C'est pourquoi, début 2002, la direction des ressources humaines du Groupe a fait le choix d'un outil de gestion automatisée du recrutement qui lui fournisse des indicateurs tout en automatisant le travail des recruteurs régionaux.

La solution Optimal Groupe d'i-Grasp a été sélectionnée et le déploiement est d'ores et déjà terminé en Ile-de-France pour le recrutement du personnel d'encadrement. Mais les résultats ne sont pas forcément ceux qui étaient attendus.

Un choix structurel plus que fonctionnel
Quatre prestataires ont été placés sur la balance par la Directrice des ressources humaines du groupe : Emailjob, Mister Ted, i-Grasp et Rflex.
"Courant 2002, la Direction opérationnelle du SIRH a été impliquée dans le choix", raconte Bernard Lamour, le responsable du projet e-recrutement. "La question était de choisir un outil capable de s'adapter à notre structure, que les différents niveaux hiérarchiques rendent complexe. Les échanges entre magasins, entre régions et entre métiers nécessitaient un outil qui soit multi-utilisateur, multivivier et multiposte".
Ainsi les fonctionnalités sont-elles passées en second plan dans la sélection du prestataire.

Le choix s'est finalement fixé sur la solution en mode hébergé d'i-Grasp, un outil "hautement paramétrable", opposée en dernière sélection à l'offre intégrée de Rflex.
"Face à deux approches difficilement comparables, nous avons fait notre choix par rapport à la cohérence du discours du prestataire, de ses références et de sa démarche commerciale", se rappelle Bernard Lamour.
Et en terme de prix ? "Le débat a été soulevé en effet. Mais d'un point de vuie personnel, j'estime que si le ticket d'entrée est plus cher pour une solution en mode ASP, les coûts de déploiement et de maintenance technique sont ensuite moindre que pour une solution intégrée."

Un réajustement nécessaire
C'est en pratiquant que les corrections et évolutions à faire se sont révélées. "Compte-tenu de la complexité de notre organisation, nous avons commencé par tester un prototype en environnement réel, avant de déployer les pilotes et la solution".

En quatre mois, les deux recruteurs de la région Ile-de-France ont ainsi testé le back-office pour la création de postes et la gestion des candidatures, et les candidats ont pu s'inscrire sur le front-office, c'est-à-dire l'interface i-Grasp accessible par le site du recrutement d'Auchan.

Résultats : d'importants problèmes de productivité ont été identifiés, et en particulier sur les candidatures papier. Les recruteurs perdaient en effet beaucoup de temps à saisir les données du candidat, à le raccrocher au poste concerné et à rédiger le courrier de refus… ce qui représente 80% des cas.

Une évolution était donc nécessaire : celle de créer un écran de refus rapide sur lequel le recruteur saisit le nom du candidat et ses coordonnées et génère automatiquement une lettre adaptée au cas, prête à envoyer par e-mail ou à imprimer pour un envoi par courrier.

Un déploiement pas à pas
i-Grasp a donc joué le jeu et a procédé aux évolutions demandées… les intégrant du même coup dans son offre pour ne pas perdre le bénéfice de l'expérience.

L'outil de gestion des recrutements est à présent totalement déployé sur la région Ile-de-France depuis décembre 2003. "Après plus de deux mois et demi d'utilisation, les résultats sont positifs et à la fin du mois de février, le comité de pilotage va décider le déploiement sur les autres régions", assure le responsable du projet.

Reste donc à déployer la solution sur les autres régions de France, puis dans les services de gestion des ressources humaines de chaque supermarché, chargés pour leur part du recrutement des employés de magasin.

Alors que pour les postes à pourvoir sur l'Ile-de-France, les candidats peuvent constituer leur dossier en ligne ; pour les autres zones, ils se contenteront encore pendant quelques mois d'envoyer CV et lettre de motivation en pièces attachées de leur courrier électronique de candidature pour postuler aux offres mises en ligne.

Dès 2005, le même outil i-Grasp, mais simplifié, sera mis en place pour les responsables des ressources humaines de chaque magasin. Ils pourront ainsi mesurer et prévoir les embauches du personnel avec un outil aux fonctionnalités plus orientées "analyse"… l'objectif initial qui a apparemment été occulté au fil de la démarche projet.

Mais sautant les étapes, Auchan rêve déjà à un autre projet : l'interconnexion des systèmes de l'APEC et d'Auchan. "L'APEC a déjà mis en place les outils, ils cherchent à présent un partenaire pour tester le concept… c'est une expérience que nous aimerions tenter !" conclut Bernard Lamour.