Bâtir un intranet à coût zéro : mission possible ?

Devant faire face à des enveloppes budgétaires se réduisant quelque fois à peau de chagrin, quels ne sont pas les responsables intranets qui ont un jour rêvé de bâtir un intranet à moindre coût ? Et même - pour les plus audacieux - à coût zéro ?

Mais alors que le coût des phases de conception ou d'ébauche de son intranet pourra être le plus souvent réduit a minima - en puisant par exemple dans un vivier de stagiaires ou d'intercontrats - le virage de la mise en œuvre, lui, sera infiniment plus délicat à négocier.

"Il existe une grande tentation à se dire qu'il suffit d'acheter un serveur dans son coin pour faire tourner un intranet, or il s'agit aujourd'hui d'une application clé pour laquelle il sera difficile de faire quelque chose de satisfaisant avec juste les moyens du bord", prévient d'entrée Stéphane Bennour, directeur général de l'intégrateur Neos SDI.

Sachant que tout dépendra en réalité du type d'intranet que l'entreprise souhaite élaborer ; un site institutionnel sans fonctionnalités collaboratives s'avérant de fait moins onéreux qu'un intranet métier sur lequel repose un moteur de workflows de validation.

Première parade envisagée pour limiter les frais : le recours aux technologies Open Source. Encore synonyme de coût zéro dans l'esprit de nombre de responsables intranet, l'emploi de ces technologies ne doit cependant pas faire oublier qu'au-delà de coûts de licence certes séduisants - voire inexistants -, d'autres relatifs à l'exploitation et au support sont loin d'être à négliger.

"ll est faux de croire que recourir à des technologies Open Source pour son intranet permet d'éviter des investissements car la face cachée de l'iceberg intranet, c'est son exploitation", fait ainsi savoir Nicolas Drapier, directeur de projets au sein du Groupe onePoint.

Et Serge-Alain Simasotchi, directeur associé au sein de Teamup Consulting de signaler : "faire appel à des technologies sans coût de licence est l'un des moyens pour parvenir à limiter ces coûts mais nécessite une veille permanente sur l'évolution de ces systèmes, aussi, afin de réduire ses coûts, mieux vaut penser à mutualiser ses infrastructures".

Passé le stade de la réalisation de son cahier des charges technique et fonctionnel, l'entreprise devra finir par se jeter à l'eau. Et être par la même occasion confrontée au double choix de confier la réalisation de son intranet à un prestataire externe (lire l'article du 13/07/2007 : confier son intranet à une agence Web, les pièges à éviter) ou bien de le mettre en œuvre avec ses propres ressources.

En optant pour la seconde option, gare alors aux coûts de salaires des équipes de gestion éditoriale, de la communication et à ceux des équipes informatiques. Sans compter les coûts matériels, réseaux et de support, surtout lorsque le choix de l'Open Source a été tenté.

Mais lorsqu'elles ne peuvent - ou ne souhaitent - pas embaucher des ressources externes à l'entreprise, reste la possibilité pour les entreprises de réajuster les compétences et profils des collaborateurs pour coller à ses nouveaux objectifs.

Là encore, le chemin semble bel et bien semé d'embûches. "Dans les grandes structures, on trouvera plus souvent des compétences très spécialisées dans un domaine technique particulier comme les grands systèmes AS/400 et des individus moins enclins à travailler sur d'autres environnements à moins de dispenser des formations ou des mises à niveau qui s'avéreront au final très coûteuses", analyse Nicolas Drapier.

Dernière parade utilisée, mais cette fois pour lisser les coûts issus de leur intranet : procéder à une refacturation au coup par coup directement aux entités utilisatrices. Avec toutefois la possible amertume de s'apercevoir que le remède aura loin d'avoir eu tous les effets escomptés.

"Même s'il sera plus intéressant de définir dès le départ un budget et de le refacturer en interne, cela ne prive pas l'entreprise de prévoir un investissement initial de 20 000 à 30 000 euros pour réaliser, paramétrer et assurer la maintenance de son intranet", constate Stéphane Bennour.