Les dessous du système de gestion documentaire de la Cour européenne des Droits de l'Homme
Par JDNet Solutions (Benchmark Group)
URL : http://www.journaldunet.com/solutions/0309/030903_coureuropeenne.shtml
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Mercredi 3 septembre 2003

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HUDOC
Sous l'égide du Conseil de l'Europe, la Cour européenne des Droits de l'Homme a pour vocation de statuer sur les plaintes dirigées contre les Etats membres de l'Union par des individus ou associations s'estimant victimes de violations au regard de la Convention Européenne des Droits de l'Homme.

Sur le terrain documentaire, cet organe fait face à des enjeux complexes : il gère au quotidien un très grand nombre de documents, jusqu'à plusieurs milliers chaque semaine. Sans compter son obligation de permettre une consultation publique de certains contenus, les derniers arrêts rendus par ses magistrats notamment.

En 1997, la Cour se lance dans la remise à plat de son système de gestion électronique de documents (GED), dispositif basé jusqu'alors sur des solutions bureautiques. Première étape de ce chantier : le déploiement d'une base de données jurisprudentielles accessibles en ligne visant à proposer une alternative au service postal disponible à l'époque pour répondre aux demandes extérieures. Inauguré en 1998, le site Web baptisé Hudoc s'articule autour d'un moteur de recherche multicritères.

Un portail Web
Ce premier projet, dont le montant s'élève à 250 000 euros, aurait nécessité six mois de développement. Les résultats escomptés ont-ils été au rendez-vous ? "Pour 1997, la première année de fonctionnement de l'applicatif, les économies réalisées en reproduction et en envoi de courriers ont été évaluées à un million d'euros", indique notamment la Cour en précisant que le volume d'affaires n'a cessé de croître depuis lors. "Si tous les documents publiés avaient été expédiés par la poste, quelque 7,9 millions d'euros supplémentaires auraient du être déboursés", ajoute t-elle. Le niveau de fréquentation du site en fera rêver plus d'un : le nombre de visites prises en charge par Hudoc est estimé à 27 millions en 2002.

"Des meta-données (défendeurs, dates, etc.) sont associées manuellement à chaque entrée", commente John Hunter, expert en technologies de l'information à la Cour européenne des Droits de l'Homme. Pour l'heure, les textes sont systématiquement convertis au format HTML pour faciliter leur consultation, l'internaute pouvant ensuite choisir de télécharger les originaux. Parmi les évolutions envisagées, le responsable évoque l'implémentation d'une couche de description XML. Un langage qui pourrait permettre d'automatiser "l'extraction de meta-données présentes au sein des fichiers".

Un système de GED
Ce travail se poursuit en 1999 par la refonte du système de GED interne en tant que tel (budget : 400 000 euros). Objectif affiché : faciliter la recherche de documents ainsi que la création et le classement de nouveaux contenus (rapports, formulaires de correspondance, etc.). L'élaboration de cette nouvelle brique donne lieu à la redéfinition des processus de la Cour, le suivi de l'état d'avancement des affaires notamment. Une phase de conception qui est réalisée en lien avec les responsables métier (juristes, etc.). Il est décidé de décorréler l'application et sa base de données de la plate-forme Web pour des raisons de sécurité liées à la confidentialité de certains contenus.

"Le nouvel outil de GED a permis une augmentation de la productivité d'environ 60%. Ces gains touchent principalement au temps nécessaire à la recherche et la création de documents", estime John Hunter, avant de détailler les améliorations effectuées dans la foulée. Au programme des développements effectués en 2001 et 2002 : une intégration plus intime avec le site Web, l'ouverture du logiciel de GED à des partenaires externes par le biais d'accès sécurisés et l'activation d'un mécanisme d'alarme se rapportant aux événements ponctuant le traitement des affaires.

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Une technologie : Hummingbird
La technologie choisie par la Cour européenne des Droits de l'Homme ? Dès l'origine du projet, elle retient la solution de l'américain Hummingbird. "Tout en répondant parfaitement à nos besoins, la gamme d'applications de cet éditeur [qui combine moteur de recherche et portail de gestion des connaissances] présentait comme principal avantage d'être modulaire, explique John Hunter. Nous n'avons pas été déçu par ce fournisseur, que ce soit en termes de performances applicatives que de services associés."

[Antoine Crochet-Damais, JDNet]



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