Jusqu'à fin 2006, la gestion des plannings d'Optical Center était réalisée de façon artisanale, par le biais de fichiers Excel, dans lesquels les 83 managers étaient chargés de consigner chaque évènement récurrent ou particulier. Les premiers étant liés à la vie de la boutique (collaborateurs en charge de l'ouverture et de la fermeture des magasins, jours et horaires de travail individuels…) et les seconds au signalement de congés maladie, d'absences ou encore des retards.

Une situation qui n'était pas sans poser de problèmes de rigidité et de perte de temps en termes de traitement des plannings. La direction des ressources humaines devant non seulement procéder à la collecte et à la validation de l'ensemble des plannings mais également les transférer vers le service de la paye. Ce dernier devant ensuite saisir les plannings dans son système de gestion de la paye - Cegid Business Place - afin de répercuter correctement les éléments variables sur les fiches de paie des collaborateurs.

Une demande d'absence dans Gestor .NET (GFI Chrono time)
© Optical Center

Le traitement fastidieux et chronophage des plannings - qui s'étalait alors sur 2 jours - a donc fini par être définitivement remis en question au début de l'année 2007. Une fois le cahier des charges rédigé, un appel d'offres a été lancé dans la foulée en février 2007. Et parmi les solutions étudiées, c'est l'offre Gestor.NET de GFI Chrono Time qui aura tiré son épingle du jeu, non sans d'ailleurs avoir suscité quelques émois au sein des équipes d'Optical Center.

"Nous sommes tombés sous le charme de l'éditeur qui a su nous attirer par le biais d'une démonstration éloquente à laquelle nous avons été très sensible ", se souvient Christophe Lonjon. Et le DRH de préciser : "nous souhaitions mettre en œuvre une solution simple et performante au déploiement limité dans le temps, mais sans négliger pour autant le caractère évolutif de l'application".

Optical Center aura en tout cas su se montrer intransigeant sur la grande simplicité d'utilisation de la solution, tant en termes de remplissage des plannings par les managers que pour leur traitement par les services des ressources humaines et de la paye de l'entreprise. Ce dernier n'ayant aujourd'hui plus qu'à déverser les données de Gestor.NET de GFI Chrono Time dans le système de gestion de la paye.