Véritable système nerveux de l'entreprise, l'intranet a peu à peu gagné ses lettres de noblesse au sein des entreprises en ouvrant des possibilités de travail collaboratif et en optimisant les processus. On a assisté l'an dernier à un foisonnement de projets intranet qui font de l'année 1999, l'âge d'or de l'intranet. Depuis ses débuts, l'intranet s'est bien métamorphosé en passant de la vitrine institutionnelle à un véritable outil d'optimisation. L'agence Himalaya, créée en 1990 a réalisé près d'une quinzaine d'intranets principalement auprès de grands comptes tels que Eridania Béghin Say qui a obtenu au Festival Communica le dauphin de bronze en 1999.
Chez Himalaya, l'activité intranet a généré un CA de l'ordre de 24,5 MF. Stéphane Guiran, revient sur les grandes évolutions et les tendances actuelles de l'Intranet.


Propos recueillis le 6 juin 2000 par Alexandra Bissé

JI: Quelles sont les attentes actuelles de vos clients en matière d'intranet ?
Stéphane Guiran : On note une nette évolution depuis les débuts de l'intranet il ya deux ou trois ans. Trois nouveaux axes orientent désormais les projets. Tout d'abord la volonté de délocaliser la gestion de l'intranet. C'est-à-dire disposer d'un intranet dynamique permettant de donner une autonomie et une indépendance aux responsables du contenu dans l'alimentation des rubriques et leur mise à jour. La priorité n°1 est désormais la liberté (sans intervention externe) et la notion de temps réel dans l'accès à l'information.
La seconde demande est relative à la mise en place d'un véritable outil de travail quotidien permettant d'optimiser les processus de travail grâce à l'intégration au système d'information de l'entreprise (ndlr :le groupe PPR a mis en place avec l'agence un intranet nommé movenet visant à faciliter la mobilité interne des salariés : une économie directe sur les processus de recrutement).
Enfin, la demande n°3 porte sur la nécessité d'organiser et d'harmoniser les diverses ressources de l'entreprise : faire communiquer 2 intranets ensemble ou deux départements ensemble et ce en normalisant les technologies. En somme fédérer les différents projets pour mieux partager l'information. Une préoccupation encore inexistante il y a quelques temps...

A quoi ressemble l'intranet de l'an 2000 ?
Sur le plan technologique, les projets se sont indéniablement complexifiés et sophistiqués. Comme je l'évoquais précédemment, les intranets sont désormais dynamiques et non plus gaphiques comme beaucoup l'étaient au départ. Un intranet version 2000 repose sur le développement d'applications logicielles visant à gérer un ensemble de tâches quotidiennes : par exemple, pour une force de vente, la consultation et la mise à jour de données clients... Nous travaillons beaucoup en environnement Lotus Notes/Domino et utilisons des technologies de type java ou bien en environnement Outlook à partir du langage ASP.

Quelle est la place de l'audio-vidéo dans les projets ?
Effectivement, les entreprises sont très attirées par les technologies de streaming (diffusion de flux vidéo), d'interactivité et de multimédia. En particulier tout ce qui touche à la visio-conférence (ndlr : Procter & Gamble a mis au point sur son intranet une petite webcam indiquant aux salariés la queue au niveau du self-service !) Cela peut paraître gadget mais ça fait gagner du temps ! Néanmoins ces fonctionnalités impliquent souvent de revoir l'infrastrucure de télécommunications des sociétés en installant des liaisons spécialisées à haut débit et des systèmes de synchronisation sur l'ensemble des listes de la société. L'autre frein est dû à un parc d'équipements hétérogènes au sein des entreprises qui freine les déploiements de telles solutions. Autre souci, la montée en charge des serveurs lors de la connexion simultanée des salariés pour télécharger un document vidéo par exemple. L'intégration de ces technologies nécessite donc de gros investissements d'infrastructure que les directions ne sont pas toujours prêtes à consentir pour un simple intranet...

Et pour ce qui est du WAP ?
L'Intranet mobile est effectivement une grande tendance face à la montée du nomadisme et du travail distant. Pour le moment destiné aux téléphones mobiles, le WAP concernera bientôt également les assistants de poche qui intégreront des puces. Le passage à un intranet mobile nécessite de redévelopper le site en WML en intégrant des feuilles de style XSL par support téléphonique (pour le moment seulement Nokia). Nous avons actuellement trois projets d'intranet mobiles en cours. L'enjeu dans ce type de projet est de procéder par versionning, c'est-à-dire de ne pas intégrer immédiatement trop de fonctionnalités. L'écueil le plus fréquent est de vouloir partir avec trop de choses, il faut attendre que les utilisateurs s'approprient l'outil.

