TravelHorizon remet à plat sa facturation fournisseurs

Le tour opérateur a mis en place une chaîne de dématérialisation des factures fournisseurs. TravelHorizon a également opté pour une GED avec un archivage légal pour ses dizaines de milliers de factures annuelles.

Avec un chiffre d'affaires de 85 millions d'euros en 2010, multiplié par deux en 3 ans, TravelHorizon est un acteur phare du marché des tour-opérateurs opérant exclusivement sur le Web. Dans ce contexte de poussée de croissance, le groupe a souhaité remettre à plat le traitement de ses factures fournisseurs (promotion immobilière des stations, agences, locataires de matériels...), jusqu'alors manuel.

"Jusqu'en octobre 2008, nous n'avions pas de solution pour nos 20 000 factures fournisseurs reçues correspondant à 60 000 factures traitées en raison des lignes de facturation différentes par facture, et éprouvions des difficultés pour connaître l'état d'enregistrement d'une facture, suivre les litiges, sans compter un manque de contrôle financier sur les engagements comptables", explique Emmanuel Champetier de Ribes, directeur administratif et financier de TravelHorizon.

Sous l'impulsion de la direction financière, TravelHorizon se met alors en quête d'une solution du marché pour numériser automatiquement ses factures fournisseurs, avec la possibilité d'adapter l'écran de contrôle à la configuration des factures qui peuvent dans certains cas atteindre 70 pages avec 20 lignes de facturation par page.

Sur les mois d'octobre et novembre 2008, TravelHorizon se lance dans une phase de choix de solutions qui l'aura amenée à étudier plusieurs offres (Esker, Itesoft, Readsoft, Basware, Serensia et Azur Technology).

"La solution ne devait pas nécessiter de séparateur de feuille et s'intégrer nativement avec Sage ERP X3" (Emmanuel Champetier de Ribes - TravelHorizon)

 "La solution que nous souhaitions implémenter devait être facile à manipuler au niveau du scanner sans nécessiter de séparateur de feuille, et proposer une gestion granulaire des workflows en fonction des lignes de factures plus un interfaçage natif avec Sage ERP X3", poursuit Emmanuel Champetier de Ribes.

Pour répondre à son besoin, TravelHorizon opte alors pour Azur Technology, seul fournisseur à avoir répondu aux critères de choix du groupe. Non sans toutefois une petite frayeur. "Une fois lancés sur la phase de mise en œuvre, nous avons été en désaccord sur la facturation de prestations, passées d'un coût fixe en coût variable et avons connu quelques soucis d'intégration avec Sage", raconte le directeur administratif et financier de TravelHorizon.

En remettant les choses à plat, le tour-opérateur a tout de même fini par s'entendre avec son partenaire pour lancer la mise en œuvre en septembre 2009. La phase d'intégration a reposé entièrement sur les épaules d'Azur Technology. Des prestations de conseil et de formation auprès des collaborateurs des services achats et des approbateurs de factures répartis dans les différents pays où le groupe est présent ont également été effectuées.

 

Le nombre de personnes mobilisées pour la facturation fournisseur réduit de 30%


Opérationnelle depuis janvier 2010, la solution de dématérialisation des factures fournisseurs d'Azur Technology s'articule autour de l'application de numérisation des factures Xpert.Capture (3 licences) et de workflow Xpert.Ivy (30 licences). Sans compter la fourniture de deux scanneurs Kodak.

Aujourd'hui, ce sont plus de 45 000 factures fournisseurs reçues (soit 150 000 factures traitées) par an, avec de réels gains apportés à tous les niveaux. "La solution a permis de réduire le nombre de personnes mobilisées en facturation fournisseur de 30% et de réallouer les ressources humaines à d'autres tâches à plus forte valeur ajoutée comme la relation fournisseur et le suivi des litiges", fait savoir Emmanuel Champetier de Ribes.

Outre des améliorations en termes d'ergonomie, TravelHorizon a également été amené à compléter sa solution de dématérialisation par la mise en place d'une GED, également fournie par Azur Technologies. Et ce, pour permettre un accès sans limitation aux factures entièrement dématérialisées, bénéficiant qui plus est d'un archivage légal.

"Au printemps prochain, nous allons accélérer l'intégration de nos solutions de dématérialisation et de GED aux autres applications du SI et comptons d'ores et déjà faire évoluer notre offre de dématérialisation vers la version 4.2 proposée par Azur Technology", conclut le directeur administratif et financier de TravelHorizon.

 

Le projet en bref
Source : TravelHorizon
OrganismeTravelHorizon
Solutions retenues Xpert.Capture (dématérialisation), Xpert.Ivy (workflow), scanners (Kodak) et Xpert.ECM (GED avec archivage légal)
Début du projet Octobre 2008
Mise en production Janvier 2010
Coût80 000 euros (dématérialisation) + 40 000 euros (GED avec archivage légal). Maintenance annuelle de 24 000 euros.

Dématérialisation / Gestion de contenu