Banc d'essai Mega
Process version 5.3 (3): fonctions de démarche qualité et
support
Par JDNet
Solutions (Benchmark Group)
URL : http://www.journaldunet.com/solutions/0210/021018_bpms_test3.shtml
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Vendredi 18 octobre 2002
Chaque mois, JDNet Solutions
publie le test complet d'une solution de gestion de processus, test réalisé
par BPMS.info (voir
la Fiche de synthèse).
Premier outil à s'inscrire dans ce cadre: Mega Process 5.3 de Mega
Systems.
Ventilé suivant
les grandes catégories de fonction des outils de gestion de processus,
le test s'attache à déterminer l'adéquation de chaque
fonctionnalité avec ce que l'on est en droit d'attendre, propose
une note et une appréciation de la couverture fonctionnelle, et évalue
le poids relatif de la fonction étudiée.
Les tableaux suivants se penchent plus particulièrement
sur les fonctions liées à la démarche qualité
et au support.
Banc
d'essai des fonctions de démarche qualité
|
Production
des procédures et modes opératoires
Appréciation*
L'utilisation de deux couleurs permet de distinguer au
sein du document produit les données figées (propres au modèle de
document) des données
variables (propres à la procédure et provenant de la base de
données).
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
Référentiel Qualité
|
4
/ 5
|
5
/ 5
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
Production
aisée, à partir des processus décrits au sein du référentiel, de procédures
aux normes ISO version 2000. Ces procédures doivent comporter une
partie graphique et une partie textuelle détaillée . Elle doivent
mettre en évidence le circuit d'approbation et le statut (approuvé,
applicable,
). Les documents produits doivent être clairs et agréables
à lire afin de faciliter leur diffusion effective. |
La
procédure détaille l'ensemble des actions à effectuer suite à la réception
d'un événement (message) particulier. MEGA distingue 3 classes de
procédures : procédures d'exploitation, d'urgence et procédures exceptionnelles.
Les procédures sont représentées par des logigrammes, à l'instar des
processus. A partir du modèle, génération automatique d'une procédure
au format Word qui, après avoir listé les acteurs, reprend le logigramme
et détaille ensuite, pour chaque objet, les commentaires saisis. Les
procédures font apparaître le responsable, la fréquence ainsi que
les dates de début et de fin de validité. |
Gestion
des documents Qualité
Appréciation*
MEGA Process couvre parfaitement ce point.
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
Référentiel Qualité
|
4
/ 5
|
5
/ 5
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
Historisation
des versions. Gestion des dates de rédaction, d'application. Gestion
des acteurs du circuit de diffusion (rédacteur / vérificateur / approbateur
/ lecteur). |
Définition
de la fréquence des procédures. Rattachement à un acteur approbateur
et à d'autres acteurs pour diffusion. L'approbation de la procédure
modifie automatique son indice. Possibilité de renseigner des caractéristiques
propres à la démarche Qualité ou de mettre en correspondance les processus
/ procédures avec les thèmes du manuel Qualité (prédéfinis dans l'outil). |
Gestion
des indicateurs Qualité
Appréciation*
Les attributs permettant de préciser objectifs et indicateurs
sont limités.
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
Référentiel Qualité
|
3
/ 5
|
3
/ 5
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
Mise
en évidence des indicateurs Qualité au sein de la représentation des
processus. Déclinaison des contrôles par type (qualité, client, environnement,
)
Définition des objectifs. |
Possibilité
de rattacher à un processus un ou plusieurs objectifs. Pour chaque
objectif, on définit un ou plusieurs indicateurs ainsi que le responsable
de l'atteinte de l'objectif. Indication des règles de gestion propres
au traitement (notion de contrainte). |
Cartographie
des processus
Appréciation*
Satisfaisant..
