S'organiser pour ne plus se noyer dans l'information Optimiser son classement
"C'est dommage, j'ai rangé ce document intéressant, mais je n'arrive plus à mettre la main dessus...". Un responsable perd en moyenne 6 semaines par an à chercher des informations qu'il a reçues précédemment, selon une étude américaine. Le problème vient essentiellement d'une croyance que le classement vise à conserver les documents, alors qu'en réalité, classer est une manière de les retrouver facilement. Si ce n'est pas le cas, mieux vaut donc revoir sa méthode de classement.
L'erreur du classement par origine de l'information
On ne classe par pour conserver, on classe pour retrouver facilement.
"Avec le début des maths modernes, on a appris tout petit à classer les objets bleus avec les bleus, les rouges avec les rouges... et on a conservé cette habitude à classer les documents en fonction de leur émetteur. Mais il est préférable de classer les informations en fonction des occasions de les utiliser : étude de la concurrence, réunions commerciales, plan marketing... plutôt que newsletter X, revue de presse Y...", avertit Laurence Einfalt.
Sur cette erreur de classement vient souvent se greffer également l'erreur de la règle automatique dans sa messagerie mail qui permet de ranger directement un mail dans un dossier, en fonction de l'émetteur. "La règle automatique permet de classer une information sans l'avoir déjà parcourue : au mieux c'est complètement inutile, au pire, cela peut être très dangereux", assure la consultante.
L'écueil du classement trop sophistiqué
Autre problème fréquent : un classement ne doit pas comporter une arborescence de plus de 4 niveaux. En effet, à partir de 5, on n'a plus le courage d'aller ranger le document dans les dossiers. Et c'est dangereux notamment quand il s'agit d'un espace de travail partagé entre collègues. Chacun a tendance à refaire son classement dans son coin, sur son disque dur. "Il est important de trouver la bonne granularité. Il est souvent plus rapide de retrouver une information dans un gros paquet de fichiers, rangés dans un dossier dont le thème est cohérent, que dans une arborescence trop sophistiquée".
Il en va de même pour le classement de documents papier : il ne faut pas que cela implique plus de 4 ou 5 gestes. Exit donc les classeurs qui imposent jusqu'à 9 gestes pour ranger une simple feuille. Mieux vaut leur préférer les chemises et les porte-revues. Même constat pour les couleurs : au-delà de 3 ou 4 les couleurs ont plus tendance à nous perturber qu'à nous aider.
Conserver un bon classement des informations
Il faut s'interdire de créer une rubrique "divers" et de laisser des fichiers numériques ou des documents papier sans classement. S'ils n'ont pas de place, il faut revoir l'intitulé de ses catégories, créer un nouveau dossier ou tout simplement les jeter. "On a souvent du mal à jeter, car on a aussi tendance à oublier qu'une information, par essence, est destinée à être obsolète. C'est pourquoi il ne faut pas hésiter à déterminer une date d'obsolescence, une date limite d'utilisation, au-delà de laquelle, si on n'a pas utilisé le document, il faudra le jeter", conseille la consultante.