4 étapes à maîtriser pour mettre en place un outil de GED

Introduction

L'objectif d'un projet de GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents pertinents pour l'entreprise et ce, pour répondre à un objectif plus global : optimiser ses processus métiers en traitant une seule fois l'information (quelle que soit la source) et en la mettant à disposition au bon moment aux bonnes personnes.

L'acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il désigne le processus de gestion de l'ensemble du cycle de vie d'un document électronique. On entend par document électronique une image, un fichier son, un fichier texte, etc. pouvant être manipulé par un ordinateur. Il englobe l'acquisition du document papier et la création électronique de ce document. A ce titre, notons que le terme GED est jugé trop généraliste, ainsi l'APROGED parle de la GEIDE (Gestion Electronique de l'Information et du Document Existant) qui est une évolution de la gestion électronique de documents classique car le document n'est plus un document papier, mais est déjà créé en mode électronique.

La GED est traditionnellement présentée en 4 étapes : l'acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion des documents.

1 - L'acquisition des documents

L'acquisition de documents résulte d'un processus automatique ou humain (numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le document électronique.

A - La création des documents

La création provient de différentes sources :

- La numérisation de documents papiers existants par l'intermédiaire de scanners. Différentes technologies sont disponibles pour extraire l'information de ces documents numérisés et ainsi enrichir ses métadonnées (catégorie, auteur, titre, date…) :

o la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) qui permet, suivant des paramètres prédéfinis ou des mécanismes d'auto-apprentissage, de distinguer les documents qui ont la même mise en forme (factures du même fournisseur par exemple).

o La LAD (Lecture Automatique des Documents). Cette technologie se base sur des techniques d'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), de reconnaissance de codes à barres et d'ICR (Reconnaissance Intelligente de Caractères) comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus. Les mots reconnus pourront ensuite être exploités par des fonctions de Text Mining qui permettront d'interpréter à des fins de classement thématique ou de pré-analyse les documents scannés.

- L'intégration de documents électroniques existants : les fichiers bureautiques (doc/odt…), PDF, photos, vidéos... et les documents COLD (Computer Output to Laser Disk : documents générés à partir des données provenant des systèmes d'impression qui traitent et exploitent les documents présents dans les flux d'impression). - La création de documents électroniques : on inclut ici les données contenues dans les documents résultant d'un travail collaboratif ou encore du BI (Business Intelligence).

- L'échange de documents électroniques : on parle ici d'EDI, c'est-à-dire l'Echange de Données Informatisées entre les systèmes informatiques de 2 entités distinctes, qui implique le respect d'un format normalisé lors de la création d'un document.

B - L'enregistrement des documents

L'enregistrement vise à :

- attribuer une référence (nom de fichier, numéro, cote alphanumérique...) conforme aux règles de gestion de l'organisme.

- répondre à des utilisations différenciées du document : création de copie révisable, de copie de diffusion.

L'enregistrement peut également déclencher un circuit de revue et de validation (workflow de validation) selon les besoins de l'organisation. En effet, quelles que soient les sources venant alimenter le système de gestion des documents, l'outil de GED doit permettre d'aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prendra en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système (couplage avec un annuaire LDAP) ; il s'agit le plus souvent de la gestion du statut, de version et de la visibilité du document.

C – Le classement des documents

Cette opération consiste à ranger les documents dans un espace informatique accessible aux utilisateurs prévus. Le classement peut être réalisé automatiquement en s'appuyant sur les métadonnées du document ou nécessiter l'intervention d'un agent. La logique de classement déterminée (Alphabétique, numérique, chronologique…) sera traduite dans un plan de classement dans l'outil.

D – L'indexation des documents

Une fois classés, les documents doivent être indexés en vue de faciliter leur exploitation. L'indexation consiste à déterminer des termes ou expressions qui serviront de clés d'accès pour retrouver le document dans le système de classement. On distingue à ce titre :

-l'indexation par type utilise les métadonnées (catégorie, auteur, titre, date...) du document.

- l'indexation par mots-clés, qui exploite le contenu du document. Il s'agit de répertorier les termes qui apparaissent le plus souvent ou de sélectionner les termes qui se rapportent au document dans une liste de mots pré-définie appelée thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence).

