Comment Beghin
Say rassemble l'activité de ses sites français dans un portail
Par le JDNet
Solutions (Benchmark Group)
URL : http://www.journaldunet.com/solutions/0207/020722_beghinsay.shtml
Lundi 22 juillet 2002
En janvier 2000, Beghin Say a décidé
de se lancer dans la construction d'un portail pour l'ensemble de
ses 13 sites français. Ce projet a finalement vu le jour en
avril 2001. Après un an d'activité, et alors que le
portail Callisto est en phase terminale d'ajustement, il est l'heure
de faire un premier bilan.
Portail décisionnel
Le projet Callisto, concrétisé
par la création du portail, avait à l'origine un double
objectif. Le premier était la refonte des organisations (logistique,
back-office achats, négociations des achats...) afin de se
doter d'un pilotage par objectif. L'autre était la refonte
totale du système d'information. Jusqu'alors 100% propriétaire,
la société souhaitait passer en SAP. Ce projet d'envergure
(13 sites, 650 utilisateurs potentiels) était directement mandaté
par la Direction Générale. Patrick Duquesne, DSIO de
Beghin Say, en est le responsable. Il revient sur la problématique
à l'origine du projet. "A l'origine de Callisto, il y
a une problématique de conduite de changement très forte.
Centrée autour de l'individu dans l'entreprise, cette problématique
se décline en deux thèmes : quel est son rôle,
aujourd'hui et demain, dans l'entreprise ? Avec quels outils doit-il
dorénavant travailler ? C'est la gestion de ces deux changements
qui a amené l'idée de portail, le but étant de
fournir à l'utilisateur un portail de type décisionnel.
Il doit donner aux utilisateurs les informations nécessaires
à l'accomplissement de leurs tâches quotidiennes d'une
part, et d'autre part les doter d'outils leur permettant de mieux
accomplir ces tâches".
Mise en oeuvre
progressive
Beghin, à la fois
maître d'ouvrage et maître d'oeuvre, a travaillé
avec deux assistants : Ernst & Young pour l'ouvrage et SAP pour
l'oeuvre. Le rôle de SAP, pendant les 15 mois de la mise en
oeuvre, a été de créer un centre de compétences
en interne chez Beghin Say. Selon Patrick Duquesne, le contrat a été
rempli : "SAP a transféré un maximum de compétences.
nous sommes aujourd'hui autonomes".
A l'heure actuelle 100 à 150 personnes (sur la cible totale
de 650) bénéficient de toutes les possibilités
offertes par le portail. "Pour
l'instant, seuls les services commercial et de management ont accès
à toutes les fonctionnalités du portail", explique
Patrick Duquesne. "A terme, tout le monde est concerné.
Nous sommes en phase de déploiement pour le reste des utilisateurs".
L'entreprise souhaite également ajouter deux types d'outils
à la panoplie du portail. L'utilisateur devra bénéficier
d'un accès aux informations externes à l'entreprise
(exemple : les commerciaux peuvent avoir besoin d'aller chercher des
informations concernant leurs clients ou des chiffres sur Internet).
Il aura également droit à des services intranet (de
type annuaire, communication interne...). Ces informations "communautaires"
sont importantes pour que l'utilisateur se positionne dans la société
pour laquelle il travaille. "Ces deux nouveaux services devraient
être mis en place dans le courant de l'année prochaine",
assure Patrick Duquesne.
Le
portail n'est pas géré par un unique webmaster mais
par plusieurs personnes qui gèrent chacun un ou deux intranet
internes. Patrick Duquesne commente : "Nous avons choisi de donner
à la personne qui génère l'information la responsabilité
du contenu. De cette manière, l'information est fiable, mise
à jour, et immédiatement validée".
Une bonne acclimatation
des utilisateurs
Le grand changement engendré
par la mise en place du portail a été le déplacement
de l'information du papier vers l'écran. "Mettre en ligne
et fiabiliser toute l'information a été la principale
difficulté", précise Patrick Duquesne. "Il
s'agit d'une information business capitale, nous n'avions pas droit
à l'erreur". Il confie également que quelques couacs
ont accompagné les premiers mois de l'utilisation du portail.
Ils concernent principalement l'appropriation des outils par l'utilisateur.
L'entreprise a malgré tout constaté une bonne réactivité
de la part des utilisateurs. L'aspect qualitatif est jugé bon,
toutes les informations sont en aujourd'hui en ligne. "Le portail
regroupe des outils ergonomiques et conviviaux qui assurent sa réussite",
dit Patrick Duquesne. Il est difficile de juger l'impact exact de
ce nouvel outil sur l'activité de l'entreprise pour le moment,
mais une étude est en cours chez Beghin Say.
Le
nouveau portail de Beghin Say semble donc s'être rendu utile,
voire indispensable, aux utilisateurs. Le mise en place s'est faite
dans le temps, sans grande difficulté. Pour Patrick Duquesne,
le facteur clé de la réussite, c'est de considérer
que "ce genre de projet est avant tout un projet humain, et non
pas un projet techno. L'aspect humain y est habituellement rarement
pris en compte, ce qui engendre de nombreux problèmes".
L'avenir de Callisto, c'est le basculement vers la nouvelle offre
Workplace de SAP l'année prochaine. Choisie pour sa meilleure
fédération des applications, elle permettra entre autres
d'intégrer des applications étrangères à
SAP.
[Serge Descombes, JDNet]
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