Le Crédit Coopératif optimise la gestion de ses factures grâce à un ERP

Le Crédit Coopératif, société coopérative anonyme à capital variable de la Banque Populaire, est spécialisé dans les solutions de financement pour les PME-PMI, les groupements d'entreprise et également les particuliers.

Afin d'assurer son bon fonctionnement, l'établissement bancaire repose notamment sur 11 centres d'achat fonctionnel (CAF) correspondant à ses principaux départements (comptabilité, ressources humaines, communication…).

"Le problème est qu'il n'existait pas jusqu'à présent de lien entre le circuit de comptabilisation et le circuit de règlement des factures et que les étapes de saisie et de restitution étaient lourdes à gérer", racontent en cœur Jean-Pierre Antoine et Sylviane Grison, respectivement responsable assistance à maîtrise d'ouvrage et responsable du contrôle de gestion au sein de la société.

En amont du choix de la solution, le groupe a donc d'abord veillé à la bonne intégration de l'application à l'existant, et ce, en particulier en termes d'alimentation des écritures comptables dans la comptabilité bancaire et non bancaire. Après avoir procédé au lancement d'un appel d'offres et réalisé une première phase d'étude d'expression de mars à septembre 2004, le Crédit Coopératif jette son dévolu sur la solution Agresso Business World de l'éditeur éponyme.

"La solution d'Agresso nous a paru la plus moderne, et ergonomique. Il était facile d'aller à l'essentiel sans passer par une pénible navigation dans un système rigide de menus ", font savoir Pierre Antoine et Sylviane Grison.

De même, les capacités de requêtage et la très bonne interopérabilité à l'environnement Microsoft et à l'univers Office permettant des échanges facilités avec Excel, en alimentation comme en restitution, ont achevé de convaincre l'établissement.

L'implémentation de la solution, elle, s'est ensuite déroulée de septembre à décembre 2004, dans un respect du timing mais également du budget que le Crédit Coopératif s'était alors fixés.

Au chapitre des ressources humaines mobilisées, un chef de projet, deux consultants et un technicien d'Agresso sont intervenus de la phase de déploiement à la livraison.

"En interne, la maîtrise d'ouvrage a continué à piloter le projet jusqu'à livraison et un informaticien analyste du département contrôle de gestion a été affecté à plein temps sur le projet", précisent Pierre Antoine et Sylviane Grison. Le démarrage du suivi des frais généraux dans Agresso Business World a donc pu intervenir à l'échéance prévue, au 1er janvier 2005.

L'outil est depuis utilisé pour régler l'ensemble des factures reçues par les CAF, le service de la comptabilité n'ayant dès lors plus qu'à lancer les transactions permettant de générer les virements ou d'émettre les lettres chèques.

Quelques légers ajustements ont cependant dû être effectués, au premier rang desquels la mise en production d'un module de gestion des immobilisations, non prévu au départ, mais qui s'est en réalité vite révélé indispensable pour suivre l'évolution de la réglementation (normes IFRS).

Si la solution a pu être implémenté sans douleur particulière, c'est certainement grâce à une bonne évaluation en amont des risques de rejet et des résistances par l'équipe en charge du projet.

"Nous avons heureusement largement anticipé ces résistances en faisant participer les CAF très en amont du projet en nommant au sein de chaque CAF des utilisateurs référents qui ont été régulièrement invités à des phases de tests et de paramétrage", signalent Pierre Antoine et Sylviane Grison.

Sans avoir pour autant formalisé la mis en place d'indicateurs d'évaluation de retour sur investissement, le Crédit Coopératif ne peut être que satisfait des bons échos réguliers émis par les utilisateurs. Ces derniers ne manquant pas de souligner les gains de temps réalisés.

Concernant l'avenir, l'établissement bancaire ne manque pas d'initiatives visant à compléter sa démarche initiale : "par la suite, nous pourrons envisager l'implémentation de la gestion de suivi des achats dans Agresso Business World mais allons d'abord nous concentrer sur le processus de numérisation des factures avec la mise en place d'une gestion électronique de documents", concluent Pierre Antoine et Sylviane Grison.