Interview - Frédéric Alin

Fort de 200 à 300 projets, Fi System a réalisé, entre autres, les intranets de Schneider et de l'Apec. Frédéric Alin a une expérience de 15 ans dans l'assistance à maîtrise d'ouvrage qui lui permet d'aborder la conception de systèmes d'information à travers ses différentes composantes : stratégique, organisationnelle, fonctionnelle et technique. Il nous en dit plus sur l'évolution des intranets et sur leur avenir: la "bureautique intranet."

Propos recueillis le 17 août 1999 par Alain Steinmann

JI: Comment avez-vous commencé votre activité intranet ?
Frédéric Alin:Tout a commencé en 1995, nous faisions des prototypes et des maquettes, notamment pour exploiter les technologies Java qui émergeaient à l'époque. La Société européenne de propulsion a été l'un de nos premiers clients. Nous avions conçu un client universel en Java pour accéder à des bases de données techniques.
Aujourd'hui, nous avons réalisé entre 200 et 300 projets. Nos missions durent de 2 à 1000 jours, pour du conseil ou pour créer un ensemble homogène internet - intranet pour les entreprises.

Quelle part de votre activité représentent les intranets ?
Fi System décompose son activité en 5 pôles. Le pôle communication - intranets fédérateurs représente entre 35 et 40% de notre activité. Les projets informatiques au "vrai" sens du terme, c'est-à-dire la mise en place de systèmes d'information clients-serveurs représentent 50%. Viennent ensuite les sites web d'e-business (10%), le conseil en termes d'infrastructures et l'informatique embarquée.

Quel service prend en charge le projet intranet dans l'entreprise ?
Il arrive que les services informatiques maîtrisent l'ouvrage mais on trouve aussi des services marketing en fonctionnel. Les demandes les plus courantes sont à maîtrise d'ouvrage des ressources humaines ou de la communication. En fait, les ressources humaines sont maîtres d'ouvrage mais rarement en première ligne.

Quelles sont les types d'intranets les plus demandés aujourd'hui ?
Nous réalisons de plus en plus d'intranets interactifs qui sont des véritables intranets de communication. On distingue deux types d'intranets. Tout d'abord, il y a les intranets classiques conçus avec une arborescence de pages et des modules d'administration. C'est souvent ce type qui est choisi pour le démarrage des projets.
Les intranets "relationnels" sont une deuxième étape. Ils contiennent des modules permettant à des responsables éditoriaux de mettre des informations en ligne.
Ensuite, on trouve des solutions beaucoup plus évoluées de type avec groupware intégré.

Justement, comment gérez-vous la gestion documentaire ?
C'est effectivement un élément de plus en plus fondamental: les entreprises veulent mettre à disposition de tous très rapidement une somme de documents relatifs à l'entreprise. Selon les budgets, on peut utiliser des solutions artisanales avec des bases de données simples puis Notes Domino. Les grands comptes bénéficient d'applications faites sur mesure, en Java par exemple.

Quelles sont les tendances chez vos clients ?
De plus en plus de clients ont compris qu'il fallait une implication dans la maîtrise d'ouvrage. Ils demandent des infrastructures spécifiques pour éviter le "tunnel du webmaster": les personnes s'occupant de la rédaction des informations ne doivent plus attendre l'intervention d'un technicien pour mettre en ligne leurs textes. En fait, nous réalisons beaucoup plus d'outils de production internes.

Vos clients ont-ils une maturité suffisante par rapport à la puissance d'un intranet ?
Oui, l'aspect organisationnel commence à être maîtrisé mais nous devons toujours donner des conseils sur le design et l'ergonomie. Encore trop de clients pensent qu'un intranet c'est avant tout des services mais c'est surtout un vrai contenu.
Dernier point: tout dépend de la dimension de l'organisation. Il faut mettre en place des process organisationnels qui vont faire qu'on va gagner du temps de production. Nos clients ne peuvent pas faire l'économie de savoir qui va faire quoi. Il faut impliquer l'ensemble du personnel dans l'intranet.

Quel est l'avenir des intranets ?
L'intranet va permettre de se passer des outils traditionnels de la bureautique. On pourra construire des documents virtuels sans papier. Les différents utilisateurs font leur demande à l'intranet qui sert les documents en direct. Prenons l'exemple d'une banque: les intranautes recherchent une sicav par exemple et l'intranet exporte un document PDF mis à jour. Le document ne reste plus un document Word.

Qu'en est-il des budgets actuellement ?
On peut qualibrer plutôt au-dessus de 1 million de francs pour un intranet d'entreprise. Mais nous réalisons aussi des projets pour 100 000 francs, tout dépend de la vision qu'a l'entreprise de l'intranet. Les entreprises segmentent de plus en plus les projets. Au total, ça peut aller jusqu'à 2 ou 3 millions de francs sur plusieurs années.

La sécurité est bien intégrée aux stratégies intranet ?
Pas encore. La majorité des contenus sont à accès public et très peu d'intranets intègrent des dimensions d'annuaires. Pourtant ces derniers sont nécessaires lorsque les clients veulent mettre en place des services personnels.

Comment faire pour éviter les dépassements de budgets ?
Il faut adopter une méthode de conduite de projet qui puisse justement permettre de se prémunir et étudier en détails le besoin dans une première phase. A FiSystem, nous savons gérer les projets: on se met d'abord d'accord sur le périmètre du besoin. C'est vrai que c'est parfois compliqué de demander aux clients tous les éléments de leur projet mais c'est vital.

Frédéric Alin, est consultant associé Fi System, responsable de pôle "intranets fédérateurs" et co-auteur de l'ouvrage " Le projet intranet " paru aux éditions Eyrolles.
Diplômé de l'Ecole Spéciale des Travaux Publics et du Bâtiment en 1981, Frédéric Alin rejoint Fi System en 1995. Il a exercé le rôle de Directeur de mission sur des projets Internet, intranet et extranet chez des grands comptes tels que Schneider, Cegetel, l'APEC, le Ministère des Affaires Etrangères, La Poste, AXA. Au sein de Fi System, il élabore les méthodes de conduite de projets et travaille sur les moyens de modéliser les systèmes d'information I-net.

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