Au niveau de la stratégie relative à l'Intranet, quelle a été l'évolution notée cers dernières années ?
L'intranet a pour vocation de toucher un large public dans l'entreprise mais force est de contater qu'une partie des salariés en particulier les salariés non pourvus d'ordinateurs (la production en particulier) ne pouvaient en bénéficier. Désormais nous travaillons pour certaines sociétés sur la mise à disposition de bornes interactives dans les espaces non pourvus d'ordinateurs. On assiste également à la constitution progressive de petits groupes de travail déterminés selon des critères géographiques (par exemple selon les sites d'entreprises), par pays (selon les filiales) ou bien par groupe métier (par exemple les webmasters) ou bien encore des accès réservés à des populations spécifiques selon des critères horizontaux ou verticaux sur l'intranet

La segmentation de l'intranet conduit à sa démultiplication selon divers usages. N'est-ce pas un risque d'anarchie ?
Ce phénomène est inévitable et il est même sain de laisser se développer en autonomie ces divers centres de profits distincts les uns des autres. Néanmoins, il faut organiser ce développement en l'anticipant. Fixer un cadre et des règles est une très bonne approche pour maîtriser son intranet (ndlr : le groupe Lafarge a établi une charte qui prévoit notamment des espaces obligatoires sur chaque page de l'intranet telle que la barre permanente du groupe et des emplacements précis de personnalisation). La mise en place d'outils de recherche et de processus de référencement contribue à instaurer un micro-monde sécurisé autonome et organisé.
Dans cette démarche l'engagement de la direction générale est indispensable pour la légitimité de ces règles.

Quels sont les principaux écueils dans la mise en oeuvre d'un projet Intranet ? Reste-t-il une part d'éducation à mener ?
Les principaux écueils viennent toujours des notions de pouvoir entre les directions. Ce ne doit être ni le monopole de la direction informatique ou de la communication. Il faut prendre les décisions ensemble. Par ailleurs, on rencontre parfois un certain immobilisme auprès des entreprises qui ne sont pas assez réactives face à l'évolution des technologies. Celles-ci se cantonnent encore trop souvent à des technologies propriétaires et hésitent à remettre en cause des choix plus anciens. Par ailleurs, Il faut rester réaliste dans les changements : certains gadgets ne sont pas nécessaires.

On parle beaucoup de personnalisation, de one to one. Ce principe s'applique-t-il aussi à l'Intranet  ?
Effectivement les notions de personnalisation et de profiling sont des notions clé désormais au niveau de l'intranet. Elles constituent des moyens efficaces de puiser dans une masse d'information pléthorique sans perdre trop de temps. Et on rejoint l'idée de départ à savoir la nécessité pour les sociétés de faire de leur intranet un outil d'optimisation du travail. Les salariés peuvent déterminer des pavés d'infomation susceptibles de les intéresser. Cette technique dite active où le salarié configure lui-même son intranet est souvent mieux vécue qu'une personnalisation implicite déduite des cheminements de l'employé ("flicage").
L'optimisation de la recherche d'information est une problématique clé dans les projets intranet en particulier à l'époque des 35 heures où une telle application peut par exemple faire gagner 10 minutes par jour. Répercutées sur un mois de travail, le ROI est indéniable.

Quelle est l'évolution des budgets consacrée à l'intranet ?
Les budgets dédiés à l'intranet restent moins spectaculaires que ceux consacrés aux sites Internet où les enjeux commerciaux sont plus forts. Quoique cette différence tend à devenir moins perceptible puisque les projets sont imbriqués les uns aux autres (projets mixtes d'internet/Extranet et Intranet). Néanmoins on note une augmentation des budgets qui se situaient aux alentours de 500.000 francs jusqu'au million de francs. Les budgets ont quasiment doublé en l'espace d'un an (auparavant entre 200.000 et 600.000 francs). La mise en place de sites dynamiques expliquent en partie cette élévation des montants.

 

Gratuit - L'actualité des technologies e-business Toutes nos newsletters           Philippe Bodart Aramiska Le haut débit par satellite pour la communauté rurale est en pleine croissance   Logiciels libres Retours d'expérience, panorama, analyses. Sommaire   Failles de sécurité Vulnérabilités des logiciels & évaluation des risques. Sommaire Tous les dossiers   Les nouveautés   Les entreprises de l'Internet Plus de 5000 sociétés référencées Les prestataires Plus de 2600 prestataires Les fonds Plus de 100 fiches descriptives Le carnet des managers Internet Plus de 1500 dirigeants Guide des solutions Plus de 310 briques logicielles   Des offres sur nos études et nos lettres