15 check-lists pour le travail La check-list pour organiser une réunion

1. Lancer les invitations

Lister les participants à inviter en fonction du thème

Les consulter par mail, téléphone, Doodle ou en consultant leur agenda partagé pour fixer une date

Envoyer formellement l'invitation, idéalement en s'imposant dans leur agenda

2. Préparer le déroulement de la réunion

Etablir un ordre du jour à partir des différents points à aborder

Demander éventuellement à certains des participants de préparer des interventions ou de fournir des documents

Communiquer l'ordre du jour, la répartition des tâches et les documents éventuels aux participants

3. S'occuper de l'organisation matérielle

Réserver dès que possible une salle

S'assurer de la disponibilité du matériel : ordinateur, vidéoprojecteur, micro, connexion Internet...

Anticiper éventuellement une collation voire un déjeuner avec les participants

4. Préparer son intervention

Collecter l'information nécessaire

Préparer une présentation

Si besoin, prévoir de faire le lien entre les interventions pour bien mener la réunion

5. Préparer la salle juste avant la réunion

S'assurer de la disponibilité effective de la salle*

Mettre en place le matériel nécessaire et le tester

Accueillir les participants

 Pour aller plus loin : Organiser des réunions efficaces