Comment lutter efficacement contre les redressements Urssaf

En 2007, l'Urssaf a redressé les entreprises pour plus d'un milliard d'euros en valeur absolue. Face à ce risque croissant, Daniel Clementine vous apporte des pistes de réflexion pour endiguer l'hémorragie.

Quelle que soit sa taille, l'entreprise doit faire face à la complexité accrue de la législation sociale (Loi Fillon, Loi TEPA, Loi de modernisation du marché du travail...), au développement de situations organisationnelles et juridiques nouvelles (détachement, expatriation, délocalisation, externalisation, C.S.P...), aux litiges prud'homaux et aux demandes croissantes pour la mise en place de dispositifs plus favorables (épargne salariale, retraite supplémentaire, etc.).
Dans ce difficile périple, l'entreprise peut s'appuyer sur le développement de l'externalisation (et plus particulièrement des fonctions paie et des ressources humaines), sur  l'accès facile à l'information sociale, sur l'explosion des progiciels de paie et autres SIRH (et de leurs fonctionnalités), et enfin sur le développement des compétences paie et RH via la formation initiale et continue, ...
Néanmoins, la réalité est la suivante : les redressements opérés par les inspecteurs du recouvrement Urssaf en 2007 sont en progression et s'élèvent à plus d'un milliard d'euros.

Ce montant significatif se répartit pour l'essentiel comme suit :

- 913 millions d'euros au titre du contrôle des cotisations sociales des entreprises et des travailleurs indépendants ;
- 103 millions d'euros relatifs au travail illégal.

Une deuxième analyse doit être menée à partir de ce premier constat :
- 671 millions d'euros en redressements positifs (dette de l'entreprise à régler à l'Urssaf) ;
- 345 millions d'euros en redressements négatifs (remboursement à l'entreprise des sommes indues : ce "cash" aurait pu être utilisé pour financer d'autres projets !).

En moyenne en 2007, sur 100 structures contrôlées, 58 ont fait l'objet d'une régularisation de cotisations et 9 ont bénéficié de la clémence des inspecteurs. La proportion de régularisation est d'autant plus importante pour les entreprises de plus de 200 salariés car elle atteint près de 93 %.
Quant aux chefs de redressement, ils ont porté en 2007, par ordre d'importance, sur les thèmes suivants :

1/ Les rémunérations non soumises à cotisations (travail dissimulé, avantages en nature, salaires, gratifications, primes et indemnités non déclarés) ;
2/ Les mesures dérogatoires en faveur de l'emploi (exonérations et autres allègements de cotisations) ;
3/ Les cotisations, contributions et versements annexes (CSG-CRDS...) ;
4/ Les frais professionnels.

Rappelons que les Urssaf sont désormais habilitées, depuis le 7 octobre 2008, à vérifier les cotisations Assedic. La même habilitation interviendra également dans un futur proche pour les régimes de retraite complémentaire ARRCO et AGIRC, ce qui aura pour conséquence de porter le coût d'un redressement à un niveau bien plus élevé encore pour l'entreprise (jusqu'au doublement du coût actuel).

Ces éléments statistiques sont criants et mettent en exergue la nécessité pour les entreprises de bénéficier de l'appui d'experts pour les accompagner dans le labyrinthe des mécanismes de calcul des cotisations sociales. C'est déjà le cas d'ailleurs, comme nous le rappellions précédemment, avec le "boom" que connaît l'externalisation de la paie et des RH. Cependant, cette solution bien que porteuse d'intérêts pour l'entreprise, ne semble pas suffire à elle seule pour endiguer le taux des redressements Urssaf et donc des anomalies et infractions en paie.




Il ne suffit pas "d'appuyer sur un simple bouton" pour établir un bulletin de paie. Ce dernier n'est que le réceptacle final d'un ensemble de règles de gestion, de sources différentes, ayant subi des traitements divers dans un cadre légal et conventionnel évolutif et dans un contexte économique en perpétuel mouvement. Dès lors, il ne suffit pas d'externaliser la paie ou de s'offrir un progiciel "dernier cri" pour s'affranchir des contraintes et se mettre à l'abri des risques.

