A quels besoins a répondu sa mise en place (meilleur partage de l'information...) ?
Nous avons mis en place une GED au début de cette année. Actuellement, une partie des factures qui arrivent à notre service comptable sont numérisées et traitées informatiquement, avec également une reconnaissance automatisée des données principales de la facture (fournisseurs, tiers, montant, etc.) puis stockées en GED.
Le logiciel de reconnaissance fonctionne en mode sémantique : il fait un « auto-apprentissage » automatiquement au fur et à mesure de son utilisation. Auparavant, ces factures arrivaient aux salariés de nos différents sites, qui les traitaient manuellement avant transmission au service comptabilité, avec là encore un traitement et un classement manuel assez lourd des pièces comptables.
A quelles difficultés techniques ou organisationnelles avez-vous été confrontées ?
L'organisation des services a totalement été à revoir, tant au niveau du cheminement des factures papier qu'au niveau informatique et comptable. Des difficultés sont à noter également au niveau du copieur multifonction que nous utilisons pour la numérisation (problème quant aux documents recto-verso, documents de taille différents, format du fichier image, etc.)
Tous les salariés ne sont pas passés encore à la solution de paiement des factures numérisées, car le volume et la quantité de données transmises nécessite un changement de serveur et un redimensionnement du VPN.
Quelle solution avez-vous choisie ? En êtes vous satisfait ?
Nous travaillons avec Docubase. Nous sommes actuellement satisfaits de ce partenariat, des améliorations restent à apporter afin que nous puissions utiliser pleinement le produit et pouvoir stocker numériquement d'autres documents que les factures (courriers, documents administratifc, etc.)
Numérisation des factures 
