Management de projet : les 10 étapes clés J'endosse mon rôle de chef de projet
L'idée qui mène au projet vient le plus souvent du sommet de l'entreprise : direction générale, direction exécutive, direction métier… Lorsque cette idée est approuvée, un comité de pilotage est constitué. Celui-ci désigne un chef de projet.
Les qualités à posséder
La prise en charge d'un projet est souvent présentée comme une grande opportunité car l'entreprise voit cela comme un test pour les hauts potentiels. Comme il est généralement délicat de refuser une telle offre, même lorsque le défi est élevé, il vous faut compter sur certaines compétences.
"Les qualités essentielles pour être un bon manager de projet sont d'abord d'ordre comportemental", précise Martine Miny, présidente de l'Association francophone de management de projet (Afitep). Si la fonction requiert de fortes compétences de gestionnaire, elle demande également de fédérer une équipe autour d'un projet commun. Pour cela, ouverture d'esprit, capacité d'écoute et sens de la communication seront des atouts précieux. Pour Alain Asquin, maître de conférences à l'IAE Lyon 3, Vice-président de l'université Jean Moulin Lyon 3 et co-auteur de Manager un projet pour la première fois, (éditions Eyrolles) le chef de projet est un véritable "intrapreneur".
Les moyens à négocier
Nul doute que se voir confier la gestion d'un projet est une marque de reconnaissance professionnelle. Cependant, pour ne pas que cela se transforme en cadeau empoisonné, mieux vaut prendre quelques précautions. "Souvent, le chef de projet n'a pas le choix complet des équipes : essayez alors de négocier afin d'avoir la plus grande marge de manœuvre possible sur l'affectation des ressources", conseille Martine Miny.
La délégation des pouvoirs du comité de pilotage doit également être soigneusement étudiée. "Ce point est souvent insuffisamment formalisé", estime la présidente de l'Afitep. Pourtant, il s'agit d'une règle d'or : la délégation de pouvoir doit être claire." En effet, le mode projet étant caractérisé par une absence de liens hiérarchiques entre ses différents membres, il ne faut pas laisser de place à la confusion sur le fait que vous détenez l'autorité ".
S'organiser
Avant de vous lancer à corps perdu dans un projet stimulant, anticipez la hausse de charge de travail. Il se peut que vous ne soyez pas affecté à 100 % au projet et donc que vous gardiez vos responsabilités habituelles en parallèle. Accordez votre travail en fonction des étapes de vie du projet. "Au démarrage, il s'agit essentiellement d'un travail intellectuel qui demande peu de présence et peut être réalisé en début ou fin de journée. Après, vous aurez plus de démarches physiques à accomplir et cela vous demandera davantage de temps", prévient Alain Asquin.
"Au démarrage, il s'agit essentiellement d'un travail intellectuel"
Il est également indispensable de préparer son équipe à ce changement important : dressez la liste des tâches pour lesquelles vous êtes réellement indispensable et procédez à une réorganisation si nécessaire. C'est une très bonne occasion de donner de l'autonomie et des responsabilités à un bon collaborateur. Dans ce cas, prenez le temps de l'accompagner au début, lorsque vous êtes encore disponible, afin qu'il soit prêt lorsqu'il devra agir seul. Enfin, "n'oubliez pas de négocier avec votre conjoint(e), rappelle Alain Asquin, car le projet impose son rythme".