L'accompagnement par un conseil externe, qui interviendrait dans cette relation bipartite "Entreprise - Prestataire " ou "Entreprise - Service paie", constitue la pierre angulaire de ces leviers d'actions.

Son action préventive ou curative aura comme périmètre l'ensemble des étapes allant de la décision au résultat, en passant par l'environnement règlementaire, organisationnel et applicatif de l'entreprise jusqu'aux perspectives d'évolution. Il s'agira pour cet expert  de sécuriser les décisions prises par la direction générale pour en garantir la conformité légale et l'efficacité.
Ce document, n'ayant pas pour vocation de proposer toutes les recettes disponibles, nous listerons ci-dessous les principales interventions à valeur ajoutée de l'expert :


1/ Dans le cas d'une externalisation de la paie

Bénéficier de l'expertise et de l'indépendance d'un conseil externe à des moments clés de l'opération d'externalisation pour en garantir le succès
a.      Etude d'opportunité : diagnostic de l'entreprise en vue de définir le périmètre à externaliser et d'évaluer la faisabilité du projet

b.      Revue des volets fonctionnels de l'offre de services et du contrat d'externalisation (émis par le prestataire) pour s'assurer que les besoins et spécificités de l'entreprise ont été correctement pris en compte.

Lors de cette étape, il faut également  veiller à ce que l'entreprise mesure correctement les modifications à apporter à son organisation pour respecter les nouvelles règles du jeu et définir les moyens adéquats à mettre en oeuvre (tableaux de bord, procédures, formation d'une ressource interne qui assurera le suivi des traitements externalisés...).
Il est essentiel de déterminer qui est en charge du suivi des évolutions législatives et conventionnelles, de leur mise en musique au sein du progiciel de paie et du recettage du paramétrage effectué.
c.      En cours de production : audit des traitements opérés par le prestataire afin de valider le respect du contrat d'externalisation et l'exactitude des résultats de calcul de la paie.

d.      Etude d'opportunité organisationnelle : faut-il "re-internaliser" la paie ou faut-il agir sur le périmètre des processus externalisés?

2/ Dans le cas d'une gestion en interne

S'appuyer sur un expert Paie pour bénéficier d'un dispositif de contrôle interne permanent et efficace, d'un accompagnement sur les projets Paie et des meilleures pratiques méthodologiques. a.      Audit de conformité des traitements de paie et d'administration du personnel pour chiffrer les risques et mettre en oeuvre les recommandations opérationnelles.

b.      Rédaction des procédures Paie reflétant les spécificités organisationnelles et règlementaires de l'entreprise.

c.      Formation des équipes internes aux techniques de paie et aux méthodes de contrôle.

d.      Accompagnement lors de l'acquisition ou la rénovation du progiciel de paie.

e.      Evaluation ou mise en place d'un dispositif de contrôle interne efficace et permanent.

f.        Etude d'opportunité organisationnelle (quelles évolutions apporter au système actuel de gestion : centralisation, décentralisation, Centre de Services Partagés, externalisation...).
 

Les développements ci-dessus trouvent de plus en plus une résonance favorable auprès des entrepreneurs dans leur quête de maîtrise des risques, qu'ils soient financiers, sociaux... Certes, l'écho semble plus accentué auprès des grands groupes car les enjeux sont quelques fois plus significatifs. Cependant, toute entreprise, qu'il s'agisse d'une TPE, d'une association, d'une fondation, d'une PME ou d'un grand groupe international, est destinée à recevoir un jour la visite d'un inspecteur du recouvrement et à faire partie des statistiques de redressement de l'Urssaf. La décision d'échapper à cette notoriété, peu glorieuse, n'appartient qu'aux dirigeants car les solutions existent et ont su faire leur preuve.