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
Référentiel Qualité
|
5
/ 5
|
5
/ 5
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
Capacité
à présenter de manière synthétique l'ensemble des processus clés de
l'entreprise ainsi que les interfaces entre ceux ci et les intevenants
extérieurs clés (client / fournisseur,
). Ce type de cartographie
est requise par la version 2000 des normes ISO. |
La
carte des processus répond tout à fait à cet objectif. |
*de la couverture
fonctionnelle
Banc
d'essai des fonctions de support de Mega Process 5.3
|
Fonctions
de recherche
Appréciation*
Satisfaisant
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
Fonctions de recherche
|
3
/ 5
|
5
/ 5
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
Recherche
d'un objet du référentiel à partir de ses caractéristiques. Recherche
des processus concernés à partir d'un élément de l'organisation. |
A
partir du modèle, accès à une fonction de recherche en ligne permettant
de définir la recherche pas à pas. |
Fourniture
de contenus types
Appréciation*
Les modèles proposés sont assez simples et montrent mal comment
traiter des flux complexes. Pas d'exemples sectoriels même en option.
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
Fourniture de Contenu référence
|
3
/ 5
|
1
/ 5
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
Fournitures
d'exemples types de modèles. Fourniture de processus référence (best
practices) pour un secteur donné. |
L'outil
est fourni avec une base exemple simplifiée. |
Existence
de rapports standards
Appréciation*
L'outil retenu pour les rapports (Word) permet de les adapter
facilement.
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
Rapports d'analyse
|
4
/ 5
|
5
/ 5
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
Mise
à disposition de rapports standards permettant d'analyser les données
du référentiel. |
L'outil
est fourni avec de nombreux rapports types au format Word parmi lesquels
: les composants du Manuel Qualité, fiches de poste, matrices acteurs
/ processus, procédure, mode opératoire, architecture technique... |
Assistant
à la création de rapport
Appréciation*
Sans requérir de capacités de programmation, l'utilisation de
l'outil nécessite cependant de maîtriser la
syntaxe des requêtes
(proche du SQL).
Un outil qui peut cependant
être utilisé par
des utilisateurs
non informaticiens.
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
Rapports d'analyse
|
3
/ 5
|
4
/ 5
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
Possibilité
de créer des rapports personnalisés avec l'aide d'un assistant. Cet
outil doit permettre la création de rapports personnalisés sous divers
format (traitement de texte, PDF, HTML) sans connaissances techniques
particulières autres que le contenu des données du référentiel. |
Les
rapports sont réalisés au travers d'un langage d'interrogation spécifique
aux modèles entité-relations (ERQL), disponibles avec MEGA Documentation.
Un assistant est fourni pour accéder aux différents éléments du référentiel. |
Aide
en ligne
Appréciation*
Aide en ligne bien structurée
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
Aide en ligne
|
4
/ 5
|
5
/ 5
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
Disponibilité
d'une aide en ligne détaillée au format Windows ou HTML Capacité de
l'aide en ligne à traiter tous les sujets. Clarté des exemples présentés.
Structure du support d'aide en rapport avec celle de l'outil. |
Accès
à partir de l'outil à une aide en ligne au format PDF. |
Ergonomie
générale de l'outil
Appréciation*
Ergonomie relativement homogène et intuitive..
|
Sous-catégorie
|
Poids
relatif
|
Note
|
Aide en ligne
|
3
/ 5
|
4
/ 5
|
Descriptif
fonctionnel attendu
|
Descriptif
de l'outil testé
|
Facilité
d'utilisation de l'outil : info bulles sur les icônes, clarté des
menus... |
L'espace
de travail se présente sous la forme d'un navigateur sur la partie
gauche qui permet d'accéder aux différents dossiers (domaines, processus,
procédures, acteurs) d'une base et d'un bureau sur la partie droite
qui regroupe les principaux éléments sur lequel l'utilisateur travaille.
En particulier chaque processus est associé à un dossier qui regroupe
les différentes versions et procédures. |
*de la couverture
fonctionnelle
[Rédaction, JDNet]
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