Les suites collaboratives en ligne en proie à la tourmente

Traitement de texte, tableur, présentation, gestion de projet, agenda…Plus aucun domaine de la bureautique et du travail collaboratif ne semble échapper à la déferlante des applications et des services en ligne à la mode Web 2.0.

C'est que l'on ne compte plus le nombre de suites ou plates-formes Web de partage et d'échange de documents entre utilisateurs distants, dont notamment Zoho, Basecamp, Google Document et Tableur, ThinkFree…

Utilisées souvent à titre personnel, les suites collaboratives en ligne tentent de gagner leurs galons auprès des entreprises qui hébergent bien souvent d'imprenables forteresses logicielles, telles eRoom, Livelink ou encore SharePoint.

Mais le challenge apparaît loin d'être gagné d'avance pour ces nombreux éditeurs de taille souvent modeste (Google et Microsoft faisant figure d'exceptions). Certains paramètres liés à la sécurité des données et du degré de confiance à accorder à ces services en ligne pourraient en effet peser sérieusement dans la balance. Jusqu'à en limiter leur expansion ?

"La tendance est aujourd'hui à la sécurisation des échanges et à la mise en place de systèmes permettant de contrôler les informations au niveau collaboratif, de la gestion de contenu ou encore de la recherche afin d'éviter les fuites d'informations à l'extérieur et de s'assurer aussi du bon échange d'informations en interne", fait savoir Benjamin Nathan, chef de produit travail collaboratif et gestion de contenu d'entreprise chez Microsoft.

"Il a fallu quelques années pour que le consommateur commence à faire confiance aux sites de vente en ligne et il faudra certainement un peu de temps avant que celui-ci fasse pleinement confiance à des sites proposant des outils collaboratifs en ligne", analyse de son côté Frédéric Alin, responsable du conseil marketing et distribution chez Sopra Group Banque Assurance.

Dès lors, se pose également le moyen adéquat à mettre en œuvre pour assurer la préservation des informations stratégiques de l'entreprise. Là encore, le paramètre de confiance joue un rôle de premier plan.

"A moins que les suites en ligne ne soient hébergées au sein de l'entreprise ou chez un prestataire choisi, il subsistera toujours une réticence à confier ses données sensibles à un tiers, qui plus est sur Internet", poursuit Frédéric Alin.

Et le responsable d'ajouter : "alors que la technologie SSL peut paraître suffisante pour sécuriser les échanges ainsi que l'accès aux informations stockées sur le serveur, elle ne résout cependant pas la question de la sécurité de stockage et des risques liés au crash d'un disque dur entre deux sauvegardes".

Mais les problématiques de sécurité et de confiance ne sont pas les seuls freins des suites collaboratives en ligne : absence de contrat de support, fonctionnalités réduites à l'essentiel, localisation en langue française défaillante…

Autant de petits défauts qui, mis bout à bout, peuvent constituer une barrière non négligeable. De même, on peut s'interroger sur les modalités (surpenantes) de distribution des suites collaboratives en ligne.

Ainsi, certains éditeurs, à l'image de ThinkFree vont jusqu'à proposer parallèlement à leur offre en ligne, une "offre boîte". Et de se demander si l'avenir économique des éditeurs de suites collaboratives en ligne ne s'écrirait-il pas avec la commercialisation de solutions packagées ? On pourrait être tenté de le croire.

Les suites collaboratives en ligne ont pourtant plusieurs atouts à faire valoir. Comme la capacité de certains acteurs - notamment Zoho - à développer des plugs-in permettant aux utilisateurs de suites packagées traditionnelles de sauvegarder directement leurs fichiers Word ou encore Excel dans leur service collaboratif Web.

Alors que la facilité d'utilisation et d'accès demeure leur principal point fort (au côté d'une ergonomie souvent intuitive et des coûts d'utilisation relativement faibles voire inexistants), les suites collaboratives en ligne permettent également de contourner d'éventuelles difficultés organisationnelles.

"Dès qu'une équipe projet réunissant des collaborateurs de l'entreprise et des prestataires externes et qu'un besoin de partager un espace documentaire se fait sentir, cela pose le plupart du temps un problème quasi insurmontable au service informatique", conclut Frédéric Alin.