"Rework : réussir autrement" ou comment réinventer le management d'entreprise Les réunions sont toxiques
Chronophages et souvent inefficaces, les réunions sont l'un des principaux maux de l'entreprise selon les auteurs. Lorsqu'elles sont nécessaires, quelques règles simples permettent de les rendre plus productives.
« Les réunions sont les pires interruptions qui soient pour les raisons suivantes :
- Elles portent généralement sur des mots et des concepts et non sur du concret.
- Elles ne véhiculent habituellement qu'une quantité infinitésimale d'information par minute.
- Elles perdent très vite leur objectif de vue.
- Elles exigent une préparation approfondie que la plupart des gens ne trouvent pas le temps de faire.
- Leur ordre du jour est souvent si vague que personne ne peut dire exactement ce qu'elles visent. (...)
"Si vous convoquez 10 personnes à une réunion d'1 heure, vous échangez 10 heures de productivité contre une heure en réunion."
A la réflexion, le vrai coût des réunions est stupéfiant. Si vous convoquez 10 personnes à une réunion d'une heure, vous venez d'organiser une réunion de 10 heures. Vous échangez 10 heures de productivité contre une heure en réunion. Et il s'agit plutôt de 15 heures que de 10, parce qu'arrêter ce qu'on est en train de faire, se déplacer pour assister à une réunion, en revenir, puis se replonger dans ce qu'on faisait prend aussi un temps qu'il faut multiplier par 10. (...)
Si vous devez absolument vous réunir, essayez d'optimiser la productivité de votre réunion en observant quelques règles simples :
- Réglez une minuterie ; lorsqu'elle sonne, la réunion se termine, point final.
- Invitez le moins de gens possible.
- Préparez un ordre du jour très clair.
- Commencez par un problème précis.
- Rencontrez-vous à l'endroit où le problème se pose plutôt que dans une salle de réunion. Expliquez-le concrètement et proposez des changements concrets.
- Trouvez une solution avant la fin de la réunion et désignez la personne chargée de l'appliquer. »
Editions Maxima - Laurent du Mesnil