Bonnes feuilles : La réalité de l'entrepreneuriat L'e-mail professionnel réussi
" ... Commençons par l'e-mail parce que c'est ce qui est le plus communément utilisé dans la communication professionnelle. C'est aussi le fléau de mon existence personnelle. Ce chapitre explique comment rendre les e-mails plus efficaces.
Exprimez clairement l'objet du message. Cette ligne est la fenêtre qui laisse entrevoir l'âme de votre message. D'abord, elle doit faire passer votre message au travers des filtres anti spam, donc enlevez tout ce qui a trait au sexe et aux offres relatives aux économies d'argent. Deuxièmement, elle doit communiquer l'idée que votre message est hautement personnalisé. Par exemple : "J'adore votre blog", "J'adore votre livre" et "Vous patinez bien pour un vieil homme" marchent toujours avec moi. Troisièmement, elle doit titiller, sans trop promettre, juste assez pour qu'on lise le message.
Limitez le nombre de destinataires. D'une manière générale, plus le nombre de personnes auxquelles vous envoyez le message est élevé, plus les chances qu'une seule personne y réponde - ou fasse ce que vous aurez demandé - diminuent. C'est comme le syndrome de Genovese : en 1964, la presse rapporta que trente-huit personnes étaient présentes quand Kitty Genovese a été assassinée. Si vous demandez à un groupe de gens de faire quelque chose, utilisez au moins la copie cachée ; d'une part les destinataires penseront non seulement qu'ils sont importants, et d'autre part ils n'accableront pas toute la liste de leur réponse. Enfin, vous ne révélerez pas une adresse e-mail par inadvertance.
Pas de capitales. Tout le monde sait probablement cela maintenant, mais juste au cas où... Un texte en capitales est l'équivalent de CRIER dans un e-mail. Même si vous n'êtes pas en train de crier, il est plus difficile de lire un texte tout en majuscules. Donc soyez gentil avec vos destinataires et respectez les codes de communication.
Soyez bref. La longueur idéale d'un e-mail est de cinq phrases. Le contenu idéal est une idée. Si vous demandez quelque chose de raisonnable à un destinataire raisonnable, expliquez simplement qui vous êtes en une ou deux phrases puis formulez votre requête. Si cette requête n'est pas raisonnable, ne la formulez pas. Ma théorie est que les gens qui racontent l'histoire de leur vie ont des doutes sur les chances que leur requête soit acceptée, ce qui les incite à essayer d'amadouer le destinataire. Une autre raison de rester bref est que vous ne savez jamais où votre e-mail peut atterrir un jour, n'importe où, chez votre ministre du culte ou le ministre de la Justice.
Évitez de joindre des fichiers. Combien de fois recevez-vous un e-mail disant : "Lisez, s'il vous plaît, la lettre ci-jointe" ? Vous ouvrez le fichier joint et c'est un document Word en trois paragraphes qui auraient pu être copiés/collés dans l'e-mail. Pire, quelqu'un croit que sa méthode révolutionnaire et brevetable de vendre de la nourriture pour chiens en ligne implique que vous voulez recevoir son pitch de dix mégas. Maintenant que beaucoup de gens ouvrent leurs messages sur des smart-phones, envoyer des fichiers quand ce n'est pas nécessaire est un signe certain d'imbécillité ... "