Réussir ses emails professionnels Utiliser l'email avec discernement

 Avant de vous jeter sur votre boîte à lettres électronique pour transmettre l'information à votre correspondant, soyez certain que le mode écrit est le meilleur. Même si les emails nous facilitent la vie, ils sont aussi une source de perte de temps lorsqu'ils sont mal gérés. De plus, ils incitent parfois à se réfugier derrière l'écran lorsqu'il vaudrait mieux une communication en face à face.  

 

Avant d'écrire un email, il faut donc se poser quelques questions : 

 Mon message est-il sensible ?

 Mon message peut-il être mal interprété?

 Quel est le degré d'urgence de mon message ?

 A combien d'interlocuteurs je m'adresse ?  

 Est-ce que je souhaite une réponse ? 

Pour tout message délicat ou confidentiel, on préférera bien sûr une rencontre physique. C'est plus sûr car cela évite que le message soit transféré volontairement ou par inadvertance à des personnes qui ne devraient pas le recevoir. Lorsque la conversation s'annonce difficile (mauvaise nouvelle, négociations...), il en est de même. Voir et entendre la réponse de votre interlocuteur immédiatement vous permet de réajuster votre message, d'apporter des informations supplémentaires, de rassurer... 

L'urgence est également un point important : si vous avez besoin que votre interlocuteur ait l'information ou vous réponde rapidement, le téléphone est impératif, sauf si vous savez pertinemment qu'il est devant son smartphone et qu'il attend votre email.  

Enfin, le téléphone est également plus pratique si vous souhaitez caler un horaire de réunion avec plusieurs participants par exemple. Pour coordonner les différentes réponses, mieux vaut prendre les choses en main et proposer quelques créneaux à vos interlocuteurs en adaptant au fur et à mesure des réponses que l'on vous donne. Faire des propositions par écrit risque de vous faire perdre beaucoup de temps.

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