Bonnes feuilles : Le guide du Web management La réunion de rattrapage
Où et quand organiser cette réunion ?
" ... Lorsque vous apprenez un retard, l'une des dispositions à prendre est d'organiser une réunion avec votre équipe de production pour analyser les problèmes auxquels elle est confrontée, ainsi que mettre en place un plan de rattrapage. Il est en effet parfois possible de faire entrer la production dans le calendrier initial si celui-ci a été fait de façon suffisamment souple. Lorsqu'un retard est avéré, la réunion suivante est souvent annulée puisqu'il n'y a rien à contrôler. Vous pouvez donc saisir cette opportunité pour organiser une réunion de rattrapage. L'avantage est de ne pas interférer avec le travail habituel de l'équipe, puisque cette réunion était déjà prévue dans tous les agendas.
Selon les relations que vous avez avec votre équipe, vous pouvez convoquer le directeur dans vos locaux pour formaliser le rendez-vous et le mettre en situation de rendre des comptes sur le ou les retards. Vous pourrez ainsi le forcer à réagir pour ne pas renouveler ce genre d'expériences déplaisantes. Vous pouvez organiser cette réunion dans les bureaux dans lesquels travaillent les membres de votre équipe. Vous saisirez mieux la façon dont ils fonctionnent et l'ambiance dans laquelle ils travaillent. Un stress ambiant dû à une surcharge de travail est un élément indispensable à votre estimation de la bonne conduite future du projet.
Les solutions pour rattraper un retard
Il est possible que votre équipe vous propose un plan de rattrapage du retard s'il ne s'agit pas d'une impasse technique pour laquelle elle n'a pas de solution. Tout d'abord, votre équipe peut mobiliser plus d'effectifs sur votre projet, au détriment des autres clients, pour arrêter l'hémorragie ou revenir au planning initial. Cette solution a pour avantage de vous montrer la véritable motivation de votre équipe à respecter les délais sur lesquels elle s'était engagée et à prendre à bras-le-corps les problèmes. Si aucun membre de l'équipe n'est disponible, elle pourra aussi prendre à ses frais un ou plusieurs freelance pour tenir les délais. Ils auront pour avantage d'être des professionnels habitués à la mobilité et aux nouveaux projets. Ils pourront aussi apporter des compétences dans des technologies non maîtrisées par votre équipe, s'il s'agit du fond du problème.
Lorsque vous avez négocié le planning avec votre équipe, vous avez inclus des jours "chômés", pendant lesquels elle pourra travailler sur d'autres projets. La date de livraison étant plus éloignée du début de la prestation que le nombre de jours nécessaires, votre équipe devrait être en mesure de rogner sur certains de ces jours pour revenir au planning initial. Il est alors préférable de combiner ce plan de rattrapage avec une réorganisation de la production, pour mettre l'accent sur les aspects indispensables du site Internet et oublier les prestations plus accessoires le temps de remotiver l'équipe et les partenaires du projet ... "