Dossier Organiser des réunions efficaces

Une réunion est un acte à la fois de management et de communication. Quelles que soient les circonstances, elle doit être préparée et ne pas être imposée. Mais avant tout, une réunion doit avoir de sérieuses raisons d'avoir lieu. Les conseils de Patrice Beyer, consultant en communication interpersonnelle et formateur, pour organiser des réunions efficaces.

Evaluer la pertinence d'une réunion

Une réunion doit répondre à un besoin reconnu par l'ensemble des participants. "Si elle ne donne pas de résultats, explique le consultant, c'est souvent parce qu'elle ne correspond pas à une nécessité." L'objectif du rendez-vous doit être partagé par les participants pour permettre d'exploiter leur intelligence collective.

Ainsi, lorsque la réunion a pour seul but d'informer les salariés ou bien d'organiser un service, il suffit de communiquer par e-mail ou courrier. Sauf si vous estimez que les informations en question seront sujettes à des réactions de vos collaborateurs. Là, seulement, la réunion se justifie pour traiter ces réactions en direct.

Une réunion peut avoir plusieurs objectifs. Ceux-ci doivent être clairs, précis, concrets et mesurables. Ces objectifs sont réalistes, autrement dit réalisables en termes de moyens.

Limiter la durée de la réunion et s'y tenir

Beaucoup de gens ont peur des réunions car elles n'en finissent pas. Une durée doit être fixée au départ puis être respectée. Pour Patrice Beyer, elle ne devrait pas s'étaler sur plus de deux heures. "Certains vont jusqu'à les faire debout pour que cela dure moins longtemps", raconte-t-il en souriant...

"Il faut s'en tenir aux objectifs fixés"

Si un problème est soulevé pendant la réunion, il faut le régler lors d'un autre rendez-vous, voire avec d'autres participants si cela est pertinent. Pour le consultant, "si la réunion a été bien préparée, il faut s'en tenir aux objectifs fixés, sous peine de débordements ou de dérives. Cela permet entre autres de sécuriser le groupe : si les engagements sont tenus, les participants répondront à de nouvelles convocations."

Finalement, il faut mobiliser un nombre raisonnable de personnes et ne pas prévoir des objectifs trop ambitieux susceptibles de dépasser le temps imparti à la réunion. Plus les participants ont de choses à dire et ont une réelle volonté d'échange, plus leur nombre doit être réduit. Et c'est le rôle de l'organisateur de la réunion que de maîtriser tous ces paramètres.