Réussir ses emails professionnels Soignez le fond...

Aller droit au but

La rédaction professionnelle doit avoir pour objectif l'efficacité. Faites au plus court et écrivez clairement à votre interlocuteur ce que vous souhaitez. N'oubliez tout de même pas de vous présenter si le destinataire du message ne vous connaît pas. Même si vous avez déjà échangé par téléphone ou vous êtes rencontré sur un salon, rappelez votre nom, fonction ainsi que votre éventuelle dernière rencontre. Dès le premier paragraphe (3 ou 4 lignes), la personne qui vous lit doit vous situer et avoir compris l'objectif de votre message. Le reste sera des précisions ou explications qui viendront en deuxième lecture.

Si votre email est à simple motif information, mentionnez-le également. Si vous attendez une réponse, précisez-le, ainsi que vos délais. Ne soyez pas trop sec ('J'attends votre réponse sous 2 jours') mais restez précis et rappelez vos contraintes si vous en avez, cela rendra votre interlocuteur plus compréhensif ('Vous seriez aimable de me donner votre réponse avant la fin de la semaine afin que j'envoie les cartons d'invitation').  

Ne pas multiplier les idées

Une règle clé de l'email consiste à ne traiter qu'un sujet à la fois. Si vous avez plusieurs demandes à faire au même interlocuteur, mieux vaut envoyer deux emails distincts. D'abord cela rendra le classement de ses emails plus simple et il y a plus de chances que vous obteniez vos réponses. En effet, si vous posez vos deux questions dans un même email, il y a de gros risques que votre interlocuteur oublie purement et simplement la deuxième partie de votre courrier.  

Soyez le plus clair possible

Dans un souci de clarté, comme de brièveté, faites des phrases courtes et simples. A chaque idée nouvelle, on crée un paragraphe.  

Pour être sûr d'être bien compris, choisissez un vocabulaire simple et évitez au maximum les termes techniques - lorsque vous pouvez leur substituer un équivalent en langage courant - et autres abréviations.  

De même, il est déconseillé de chercher à faire de l'humour, encore moins d'utiliser l'ironie : le discours écrit s'y prête peu.  

Vos devez en permanence garder à l'esprit l'objectif de clarté. Si votre email fait suite à un échange, répondez en laissant les courriers précédents afin de rappeler le contexte à votre destinataire.  

Si votre email est de haute importance ou si le sujet est complexe, n'hésitez pas à vous faire relire par une tierce personne.