RPA intelligente : et si les robots vous permettaient d’exploiter pleinement les talents de vos experts ?

Le robotic process automation a fait son apparition dans la finance en réponse à de nouveaux enjeux : faire face à une hausse des risques, retenir les experts les plus qualifiés et assumer le rôle de moteur d’innovation que l’entreprise attend de la finance.

Si la transformation financière a permis de rationaliser nombre de tâches comptables, l’automatisation et la sécurisation de la clôture restent encore un vrai chantier. Au-delà de la robotisation et de la réduction des délais, la RPA (robotic process automation) et sa forme intelligente de gestion du risque vont permettre d’identifier les activités à risque, d’y affecter des experts enfin libérés des tâches chronophages et de réduire ainsi l’exposition aux risques.

J’peux pas… j’ai clôture !

Martin est directeur financier. Pour faire sa clôture, il dispose de plusieurs solutions monofonctionnelles et hétérogènes et utilise, en grande partie, des applications bureautiques déconnectées pour gérer les processus Record to Report (R2R) de son entreprise. Il s’appuie sur des processus rodés (mais manuels) à base de tableurs, de mails et traitements de textes. Il souffre chaque année du manque d’automatisation et de collaboration tout au long de son cycle de R2R mais c’est, selon lui, un mal nécessaire...Il préférerait que les tâches à faible valeur ajoutée soient réduites afin que ses experts travaillent sur des opérations à fort risque potentiel qui auraient été identifiées automatiquement. Chaque année, il parvient à son objectif mais au prix de procédures complexes et chronophages (et de sacrifices personnels) dues à la faible automatisation des tâches. Heureusement qu’il n’y a qu’une période de clôture par an… D’ailleurs, il a toujours une boite de Doliprane à portée de main et pose une semaine de congés juste après la clôture…

Martin vous rappelle quelqu’un ?  Comme Martin, pour clôturer, trois choix s’offrent généralement aux équipes financières : les sacro saints tableurs, la liste des tâches ordonnancées et la solution dédiée. Nombre de ces outils ne sont pas pensés pour la finance et nécessitent un travail manuel et fastidieux ainsi que des allers retours entre l’ERP et les outils sans pouvoir ni contrôler ni piloter. Et je ne parle même pas du manque de processus collaboratifs qui augmente les délais et les erreurs. L’exemple de Martin, vécu chaque année par de nombreux professionnels, pourrait marquer les limites de la transformation financière. Et pourtant…

En matière de transformation financière, le défi ne réside plus dans le « pourquoi » mais bien dans le « comment »…

Ces dernières années, les techniques de « finance moderne », de « comptabilité continue » et de RPA ont fait leur apparition dans le monde de la finance en réponse aux nouveaux enjeux des équipes :  faire face à une hausse des risques (en raison de difficultés à certifier l’exactitude des données), retenir les experts les plus qualifiés et assumer le rôle de moteur d’innovation que l’entreprise attend de la finance.

Ainsi cette année, le pilotage de la performance reste la priorité n°1 de 2019 pour 72% des répondants selon l’étude 2019 de PWC, juste devant la contribution à la stratégie de croissance et à la gestion du cash. 79% des directeurs financiers des grandes entreprises souhaitent en priorité digitaliser et automatiser les processus. Ils sont 64% à souhaiter standardiser et harmoniser les processus et 55% à plébisciter la robotisation des transactions, du reporting et des opérations de clôture en 2019.

La prise de conscience est donc bien là, ce qui explique probablement le fait que d’ici 3 ans, la gestion des talents deviendra leur priorité n°3 (il faudra, en effet, plus d’experts pour analyser les activités à risque). Il n’est donc plus l’heure de convaincre les directions financières des bénéfices apportés par l’automatisation du processus R2R, à savoir sécurité, fiabilité, rapidité et conformité. Elles les connaissent déjà.

Il ne s’agit plus de se poser la question du « pourquoi ? » mais plutôt du « comment » en voyant un peu plus loin que le bout de ses indicateurs afin de mieux piloter et maîtriser (réellement) le processus R2R.

