit la mise à jour continue de vos données de conformité.

·         Définir des normes, règles et procédures, et les publier : établir des règles concernant les logiciels dont l'installation est autorisée et les diffuser auprès de chaque membre de l'organisation.

Une solution de gestion des licences logicielles trouve rapidement sa rentabilité. La conformité obtenue en gérant étroitement seulement deux ou trois éditeurs clés produit un retour sur investissement rapide, notamment grâce aux économies réalisées par la réutilisation des licences existantes, qui évite les acquisitions inutiles.

Au-delà de ce retour rapide, des bénéfices supplémentaires découlent de l'amélioration du service aux utilisateurs, de la réduction des coûts d'audit et de la clarté de leurs résultats, qui contribuent en permanence à rentabiliser l'investissement.