Hôtels & Préférence parvient à dompter ses factures

Spécialisée dans la commercialisation de séjours touristiques en France et à l'étranger, la société Hôtels & Préférence voit depuis deux ans son chiffre d'affaires croître fortement, de plus de 30% l'an. Mais revers de la médaille à cette (heureuse) situation : une croissance exponentielle du nombre de factures clients et fournisseurs à traiter.

En augmentation annuelle de 10%, le nombre de factures - dépassant les 250 par mois - est apparu en effet trop important pour pouvoir faire l'objet d'un traitement par le logiciel de gestion comptable Ciel, utilisé depuis les débuts de la société en 2000.

Convaincue du besoin inévitable d'évolution de son outil de gestion comptable, Hôtels & Préférence décide donc de sauter le pas à la fin de l'année 2005. Pour autant, la société n'aura pas réalisé seule son baptême du feu, se faisant épauler par l'intégrateur Zoom, tant pour le choix que la mise en œuvre de la nouvelle solution.

"Après une série de recherche, notre choix s'est orienté vers cet intégrateur et la solution Sage 100 Edition Gestion commerciale et comptabilité, qui s'est avérée correspondre en tous points à nos besoins", poursuit le DAF de la société.

Une fois la solution choisie, l'intégrateur a rapidement réalisé la phase d'implémentation, qui a nécessité la mobilisation de 4 personnes, sur une durée de trois jours, comprenant - outre l'installation du logiciel - les paramétrages, la formation mais surtout un important travail de reprise de données, sur les cinq dernières années.

Cette dernière étape a d'ailleurs été facilitée par le fait que l'ancien système comptable, Ciel (depuis repris par Sage), n'avait plus de secret pour les équipes techniques de Zoom.

"L'une des rares difficultés à laquelle nous avons été confrontés à cette période est venue de la récupération des numéros de factures des écritures comptables présentes dans le système Ciel pour lesquels n'ont été conservés que les numéros de ligne d'enregistrement, posant quelques soucis mineurs dans le cadre de nos opérations de relance", lance Karl Vaussard.

Quoi qu'il en soit, Hôtels & Préférence se montre aujourd'hui entièrement satisfaite de la solution Sage, mettant également en avant son adaptabilité et ses capacités d'import/export de données depuis - mais également vers - ses différents outils de gestion commerciale et fichiers Excel.

En termes de coûts, la solution Sage 100 Comptabilité est revenue à 12 000 euros pour l'acquisition d'une licence, auxquels se sont ajoutés 4 000 euros de prestations de formation utilisateurs facturées par l'intégrateur Zoom. La maintenance annuelle et les mises à jour s'élèvent de leur côté à 1 400 euros.

Afin de compléter sa nouvelle solution de comptabilité, Hôtels & Préférence a également souhaité poursuivre sa collaboration avec Zoom et Sage en optant courant 2007 pour l'offre Sage 100 Edition Pilotée - pour un montant unitaire de 2 000 euros - permettant de réaliser une analyse complète des données non seulement comptables mais également CRM de la société.

Et ce, notamment pour optimiser les opérations de vérification de montants de TVA sur les encaissements concernant les coffrets cadeaux de la société. Une solution qui fait aujourd'hui gagner près d'une demi-journée de reporting par mois à la société.

"Cette seconde solution nous a permis de gagner en visibilité sur l'ensemble de l'analyse et du traitement croisé de données hétérogènes, aussi bien dans nos bases de données qu'avec nos nombreux fichiers Excel", se félicite Karl Vaussard.