Bonnes feuilles : Le guide du Web management Ce qu'il faut savoir faire soi-même
La formation à l'utilisation du site : ce qu'il faut savoir faire soi-même
" ... Votre site Internet est sans doute suffisamment complexe pour avoir besoin d'une interface d'administration. Une fois la prestation de votre équipe de production terminée, vous êtes seul pour gérer votre plateforme, en administrer le contenu et les utilisateurs. Vous pouvez ne pas avoir besoin d'intervenir sur votre site, comme vous pouvez être confronté à des problèmes vous obligeant à intervenir rapidement.
L'intérêt d'être formé à l'utilisation du site
Pourquoi une formation à l'administration de votre site est-elle nécessaire ? Quels risques courrez-vous à ne pas être formé à l'utilisation de votre site ? Quels documents écrits devez-vous demander ?
L'obligation de votre équipe
Si votre site Internet est dynamique, vous devrez intervenir régulièrement pour ajouter des articles, modérer des commentaires ou supprimer des contributions. Votre équipe aura donc réalisé une interface d'administration, qui sera plus ou moins complexe selon vos demandes. Ces interfaces sont en général très puissantes, car elles permettent d'intervenir directement sur le contenu du site et parfois même sur sa structure. Si vous ne savez pas l'utiliser correctement vous risquez de détruire du contenu, de mal le mettre en forme, ou de rendre inaccessible certaines parties. Une fois que le mal est fait, il vous sera alors très difficile de le corriger car vous devrez soit trouver la solution seul, soit faire appel à votre ancien prestataire pour qu'il intervienne sur votre plateforme. Ne faites pas l'erreur d'acheter une interface pour tout faire vous-même et finalement payer votre prestataire pour le faire à votre place.
La formation à l'outil est la plupart du temps une obligation contractuelle. Dans la mesure du possible, faites suivre cette formation à l'équipe d'administration. Ces quelques heures dédiées à la formation de votre équipe à l'utilisation de l'outil peuvent éviter à votre prestataire d'avoir à revenir de nombreuses fois vous aider sur des points imprécis.
Le document de formation
La plupart du temps, la formation que vous suivrez vous sera donnée par l'un des responsables de l'équipe de production. C'est en effet la personne la plus adaptée pour cette tâche, puisqu'elle a la double vision technique et globale nécessaire à votre compréhension de l'interface. Une formation orale vous aidera à comprendre le fonctionnement du site Internet mieux qu'un texte écrit. Votre équipe d'administration peut en effet être découragée par un long document rébarbatif et préférer prendre directement le système en main. Votre mémoire n'étant pas infaillible, il sera plus prudent de la part du responsable de l'équipe de production de vous fournir une version papier de cette formation. Vous pourrez en effet être amené à l'avenir à former d'autres personnes à l'utilisation du site.
Si votre équipe de production a développé le site depuis un CMS courant, ou qu'elle a développé une solution standard qu'elle vend à plusieurs clients, il est alors probable qu'elle trouve des documents d'aide. Le cahier des spécifications pourra sinon être modifié s'il contient des schémas suffisamment explicatifs. Si ce n'est pas le cas et si vous n'arrivez pas à convaincre votre équipe de vous rédiger un tel cahier, prenez le plus de notes possibles pendant votre formation pour éviter de recontacter ultérieurement l'équipe de production ou de faire des erreurs d'administration ... "