« Le syndrome de la clôture à J+4 » ou comment confondre vitesse et précipitation

Prenons l’exemple du sacro-saint délai de clôture. Certains directeurs financiers pensent avoir automatisé leur clôture financière parce qu’ils clôturent à J+4… La belle affaire !

Clôturer rapidement c’est bien, garantir la fiabilité des données et la maîtrise du processus c’est mieux !

Je ne vous apprends rien. La principale difficulté de la clôture réside dans le fait qu’elle met en œuvre des processus, des personnes et des outils différents (et rarement connectés entre eux) ainsi que des données provenant de SI différents… Le tout dans un processus qui est censé être unique, piloté et maitrisé.

La charge de travail de la clôture de l’exercice comptable est telle qu’elle génère du stress, phénomène qui impacte directement la performance des équipes et augmente leurs risques d’erreurs.

Qu’on se le dise ! Partie visible de l’iceberg, le nombre de jours pour clôturer n’est pas le bon indicateur de l’automatisation car il ne rend pas compte du pilotage des activités de clôture ni de la qualité du résultat produit.

Au marathon de la clôture, les objectifs à atteindre en matière d’automatisation du R2R ne peuvent se résumer à simplement finir la course. Avoir une solution pour gérer la clôture et justifier les comptes ne suffit plus. Il est temps de déployer des outils collaboratifs et performants pour garantir la qualité et sources de données, disposer d’une visibilité sur le flux de travail, gérer les exceptions, résoudre les goulots d’étranglement, contrôler, valider et gérer les risques ainsi que la conformité des états financiers.

Inverser la loi des 20/80 de Pareto en automatisant (intelligemment) le processus R2R grâce à la RPA

Normaliser les procédures au sein d’un groupe inter entreprise, avoir une vue en temps réel sur tout le processus, disposer d’une piste d’audit claire, identifier et gérer les éléments à risque, voilà autant d’objectifs que l’automatisation intelligente peut vous aider à atteindre. La RPA est la technologie utilisée pour automatiser des tâches manuelles via des interfaces utilisateur existantes et ainsi manipuler des données, déclencher des actions et communiquer avec d’autres systèmes sans intervention humaine. Appliquée à la finance, elle permet une automatisation et une répartition équilibrée des travaux comptables, tout au long du cycle de clôture. Elle élimine les tâches manuelles subalternes liées au traitement de données et libère ainsi les experts qui peuvent se concentrer sur l’analyse.

Selon le Hackett Group, « les professionnels de la finance et les comptables hautement diplômés passent plus de 65% de leur temps sur des processus manuels à faible valeur ». C’est là que la RPA peut faire plus pour vous et vos équipes ! Intelligemment configurée, elle peut prendre en compte le niveau de tolérance du risque admis par la politique de votre entreprise lors de l’exécution automatisée de tâches, en notifiant l’utilisateur responsable uniquement lorsqu’un incident majeur doit être résolu. La robotisation vous offre la possibilité d’opérer dans un monde à risques où tous les éléments de contrôles clés sont unifiés, certaines mises en conformité automatisées et la piste d’audit produite de façon transparente.

Implémentée intelligemment, la RPA va vous permettre d’inverser la loi de Pareto.  Au lieu de passer 80% de leur temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, vos experts n’y passeront plus que 20% et occuperont le reste de leur temps à interpréter et contextualiser les données et travailler à la résolution d’incidents et à la réduction du risque. Bref, à créer de la valeur pour votre entreprise. En plaçant la technologie au service de l’efficacité opérationnelle, non seulement vous devenez partie prenante dans la stratégie de croissance dans votre entreprise mais vous redonnez aussi du sens aux missions de vos experts en les affectant sur des tâches hautement valorisées.

Loin de déshumaniser votre fonction, la robotisation des tâches pourrait au contraire devenir votre meilleure alliée pour fidéliser vos collaborateurs et attirer de nouveaux talents….

RPA intelligente : et si les robots vous permettaient d’exploiter pleinement les talents de vos experts ?
RPA intelligente : et si les robots vous permettaient d’exploiter pleinement les talents de vos experts ?

Si la transformation financière a permis de rationaliser nombre de tâches comptables, l’automatisation et la sécurisation de la clôture restent encore un vrai chantier. Au-delà de la robotisation et de la réduction des délais, la RPA (robotic...