Externaliser pour améliorer la qualité du travail
"L'externalisation est notre métier, il était donc naturel que nous choisissions ce mode d'administration pour notre service paie, plutôt que de grossir notre équipe, justifie Sandrine Puget, la DRH du Groupe Staci. Notre décision a été motivée par la volonté d'économiser du temps et d'améliorer la qualité du travail plutôt que par la notion de réduction de coûts."
En 2000, préparant le départ à la retraite de la personne chargée de la paie, c'est le directeur financier qui a mené la réflexion en amont du projet d'automatisation des tâches. Après avoir fait le tour des différentes solutions d'éditeurs, sans pour autant lancer d'appel d'offres, son choix s'est finalement posé sur la solution Mercure de la société Cegedim, première étape avant d'intégrer d'autres modules ERM complémentaires.
"L'élaboration du cahier des charges, en collaboration avec la responsable de paie et un expert de Cegedim a été longue, car l'élaboration d'une fiche de paie est complexe et nous ne voulions omettre aucun détail", poursuit Sandrine Puget.

Déléguer tout en gardant le contrôle
Dès janvier 2001, la base de données jusqu'alors gérée par un progiciel interne a été reprise et hébergée par Cegedim qui procède depuis, tous les mois, à la production des fiches de paie. "Le système a été long à mettre en place. Il a fallu environ huit mois et de nombreux allers et retours entre Cegedim et nous pour le rendre totalement opérationnel", se souvient la DRH.
L'étape suivante était logiquement la mise en place d'un ERM pour fluidifier le processus de transmission d'informations. Le module n'a pourtant été mis en place qu'en juin dernier… Un véritable soulagement pour la responsable de la paie qui passait trois jours pleins tous les mois à contrôler la cohérence des informations et à compiler les fiches de pointage hebdomadaires complétées sous Excel par la vingtaine de responsables de services. Le fichier unique étant transmis ensuite par e-mail à Cegedim pour la production des bulletins de paie.

Avec la plate-forme ERM, si l'étape de vérification et de contrôle s'impose toujours pour la chargée de la supervision de la paie, les données sont saisies directement par chaque responsable et chaque employé. Les managers saisissent sur le portail les informations liées au temps de travail et les salariés y déposent leurs demandes de congés. Pour ceux qui travaillent dans les entrepôts, des bornes y ont été installées.
L'interface, commune à tous, donne accès par un mot de passe à un compte personnel sur lequel l'employé peut connaître son crédit de jours de congés, savoir si sa demande a été traitée, et consulter des informations plus générales sur la législation en vigueur et ses droits.
"Ce sont ces détails qui nous ont demandé beaucoup de temps dans l'élaboration du cahier des charges. Pour optimiser le processus, le système doit pouvoir traiter tous les types de demandes possibles."

Une veille législative permanente
Il ne suffisait pas d'externaliser la production des fiches de paie : encore fallait-il automatiser la saisie et l'agrégation des informations pour pouvoir se concentrer sur d'autres tâches plus qualitatives. La personne autrefois chargée d'agréger les informations, se consacre aujourd'hui à l'amélioration du système, à la mise en place de nouveaux modules, ainsi qu'à une veille interne sur la réglementation.
La direction des ressources humaines utilise pour sa part les fonctions d'analyses de l'ERM, et notamment le requêteur qui lui permet d'extraire des données et de les présenter sous forme de tableaux. Deux jours de formation ont été nécessaires à l'équipe pour arriver à maîtriser l'outil de requête.
De son côté, outre la production, Cegedim assure la maintenance de l'outil, mais aussi une veille permanente sur la réglementation juridique et fiscale. Ainsi, mis à part des événements internes ou une modification de la convention d'entreprise, Staci se décharge du suivi législatif.

Petit à petit, la société logistique continue à s'équiper de modules de gestion salariale : après avoir externalisé la production des bulletins de paie, intégré un module ERM de centralisation des données, la directrice des ressources humaines du groupe annonce la mise en place de nouveaux modules ERM dans les prochains mois. Le module dit "Intérim" dédié à la gestion des personnels intérimaires sera opérationnel en décembre 2003, et le module d'analyse "Commettants" (rapprochement des temps de travail par employé et par client) sera prêt début 2004.
Quant à un contenu du portail ERM plus informatif et plus "communicant" pour les employés, "nous avons encore d'autres priorités, mais il est au programme", signale Sandrine Puget.