Confier son intranet à une agence Web : les pièges à éviter

Pour peu que l'on ne dispose pas en interne des ressources suffisantes pour gérer son intranet, recourir aux prestations d'une agence Web s'avérera bien souvent salvateur.

En prenant toutefois soin de contourner un certain nombre de pièges. Instaurer la confiance entre les parties prenantes du projet intranet tout en veillant à bien baliser le terrain avec son prestataire apparaissant en effet loin d'être si aisé.

Juridique, technique, fonctionnel... Autant de domaines sur lesquels l'entreprise devra se montrer tout particulièrement vigilante.

"Les principaux risques de confier à un prestataire son site intranet se situent à plusieurs niveaux dont notamment le fait pour certaines agences Web de limiter le droit d'utilisation de la charte intranet ou encore de réserver les noms de domaines du ou des sites intranet à leurs noms", prévient Audrey Guerriero, présidente de l'agence Web Churchill.

De même, alors que les relations peuvent sembler bien établies et sûres, d'autres dangers guettent les responsables intranet. Dont celui - des plus redoutables - du risque d'inadéquation entre les différents systèmes et technologies sur lesquels sont bâtis les intranets.

"La multiplicité des outils nécessaires pour la gestion d'un intranet tels que portail, CMS, travail collaboratif, intégration de services métiers, ou d'autres modules annexes comme la newsletter, le wiki, ou le gestionnaire de blog ouvre la porte à un risque de multiplication des intervenants réel et au problème du renvoi des responsabilités", fait savoir de son côté Hervé Astier, directeur général d'Inexine, agence Web spécialisée dans la création de sites Internet et intranet.

Car le dilemme auxquelles sont confrontées les entreprises ne se situe pas tant du point de vue de la qualité des prestations fournies par les agences Web que de l'intérêt qu'elles éprouvent à recourir à un nombre plus ou moins important d'interlocuteurs externes.

Et ce, dans un contexte où les agences Web ont pourtant - et le plus souvent - choisi leur camp entre les prestations techniques et les solutions d'infrastructure d'une part, et celles dédiées aux composantes fonctionnelles, de contenus et de design des intranets d'autre part.

"Il faut absolument préférer un prestataire pouvant garantir l'ensemble des composantes techniques et fonctionnelles d'un intranet face à une myriade de spécialistes qui auront du mal à communiquer entre eux et risquant d'allonger les délais et d'alourdir le coût global de la mise en œuvre", alerte Philippe Angotta, responsable du service informatique au sein de LPG Finance Industrie.

Mais Audrey Guerriero de signaler de son côté : "le temps où les entreprises ne faisaient appel à un seul et unique prestataire pour leur site intranet est révolu car réaliser un site intranet dans son coin n'est plus possible, les agences devant plus que jamais apprendre à travailler ensemble pour un objectif commun qu'est celui de la satisfaction client".

Qu'elles soient seules à être missionnées pour gérer le projet intranet ou bien plusieurs à œuvrer de concert, les agences Web évoluent rarement en pilotage automatique. Ou en tout cas, elles ne devraient pas l'être.

Malgré des ressources limitées, il apparaît donc utile de désigner non seulement un responsable de projet intranet mais également de mener des comités de pilotages réguliers voire étendus afin de valider les étapes décisives de la vie de l'intranet.

Alors que le contrat permet de caler les principales dispositions de cadrage du projet intranet, la méthode de travail du prestataire, elle, y est souvent pour beaucoup dans la réussite - d'aucuns diront également l'échec - du projet intranet. Et il ne devra jamais être mésestimée.

"Le prestataire doit mettre en place un plan d'assurance qualité contractuel en s'engageant sur des temps de validation, de maquettes et veiller à réaliser des retro-plannings, même si des difficultés pourront apparaître avec les free-lance engagés par le client qui n'auront pas nécessairement adoptés une méthode de travail identique", conclut Audrey Guerriero.