Problématique antédiluvienne
C'est là le principe même de la division du travail, "une problématique vieille comme le monde, et d'où découle en ligne directe la nécessité d'organiser les interactions entre les employés, de les faire collaborer et coopérer" confirme Serge Levan, consultant en management et en technologies du travail collaboratif chez Main Consultants. Toutes les entreprises de plus d'une personne font nécessairement du collaboratif, même si elles n'en ont pas toujours conscience.

L'entreprise a bien changé depuis l'époque où Adam Smith consignait par écrit ses observations : ce ne sont plus des épingles mais des informations qui circulent entre les salariés. "Les échanges se sont dématérialisés, et ils gagnent régulièrement en complexité" explique Serge Levan. Mais rien n'a changé du côté des décideurs : leur métier consiste toujours à améliorer la collaboration au sein de leurs équipes - en sus des décisions stratégiques. Depuis le début des années 90, l'informatique est venue leur prêter main forte.

La révolution informatique ?
"Tout a commencé avec l'apparation de Lotus Notes à la fin des années 80" explique Laurent Binard, PDG de Mediapps, et employé de Lotus à l'époque. "On doit le concept de TCAO (travail collaboratif assisté par ordinateur) à Ray Ozzie, un véritable visionnaire" - qui est passé récemment dans les rangs de Microsoft. Aujourd'hui, toutes les entreprises - ou presque - utilisent des outils de TCAO. Certaines se contentent d'améliorer leur communication gràce à l'email, d'autres vont beaucoup plus loin en confiant la supervision et la coordination de leurs projets à un ordinateur.

Le travail collaboratif assisté par ordinateur charrie une galaxie d'outils plus ou moins efficaces : tout au long de ce dossier, nous allons faire la distinction entre les produits utiles et ceux qui sont superflus. Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, un petit arrêt par la case "typologie" s'impose, afin de donner une vision plus claire des quatre grandes familles d'outils de TCAO :

> Les outils de communication de base.
Leur rôle est avant tout de faire circuler une information entre deux collègues. C'est l'outil "de première nécessité" d'après Serge Levan : les outils des trois autres familles répondent à un besoin plus particulier, même s'ils incorporent nécessairement des fonctions de communication. On dit que ces outils sont coopératifs : les deux employés qui communiquent avec cet outil n'ont pas toujours le sentiment de travailler dans un même but. On recense :

> Les outils de travail partagé.
Ils permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document ou sur une même application. (Le traitement de texte Word possède par exemples un outil qui permet d'annoter un texte pour proposer des corrections). Ce sont des outils de collaboration, puisque les différentes personnes qui les utilisent ont le sentiment d'avancer vers un but commun. Ces outils sont relativement peu employés. Leur utilisateurs sont souvent de grosses entreprises, mais de petites structures - comme les cabinets d'avocats - peuvent aussi y trouver un intérêt. On recence :

> Les outils d'accès au savoir - ou de Knowledge Management
Si un employé a fait l'effort de créer un document, ou de développer une expertise, il peut faire gagner beaucoup de temps à ses collègues : pourquoi créer plusieurs fois le même document - ou développer plusieurs fois la même expertise - lorsqu'on peut les trouver ailleurs dans l'entreprise ? Il faut donc faire en sorte que tous les employés puissent accéder à ces informations. Les entreprises qui y font recours sont souvent les grosses PME et les grands comptes. On recence :

> Les outils de workflow.
Ce sont sans doute les outils les plus spectaculaires. "L'intervention du logiciel ne se situe plus au niveau de l'information, de la communication ou de la collaboration, mais au niveau supérieur de la coordination" précise Serge Levan (1). Les workflows assistent le chef de projet dans le suivi de son projet, et permettent de contrôler et d'accélérer les interactions entre les contributeurs, les relecteurs et la personne chargée de la validation. Ces outils sont surtout utilisés par les grands comptes. On recense :

Le deuxième article de ce dossier est une interview, celle de Stephen Brown, associé de KPMG Consulting spécialisé notamment dans l'organisation de l'entreprise. Son opinion - très personnelle - est éclairante sur l'efficacité réelle des outils de travail collaboratif assisté par ordinateur.

(1) Serge Levan est l'auteur d'un livre intitulé Le Projet Workflow paru en 1999 chez Eyrolles.