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ANALYSE
 
22/02/2008

8 conseils pour réduire les coûts de son ERP

La mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégrée implique un effort financier souvent conséquent pour les entreprises. Plusieurs leviers permettent de bien aborder la phase de négociation avec son éditeur.
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Ce n'est pas tous les jours que l'on s'aventure dans le choix d'un ERP (Enterprise Resource Planning). Prenant bien souvent l'allure de véritable colonne vertébrale applicative du SI, son implémentation ne laisse que peu de place à l'improvisation et à l'erreur.

Mais si les investissements consentis pour se doter de ce nouvel outil structurant sont loin d'être anodins, quelques moyens de réduire la facture ERP existent. Passage en revue d'une série de conseils pour partir bien armé dans l'âpre négociation tarifaire qui s'engage avec des éditeurs ayant plus que jamais soif de liquidités.

1/ Choisir un ERP modulaire

Avec leur vaste couverture fonctionnelle allant de la gestion comptable et financière en passant par la gestion de la chaîne logistique, des ressources humaines ou encore de la production, les ERP répondent à toutes sortes de besoins. Trop peut-être dans certains cas ? S'il peut être tentant de voir grand et de s'équiper dès le départ d'une application à tout faire, mieux vaut rester cohérent avec ses besoins quitte à s'équiper dans le temps d'autres briques de l'ERP.

"Il faut savoir acheter les modules dont on a besoin au moment où on en a besoin et ne pas se précipiter sur la première offre commerciale en ayant pris soin au préalable de mettre en œuvre une méthodologie d'intégration éprouvée", fait savoir Florence Caillat, directeur marketing et relation client au sein d'Absys Cyborg, filiale du groupe Keyrus.

2/ Connaître la date de bouclage de fin d'exercice fiscal de l'éditeur

Comme beaucoup d'autres entreprises, les éditeurs et leurs commerciaux ont tendance à scruter davantage leurs tableaux de recettes en fin de période d'exercice fiscale plutôt qu'au début. Un état de fait qui ne doit rien au hasard, cette période étant propice pour mettre les bouchées double afin de satisfaire, entre autre, ses précieux actionnaires.

"Il peut être opportun d'attendre la date de bouclage de l'exercice financier de l'éditeur pour le démarcher l'éditeur qui pourra être plus à même de consentir un effort financier pour être en phase avec les objectifs commerciaux qu'il s'est fixés", confirme Jean Planchon, directeur ERP au sein de la SSII EDS.

3/ S'intéresser au positionnement de l'éditeur sur son domaine marché

Une entreprise fait appel à un éditeur parce qu'il a besoin de lui. Mais l'inverse est également possible. Notamment lorsque l'éditeur souhaite montrer qu'il est présent ou a attaqué un secteur ou un domaine métier vertical (distribution, luxe, industrie lourde…), offrant dès lors à l'entreprise un atout supplémentaire dans son jeu de négociation tarifaire.

4/ Rentrer tôt en phase de négociation

"Les droits de maintenance font l'objet d'une grande marge de manœuvre" (Jean Planchon - EDS)

Tout vient à point à qui sait attendre. Le proverbe prend également tout son sens dans l'univers de la gestion de projet informatique où l'on peut facilement prédire qu'un bon projet est avant tout un projet qui commence à l'heure. Voire même avant.

"Il est nécessaire d'engager sa phase de négociation très en amont de la réalisation effective de son projet, ce qui permettra d'accrocher l'éditeur et de négocier avec lui sans être rattrapé par une contrainte de délai de démarrage de projet trop forte", souligne Jean Planchon.

5/ Payer un droit de maintenance, oui…mais au bon moment !

Les ristournes et autres efforts réalisés à titre commercial sont délicats à obtenir sur le coût des licences en elles-mêmes. Mais les responsables de projets ERP aussi peuvent décider de passer par la fenêtre quand la porte est fermée. Car si les droits de licence sont difficilement modulables, ceux de maintenance eux, peuvent faire l'objet d'une bonne négociation.

"Les droits de maintenance qui représentent entre 17 et 22% de la tarification publique des licences de l'ERP peuvent faire l'objet d'une grande marge de manœuvre de la part des éditeurs sans compter qu'il faudra veiller à ce que leur facturation débute à partir du jour de mise en production de l'ERP et non pas à la date d'achat de la licence", avertit Jean Planchon.

6/ Bien verrouiller les domaines d'intervention des parties prenantes

Pour mener à bien son projet ERP, l'entreprise a principalement deux options : la première, c'est de faire appel à un éditeur qui se charge également de l'intégration de la solution ou bien, seconde option, faire appel à un prestataire spécialisé dans l'intégration. Dans les deux cas, il faudra de toute façon veiller à délimiter les devoirs et les obligations contractuelles des parties prenantes dans un contrat juridique rédigé en bonne et dû forme.

"Il ne faut pas négliger l'amélioration de la performance de ses bases de données" (Christophe Raymond - Cegid)

"Dans le cas où l'éditeur assure également l'intégration, il faut bien veiller à faire valider l'ensemble des étapes projet par l'éditeur dans le cas où ce dernier se charge également des aspects liés à l'intégration, notamment lors des phases clés d'adéquation de la solution aux besoins, paramétrages, recette, reprise de données, formation, mise en production et déploiement", précise Jean Planchon.

7/ Pratiquer le tuning d'ERP

Lorsque l'on constate des faiblesses en termes de temps d'accès à ses applications métiers ou que l'injection de nouvelles données dans son ERP provoque des temps de latence anormaux, s'engager dans l'achat de nouveaux matériels serveurs ou de mémoires additionnelle est loin de constituer ni une fatalité, ni une fin en soit.

"Il ne faut pas négliger l'aspect tuning d'ERP qui comprend de multiples facettes comme l'amélioration de la performance des bases de données avec recours à un responsable DBA, des gains de temps et de productivité avec une optimisation de l'ergonomie des écrans de saisie des utilisateurs", avance Christophe Raymond, directeur technique de Cegid.

8/ Garder la maîtrise des évolutions de son ERP

 
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Afin de ne pas voir s'envoler les coûts de montées de version, autant ne pas donner à son ERP des allures de mille-feuille technologique avec une série de développements spécifiques censés combler un déficit de couverture fonctionnelle. Avec des ressources informatiques modestes, autant maintenir son ERP dans un modèle standard pour limiter, autant que faire se peut, ses dépenses.

"Lorsque l'on met en place un ERP, il ne faut pas sous-estimer les coûts de paramétrages et de personnalisation. Afin de limiter la durée des paramétrages et assurer la meilleure customisation possible, l'entreprise pourra s'appuyer sur les outils de développement de l'éditeur", conclut Christophe Raymond, directeur technique de Cegid.

 


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