Nestlé structure sa gestion des contrats et des contentieux

Présent en France depuis 1868 et réalisant plus de 5 milliards d'euros de chiffre d'affaires dans le monde, la nébuleuse Nestlé compte parmi ses nombreuses marques les soupes Maggi, le jambon Herta, les raviolis Buitoni ou encore les tablettes chocolatées KitKat.

En tant que société internationale à forte exposition, Nestlé a toujours été particulièrement sensible aux problématiques juridiques liées notamment à la gestion des contrats et des contentieux de tous types : publicité trompeuse, déloyale, contrefaçon…

"Le logiciel spécifique de gestion des contentieux mis en place et maintenu à jour par un ancien juriste a été laissé à l'abandon suite à son départ, dans le même temps où la mise en place d'un progiciel juridique structurant est apparu pertinent aux yeux du nouveau directeur juridique arrivé en 2006", raconte Aymeric Marlange, juriste en droit commercial et marketing chez Nestlé.

Tout juste lancé sur les rails, le projet de mise en place d'un progiciel juridique débouche à l'été sur une phase de comparatif d'offres ayant donné lieu à une évaluation approfondie de chacune d'entre elles par le biais d'une présentation fonctionnelle et technique effectuée par les éditeurs Legisway, Enablon et Legal Suite.

Pour se donner suffisamment de recul et l'aider à faire son choix, Nestlé prend l'initiative de contacter les utilisateurs appartenant aux services juridiques de plusieurs entreprises ayant implémenté chacune les solutions étudiées.

"Il est apparu important pour nous de décider du choix de solution en toute connaissance de cause et en s'appuyant pour cela sur le feed-back éclairé d'utilisateurs déjà en contact au jour le jour avec les solutions", explique Aymeric Marlange. Au final, au jeu de la présentation et des feed-back utilisateurs, c'est Legal Suite qui remporte la mise fin 2006.

Nestlé se sera donné comme objectif d'opter pour une solution dotée de la plus grande capacité de partage d'informations, relatives notamment aux frais de procédures, mais qui soit aussi en mesure de concevoir très rapidement un éventail de reportings relatifs aussi bien à l'évolution qu'à la typologie des contentieux.

Définitivement adoptés en décembre 2006, les modules de gestion des contentieux et des contrats de la Legal Suite ont d'abord, dans un premier temps, été accessibles en mode Web avant d'être livrés dans une version de référence en juin 2007. Un délai qui aura permis à la fois aux 6 juristes et utilisateurs de la solution de tester la solution et de faire réaliser les paramétrages ad hoc, mais également de permettre à Nestlé de négocier le prix d'acquisition des licences qui atteint plusieurs dizaines de milliers d'euros.

La version définitive de la solution tenant compte des derniers paramétrages et de l'adaptation de l'interface utilisateur entièrement en anglais a ainsi pu être livrée en août 2007. Un projet qui aura impliqué 3 collaborateurs internes de la DSI de Nestlé et des consultants techniques et fonctionnels de Legal Suite.

"Le plus dur n'a pas été lié à la mise en place en tant que tel du progiciel mais plutôt à la phase de reprise des données, effectuée manuellement, pour laquelle il a fallu uniformiser notre processus de saisie des anciens dossiers en termes de nomenclature, de diminutifs et de mise en forme afin de n'égarer aucun dossier", précise Christel Lacarrière juriste en propriété intellectuelle chez Nestlé.

Après avoir achevé ce processus de ressaisie d'ici le milieu d'année, la direction juridique ne prévoit cependant pas d'améliorations fonctionnelles notables de la solution qui donne aujourd'hui la plus grande satisfaction. L'un des aménagement concernera en revanche le nombre d'utilisateurs qui passera de 6 à une dizaine avant d'ici fin 2008.