Cinq conseils aux PME pour franchir les formalités douanières dans le monde

Le commerce international reste l’un des secteurs les plus porteurs de l’économie mondiale. Si vous travaillez pour une PME et que vous lisez cette chronique, c’est que vous avez déjà franchi la première étape qui vous permettra de tirer pleinement parti de cette croissance.

Disposer d’un produit que des clients souhaitent acheter est un point de départ fantastique. Si vous avez l’intention de passer à l’étape suivante et d’exporter vos produits dans le monde, vous devrez posséder une solide connaissance du fonctionnement des douanes.
Avant de nous intéresser aux détails, le conseil le plus fondamental que je puisse sans doute vous donner est le suivant : la préparation prime avant tout. Veillez à tout préparer correctement en amont avant d’entamer votre expansion mondiale ; vous pourrez ainsi être opérationnel immédiatement.

1. Comprendre le processus

Les douanes jouent un rôle majeur dans notre société actuelle. Elles veillent au respect des normes sanitaires et de sécurité, et protègent ainsi un pays, ses citoyens et son économie dans leur ensemble. Elles collectent les droits et les taxes et, naturellement, protègent les frontières contre d’éventuelles menaces à la sécurité et contre le trafic de marchandises contrefaites.
• Vérifiez les différences entre pays. Vous pourriez être surpris par les très importantes divergences qui peuvent exister !
Les procédures douanières évoluent constamment, et chaque produit/marchandise est soumis à des règles différentes qui lui sont propres. La base de données de la Commission européenne intitulée « Market Access Database » offre un excellent point de départ car vous y trouverez un aperçu utile des différences existant entre les pays.
De manière générale, les douanes des économies émergentes tendent à exiger davantage de documents officiels qu’en Europe par exemple. Par conséquent, les formalités, les procédures et les documents nécessaires seront plus nombreux dans ces pays. La collaboration avec les services douaniers fonctionne habituellement par opération (envoi par envoi). Par ailleurs, les contrôles physiques sont souvent plus importants. Par contre, les pays tels que le Royaume-Uni, les États-Unis et de nombreux États membres de l’UE investissent massivement dans l’automatisation et créent des partenariats avec les organismes professionnels depuis bien plus longtemps.
Je n’affirme pas qu’il soit indispensable de comprendre très précisément chacune des règles douanières de chaque pays de destination. Toutefois, il pourrait être judicieux de disposer d'une connaissance globale des règles de base avant de proposer vos produits à vos clients sur certains autres continents.

2. Le « passeport » de votre envoi

Quel que soit le système auquel vous êtes confronté, l’efficacité du processus dépend, dans une large mesure, de la précision des informations dont vous disposez. Ainsi, il convient de s’intéresser en amont aux documents qu’il vous sera demandé de produire. Si vous parvenez à mener à bien cette deuxième étape avec précision, vos chances de succès sont grandes.
Les autres points que je souhaite souligner sont secondaires :
•  Préparez votre envoi comme si vous prépariez vos vacances
•  Prenez note d’un maximum de détails
Préparer l’expédition de produits s’apparente, dans la démarche, à la préparation de vacances. Avant de séjourner dans une région, certaines vérifications s’imposent. Vous devez vérifier si vous avez besoin d’un passeport, d’un visa ou de vaccinations. En fonction de la destination, vous vous rendrez sans doute sur le site Internet du pays afin de vérifier qu’il n’y a pas d’alerte de sécurité ou d’autre condition à respecter. L’exportation est une opération similaire. Tout ce que vous avez à faire, c’est effectuer quelques recherches avant d’expédier vos produits dans le pays concerné.
Essayez toujours de joindre toutes les informations nécessaires à chaque envoi, notamment les certificats et autorisations. Le douanier en service ne vous connaît pas, et votre activité lui est inconnue. Les documents que vous fournirez aideront les douanes à accomplir leur mission.
• Veillez à ce que la facture commerciale comprenne une description de l’envoi aussi précise que possible car ce document est probablement le plus important de tous pour les expéditions à l’étranger.
• La facture commerciale = le passeport de votre envoi.
Vous devez également actualiser la base de données produits de manière à fournir des informations complètes et qualitatives (comprenant notamment des renseignements sur votre client). N’hésitez pas non plus à traiter avec le transporteur express de votre choix par voie électronique.
Toutes ces étapes peuvent certes paraître lourdes au départ. Toutefois, en consacrant le temps nécessaire afin de réunir les informations requises, vos opérations à l’exportation se dérouleront sans heurt.
Si la préparation initiale est rigoureuse et réalisée correctement, les délais de dédouanement de chaque opération ou envoi seront réduits au maximum.

3. Familiarisez-vous avec les marchés locaux et les règles douanières locales

Pensez « local » – plus vous disposerez d’informations de première main et mieux ce sera pour obtenir un réel avantage concurrentiel, vous devez être capable d'acquérir une connaissance approfondie de l’environnement local et de vous assurer que vous respectez les us et coutumes en vigueur localement. De nombreuses instances publient déjà des informations en ligne afin d’aider des entreprises comme la vôtre à acquérir une connaissance locale des coutumes mais rien ne vaut de visiter le pays par soi-même.
* Avez-vous identifié des manifestations spécifiques à une région auxquelles vous pourriez participer ? * Disposez-vous de contacts locaux qui pourraient partager avec vous des connaissances utiles ? Existe-t-il une association de PME locales que vous pourriez contacter afin d’obtenir des conseils ?

4. Développez-vous progressivement

Rien ne sert de courir… Développez votre activité à un rythme qui vous convient et veillez à vous sentir parfaitement prêt à proposer votre produit à l’échelle internationale.
Assurez-vous que, quelle que soit l’approche retenue, votre développement se réalise progressivement, pays après pays. Il est important d’adopter une approche progressive, plus pérenne et contrôlée de la croissance. En veillant à être prêt à 100 % avant de pénétrer de nouveaux marchés, vous pourrez franchir plus facilement les formalités douanières et atteindre une réussite commerciale durable et réelle aux quatre coins du globe.

5. Trouvez un prestataire de services d’expédition express d’envergure internationale

Les transporteurs express (intégrateurs) font en sorte de répondre à vos besoins de transport mais ils proposent aussi la plupart du temps des opérations de courtage en douane à travers le monde. Ces entreprises font partie des principaux courtiers en douane de la planète et elles disposent d’une exceptionnelle expertise douanière ainsi que d’une connaissance remarquable des règles locales en vigueur dans chaque pays.
Dans le monde du dédouanement, l’expertise et l’expérience locales sont un véritable atout permettant souvent d’accélérer nettement le processus et de le simplifier.

Le commerce international n’avait jamais été aussi accessible aux PME auparavant. Grâce aux technologies de communication, désormais à portée de doigt, et à l’expertise d’une entreprise spécialisée dans le transport mondial, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier, conquérir de nouveaux marchés et renforcer votre niveau de conformité.