2 – La gestion des documents

Les opérations de gestion recouvrent tout ce qui se passe sur le document après sa création :

- la sécurité et les droits d'accès, c'est-à-dire la capacité à rendre le document accessible aux personnes autorisées mais également le cryptage, la restriction d'actions sur le contenu et l'occultation de certains champs.

- L'administration proprement dite : modifications des métadonnées liées à l'attribution et la localisation du document.

- La variation du document qui concerne la modification sans incidence sur le contenu informationnel ; il s'agit par exemple de documents circulant dans l'organisation pour lesquels on souhaite noter les étapes successives de traitement pour une meilleure traçabilité. Il peut s'agir également d'un changement d'état ou de statut du document.

- L'évolution du document qui concerne la modification avec incidence sur le contenu informationnel pour coller à la réalité ; il s'agit de documents qui, pour des raisons réglementaires, organisationnelles, techniques, … évolueront sur le principe de versions successives (avec conservation ou non des versions et des états intermédiaires).

3 – Le stockage des documents

Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la disponibilité d'un document. Cela induit une notion de durée indissociable du sort final du document : archivage prolongé, révision ou destruction. Les problématiques sont donc les suivantes :

- Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès fiable. Si besoin est, il devra prendre en compte les besoins d'intangibilité mais de disponibilité permanente de certains documents à portée légale (contrat, facture, élément admis comme preuve).

- L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.

- La durée de conservation doit permettre une épuration régulière du système afin de faciliter le stockage et d'alimenter les archives.

- La possibilité de réviser ou de détruire le document. Un stockage en mode lecture/écriture/suppression doit être considéré.

4 - La diffusion des documents

La dernière étape identifiée traite du processus de restitution des documents. La diffusion des documents peut se faire via l'internet ou l'intranet. 2 modes de transmission sont possibles :

- Le mode pull, c'est-à-dire la mise à disposition des documents selon les droits des utilisateurs qui consultent le référentiel de documents après connexion. Les documents sont visualisables après recherche et sélection.

- Le mode push, c'est-à-dire la distribution et l'envoi des documents à des destinataires désignés préalablement.

Une dernière étape pourra être considérée selon la taille de l'entité, l'importance des documents manipulés : la sécurisation des données au moment où le document « sort » du système d'information. Qui le récupère ? Comment l'utilise-t-il ? Etc. Le document papier étant moins contrôlable que son homologue numérique, il est parfois indispensable d'en limiter la diffusion. Dans ce domaine, les équipementiers bureautiques offrent des solutions telles que l'impression sécurisée, papier sécurisé, des fonctionnalités intégrées à l'imprimante visant à reconnaître ce type de papier, etc…

Conclusion

Si passer au travers de ces 4 étapes est indispensable pour mettre en place un outil de GED, elles ne suffisent pas pour mener à bien un projet de GED. En effet, un tel projet ne se cantonne pas au simple choix d'un outil ; c'est avant tout la mise en œuvre d'une méthodologie de travail. Comme pour la plupart des solutions techniques, c'est la mise en œuvre efficace de cette méthodologie qui est le garant de la valeur ajoutée d'une solution de GED, le produit n'étant que le support de cette méthode.

Pour être correctement appliqué et efficace, toute solution de GED nécessite que l'on consacre un budget d'accompagnement et de mise en œuvre, que l'organisation soit impliquée à tous les niveaux, décisionnel comme opérationnel afin d'anticiper les effets d'un passage à une gestion électronique des documents sur les processus de l'entreprise (risque d'un doublement des processus et des chaînes de travail, dédiés tantôt au document papier, tantôt au document électronique) et de traiter les enjeux liés également à la pérennité, l'intégrité, la sécurité et la traçabilité des informations.

L'analyse préalable des impacts d'un tel projet aboutira peut-être à repenser le périmètre de la dématérialisation prévue ou, au contraire, d'inscrire le projet dans une démarche plus globale, l'ECM (Enterprise Content Management qui implique la GED, la gestion de contenu web, le travail collaboratif, le workflow - la circulation des documents et leur traçabilité -).