JDNet Solutions. Pourquoi
le choix de la solution SAP RH pour vos traitements informatiques RH ?
Marc Eponville.
C'est avant tout un choix stratégique. Le groupe a choisi de mettre
en place l'ERP de l'éditeur SAP et tout naturellement nous avons
opté pour le tout SAP qui passait par la mise en place de la solution
GRH de l'éditeur. Nous avons commencé l'implémentation
au début de l'année 1998 et le progiciel fonctionne dans
l'ensemble des filiales depuis le début de l'année 2000.
Pourquoi
rationaliser votre outil informatique RH ?
France Boissons s'est développé très
rapidement par croissance externe en rachetant de nombreux entrepositaires
indépendants. Au cours de la seule année 1996, nos effectifs
ont doublé et cette année encore, France Boissons a acquis
4 distributeurs indépendants. Chacune de ces entreprises dispose
de sa propre culture managériale, de sa propre politique salariale,
de ses habitudes de rémunération et de ses contrats de retraite
et de prévoyance. Par ailleurs, nous conservons ces sociétés
sous forme d'entités indépendantes, or le droit social ne
permet pas à une entreprise de changer de caisse de retraite, à
moins qu'il s'agisse d'une évolution imposée par la convention
collective. Au final nous avons aujourd'hui 500 typologies de salariés
différentes que nous devions gérer sur un outil unique.
Pour les 4 postes de cadres de chaque filiale, les choses sont plus simples
car leur gestion RH est homogène et centralisée au niveau
du groupe
Quelle était
la situation antérieure sur le plan informatique ?
Chaque société utilisait son propre logiciel
de paye, le plus souvent sur des mini-systèmes IBM et l'information
n'était centralisée que pour la gestion et le suivi des
carrières et rémunérations. La remontée des
informations issues du calcul de paye se faisait par une simple connexion
modem vers l'AS/400 du siège.
Quelle est l'architecture
actuelle ?
Nous fonctionnons sur une architecture client-serveur.
Nous avons d'autre part un intranet indépendant de notre outil
SAP.
Disposez-vous d'applications
RH sur votre intranet ?
Pas encore, mais nous sommes en train de travailler sur
le sujet comme nous envisageons également l'opportunité
d'un changement de version de notre solution SAP. Actuellement nous utilisons
la version 4.5 B. Nous devons décider si nous attendons d'évoluer
vers la version 4.7 enterprise pour automatiser certains traitements RH
ou bien si nous voulons développer en interne des applicatifs workflow
sur l'intranet. Nous envisageons par exemple l'automatisation de process
administratifs comme la gestion des congés. La décision
stratégique est de savoir si nous utiliserons ou non le portail
SAP pour ces applications. Le choix dépendra aussi de la position
du groupe Heineken sur le sujet. Actuellement le groupe utilise principalement
SAP mais pas le module RH.
Quelle a été
la hauteur de l'investissement pour les RH ?
Nous avons acquis un package ERP global et je ne connais
pas le coût de la seule partie RH.
Avez-vous pu mesurer
un ROI ?
Nous n'avons pas cherché à mesurer un ROI
précis, mais intuitivement le gain de productivité est incontestable.
Auparavant, un responsable administratif et comptable pour une structure
de 100 personnes passait deux jours chaque mois pour la saisie, les calculs
et l'édition des payes. Aujourd'hui nous avons diminué ce
temps de moitié. Par ailleurs dès qu'un taux évolue
comme le plafond de la sécurité sociale, nous devions modifier
chaque logiciel de chaque filiale avec les risques d'erreurs induits.
Aujourd'hui l'opération nous prend 30 secondes.
Que représentent
les équipes RH chez France Boissons ?
La DRH compte 9 personnes dont le DRH, un responsable du
développement RH et le responsable des systèmes d'information
que je suis. Le responsable du développement pilote à la
fois les équipes en charge de la formation et du recrutement.
En dehors de la paye,
quels modules SAP utilisez-vous actuellement ?
Nous sommes en pleine période de déploiement
des fonctionnalités de description de poste et d'évaluation
des compétences. Nous cherchons ainsi à développer
la mobilité interne chez France Boissons et à offrir à
la DRH une visibilité centrale sur les équipes.
Etes-vous confrontés
à des difficultés de recrutement dans vos métiers
?
Nous avons effectivement des problèmes pour recruter
des chauffeurs livreurs qui représentent un tiers de l'effectif
du groupe. L'analyse de notre pyramide des âges montre que nous
allons être confrontés très prochainement à
un problème démographique avec la nécessité
de renouveler ces équipes alors qu'il est difficile de trouver
du monde pour ce métier difficile. L'outil de gestion des compétences
nous permettra de d'avoir une connaissance immédiate de ces équipes
et d'optimiser nos recrutements pour ces profils.
Le déploiement
effectif est
programmé pour quand ?
L'application est prête techniquement dès aujourd'hui et
le déploiement dans toutes les unités sera effectif au 1er
janvier prochain. Nous utilisions auparavant une autre application pour
ces opérations et nous avons cherché à retrouver
un mode de fonctionnement proche sur SAP.
N'est-il pas délicat
de partir d'un outil aussi standard que SAP pour l'adapter à vos
process RH
internes ?
C'est effectivement toujours assez délicat, mais
si nous avons encore des problèmes sur quelques indicateurs, nous
travaillons directement avec les équipes de SAP pour adapter l'outil
à nos besoins. Nous n'avons pas recours aux services d'une SSII
pour ces opérations et nos équipes informatiques internes
travaillent directement avec SAP.
Vos équipes
itinérantes de commerciaux et de chauffeurs-livreurs ont-elles
accès à l'intranet ?
Pas encore, mais nous étudions la possibilité
d'implanter dans les dépôts des bornes d'accès à
l'intranet. Nous l'envisageons pour la mise en ligne des procédures
de demande de congés par exemple. Cela ne fonctionnera que si le
salarié trouve un intérêt personnel dans l'utilisation
de ces outils. Je pense que nous devrions aboutir en 2003 sur ce projet.
Quels sont vos autres
projets RH pour l'année 2003 ?
Je travaille sur la mise en place d'applications workflow
pour la gestion des notes de frais, d'abord au niveau des 100 salariés
du siège, puis pour les 900 personnes des équipes commerciales.
Actuellement nous avons un processus papier à la fois lourd et
long, même s'il fonctionne très bien. Nous allons également
mettre en place un portail manager pour permettre à nos cadres
d'accéder via l'intranet à l'ensemble des outils dont ils
ont besoin.
Quelle est votre stratégie
de conduite du changement lorsque vous faites évoluer les méthodes
de travail et les outils ?
C'est une question fondamentale, car nous savons par expérience
que chaque fois que vous introduisez une nouvelle méthode, un nouvel
outil, la première approche est toujours très critique.
Nous faisons donc un gros travail sur la formation, l'information et sur
la documentation. Pour l'environnement SAP par exemple, nous avons mis
en place une documentation de procédure disponible sur l'Intranet
et qui permet chaque fois que nous achetons une nouvelle entreprise, aux
équipes de cette structure de s'auto-former à l'outil.
Pour terminer, quel
usage faites-vous du web à titre personnel ?
J'achète beaucoup de livre et Dvd sur les sites
Cdiscount et Amazon.