Comment la visioconférence est devenue un outil de management

Outre les évidentes économies liées à la dispense de déplacements, la visioconférence doit également s'envisager en termes d'innovation managériale. Pour favoriser le dialogue direct, et donc la reconnaissance individuelle.

Plus qu'un retour sur investissement

Près de 50% des DSI interrogés par Forrester fin 2010* indiquent que la mise en œuvre ou l’extension d’une solution de visioconférence est une de leurs priorités dans les 12 prochains mois. Le sujet est clairement d’actualité.

Il est évident que ce qui motive les entreprises à adopter une solution de visioconférence, c’est le coût des voyages et le temps passé dans les transports. Cependant, il ne faut pas voir une solution de visioconférence comme un simple moyen de réduire ses dépenses. Ce serait la mépriser et vouer son utilisation à l’échec. Les éclairages, le positionnement, les angles de caméras, la couleur du décor sont autant de savoir-faire qui contribuent à la qualité de l’entretien, sans parler de la formation et du coaching, utiles pour favoriser son adoption. Rien ne s’improvise.
Quant au temps gagné, il est vrai qu’il n’est pas négligeable. Chaque jour devient travaillé. Fini les temps de transits. De plus, il devient inutile de charger son agenda lors d’un déplacement afin d’optimiser son temps et de rentabiliser le voyage. Les trois jours bloqués toutes les douze semaines peuvent devenir des réunions mensuelles via le système de visioconférence. Ces réunions plus fréquentes peuvent accélérer les prises de décisions pour des résultats plus rapides, les bénéfices financiers ne sont pas que dans le calcul des frais de voyage. De plus, il devient facile d’organiser une collaboration ponctuelle avec un autre service, en le faisant intervenir 30mn dans une conférence vidéo par exemple.
Autre atout : la proximité qui peut se créer via la visioconférence, paradoxalement. En effet, un grand dirigeant rencontre rarement chaque collaborateur de sa société, surtout s’il dirige un groupe international. Par contre, par le biais d’une conférence vidéo, c’est envisageable. Le collaborateur se sent valorisé par ce face à face et cette discussion directe. Il se sent plus impliqué dans le projet de l’entreprise. Il ne faut pas le sous-estimer. C’est un formidable outil pour les cadres dirigeants qui veulent créer du lien.
Ce qui est vrai pour les salariés l’est également pour les clients. Les collègues d’un autre pays peuvent désormais se joindre à un rendez-vous client, sans devoir accorder les agendas des semaines ou des mois à l’avance, sans parler de l’intervention d’un dirigeant de l’entreprise qui est ainsi facilitée et toujours appréciée des clients, qui se sentent ainsi valorisés.
Parlons maintenant des formations. Les outils actuels de visioconférence permettent de partager du contenu et le formateur peut juger de l’attention de son auditoire, grâce à la grande qualité d’image des technologies actuelles. La qualité y est d’ailleurs pour beaucoup dans l’intérêt du cours à distance, afin de garder l’élève attentif.
Aujourd’hui, les solutions de visioconférence sont couplées avec les technologies modernes. Il est possible de partager son écran, de faire une démonstration en direct, bref, de se déplacer, par la voix uniquement.
Désormais, des caméras HD peuvent être accrochées aux écrans d’ordinateurs. La visioconférence peut ainsi sortir des salles équipées pour aller dans les bureaux individuels, voire chez les télétravailleurs, ce qui marque un grand pas pour son développement. De plus, les particuliers se familiarisent avec les appels vidéos, en utilisant leurs smartphones, les tablettes et Internet. Bientôt les habitudes du foyer rentreront dans les bureaux et parions que la visioconférence prendra le pas sur les appels vocaux.

Il s’agit bien plus qu’un simple retour sur investissement, il s’agit de confort.

L’atout de la Video as a Service
Maintenant, les bénéfices de la visioconférence sont soumis à sa qualité. Le réseau doit être suffisamment performant pour permettre la fluidité des flux audio et vidéo si l’on veut que le confort soit au rendez-vous.
Les entreprises peuvent alors voir dans la visioconférence une application terriblement compliquée qui implique un équipement réseau bien dimensionné et des problèmes de sécurité supplémentaires, sans parler du choix du matériel, qui sera forcément dépassé d’ici quelques années.
Avec la Video as a Service (VaaS), la technologie de visioconférence, son implémentation, l’installation de la salle de conférence, le réseau, la formation, et la mise à jour de la technologie sont inclus dans un abonnement mensuel. En cas de soucis, un support 24/7 couvre la totalité de la prestation, du matériel aux logiciels en passant par la connectivité.
Il est également possible d’aller plus loin, en intégrant l’application à son outil Outlook pour planifier une conférence et réserver une salle. On appelle cela le Meeting as a Service.
Pour toutes ces raisons, le rapport facile à distance, à des milliers de kilomètres, les progrès technologiques qui contribuent au confort de l’utilisateur et la souplesse des formules de visioconférence aujourd’hui, nous sommes convaincus de sa forte adoption dans les années à venir.

*Source: Forrester Foresights Budgets and Priorities Tracker Survey Q4 2010