Vers le bureau sans papier dans l’Assurance Maladie
Dominique Aucher, Moulins
A quels besoins a répondu sa mise en place (meilleur partage de l'information...) ?
Le département de l’Allier a la particularité d’être doté de 3 villes de taille équivalente. L’organisation de nos centres de paiement a suivi cette logique territoriale. Nous avions donc besoin à la fois de diminuer nos frais d’affranchissement inter -sites et de réduire nos temps de traitement jusque-là impactés par les délais de transmission des documents entre les différents services de la caisse.
Nous visions aussi l’amélioration de la qualité du service rendu à nos clients : la dématérialisation des pièces nous a permis de constituer de véritables dossiers, dont les éléments peuvent être utilisés par l’ensemble des acteurs de l’organisme, où qu’ils soient et sans délai. Cela permet par exemple à notre front office d’accéder à l’information utile pour répondre instantanément à l’assuré qui s’est déplacé pour obtenir un renseignement.
La réduction des temps de traitement va également dans le sens d’une plus grande satisfaction de nos publics.
En limitant le risque de perte lié au transfert des pièces d’un dossier d’un service à l’autre, nous espérons réduire le volume de nos réclamations.
Enfin, nous espérons que la dématérialisation, en nous contraignant à repenser nos processus de travail, nous permettra à terme d’optimiser nos organisations afin de pallier la diminution du taux de remplacement de nos personnels.
A quelles difficultés techniques ou organisationnelles avez-vous été confrontées ?
Pour la partie technique, la solution a été installée sur des serveurs dont le socle logiciel est conforme à notre plateforme institutionnelle.
Pour la partie organisationnelle, nous avons mis en place des groupes de travail pour préparer le changement. Et quel changement ! Passer à une culture du « sans papier » ne va pas forcément de soi pour une institution volontiers qualifiée de « paperassière ». Pour faciliter cette transition, nos groupes de travail ont associé le plus grand nombre possible d’acteurs de terrain. Par ailleurs, nous avons accordé une attention toute particulière à l’ergonomie du poste de travail pour faire cohabiter au mieux notre solution de GED avec nos applications métiers. Aujourd’hui, nous pouvons dire que le pari est réussi. La meilleure preuve en est que les services qui ne sont pas encore intégrés dans le périmètre du traitement dématérialisé sont demandeurs.
Quelle solution avez-vous choisie ? En êtes vous satisfait ?
Après appel d’offre, nous avons retenu «EverSuite » de la société Ever Team.
Grâce à sa grande paramétrabilité, cette solution nous a permis de déployer la gestion électronique des documents sur 350 postes de travail dont 200 en consultation, parallèlement à la restructuration de nos services. Nous venons de terminer le déploiement de la GED sur les documents liés à la gestion du risque professionnel et nous avons prévu de poursuivre ce déploiement, en 2008, sur d’autres pans de notre activité.
Vers le bureau sans papier dans l’Assurance Maladie 
