Pour contrôler, orienter et améliorer le fonctionnement des communautés de pratique, il faut se donner les moyens humains de les observer, et apprendre à connaître celles qui composent l'enteprise. L'équipe chargée du suivi des communautés de pratique ne sera pas très lourde à mettre en place, elle sera avant tout chargée de répertorier les communautés de pratiques, d'identifier leur mode de fonctionnement, et d'évaluer les retombées de leurs échanges d'informations. Un préalable indispensable avant toute action.

L'entreprise gagnera à partager ces informations : les communautés de pratique ne sont pas toujours idéalement reliées aux acteurs de l'enteprise. Il faut donc mettre en relation chaque communauté avec les communautés qu'elle ignore, mais qui pourraient enrichir son fonctionnement. Il faut également informer les hommes qui pourraient apporter de la richesse à une communauté qu'une communauté de pratique existe. Il faut enfin développer des connexions plus efficaces entre les unités orientées métier et les communautés de pratique : les ponts entre les métiers et les connaissances sont parfois trop frêles. Ce travail optimisera le partage d'informations.

Il est souvent profitable de faire rentrer les communautés de pratique dans les valeurs de l'enteprise. Le fait de leur attribuer un nom, et d'en faire la publicité incitera les employés à en faire l'expérience, et à en tirer profit. Le fait de les présenter de façon élogieuse vaincra les réticences de certains.

Une communauté de pratique fonctionne de manière autonome. Dans la presque totalité des cas, elle réagira mal à une prise de contrôle extérieure. Etienne Wenger conseille donc aux managers de ne pas les orienter de façon autoritaire - depuis l'extérieur -, mais plutôt de les pénétrer par l'intérieur, et de soumettre chaque orientation au débat. E.Wenger souligne que la plupart des communautés fonctionnent très bien sans intervention extérieure, et qu'il faut la plupart du temps se retenir de les pénétrer.

De même, il faut respecter les communautés existantes, et éviter d'instaurer des systèmes de partage des connaissances depuis zéro, en ignorant les communautés de pratique déjà existantes. Ce serait commettre une double erreur : tout d'abord, les salariés pourraient s'en trouver contrariés. Qui plus est, un nouveau système de partage des connaissances a tout intérêt à s'appuyer sur les processus déjà existants, qui ne pourront rendre le système de partage final que plus efficace.

Il est difficile de mettre en place des systèmes de récompense. Cependant, Etienne Wenger estime qu'il faut tout de même essayer de renforcer certaines communautés de pratiques avec un tel générateur de motivation. Une astuce permet en effet de tempérer les réticences : il faut en effet glisser le débat sur la récompense de certains participants dans le coeur même de la communauté, et laisser ses acteurs en débattre.

Pour renfocer la participation à certaines communautés de pratique, il faut permettre au salarié de dégager des fenêtres dans son emploi du temps. Ce qui implique de le dégager de certaines de ses obligations.

Les communautés de pratique entrent en conflit avec d'autres entités dans l'entreprise, dont les intérêts à courte vue divergent avec celui du partage de la connaissance. Il faut donc que l'équipe chargée de faire prospérer les communautés de pratique fasse sauter ces résistances l'une après l'autre. Ce qui implique de modifier la façon dont les agendas sont structurés, de sensibiliser l'encadrement, et d'intervenir en cas de conflit.

C'est l'un des rôles majeurs de l'équipe qui suit les communautés de pratique : aménager des conditions matérielles propices à l'épanouissement de ces communautés. Ce qui passe par la fourniture de salles de réunion, le financement de voyages, et bien sûr la mise à disposition de logiciels de travail collaboratif et de KM, avec le support technique et la maîtrise d'ouvrage qui les accompagnent. Mentionnons aussi l'utilité de la mise à disposition d'une expertise en terme d'organisation des communautés de pratique, à laquelle elles pourront faire appel si elles le désirent.