Les enjeux de la dématérialisation : développement durable, greenwashing ou business ?

« La dématérialisation est la première étape incontournable de toute stratégie de développement durable » déclarait Eric Boustouller, président de Microsoft France, en octobre 2009.

Dans cette perspective, la gestion responsable des ressources naturelles ainsi que la réduction des émissions de CO² débordent le cadre de la stricte production industrielle et concernent également la production et la gestion des flux d’information. En cause : la production et l’impression du papier. Est-ce à dire qu’un contenu produit au format numérique (correspondance, facture, …), c’est autant d’arbres qui ne seront pas abattus ?

Pas si simple !
En effet, la dématérialisation contribue de fait à une augmentation exponentielle de la production et de la circulation de l’information. En outre, à cause de l’effet rebond de la re-matérialisation (Cf. le livre vert du Syntec), la consommation de papier continue à augmenter en valeur absolue (+5% en 20 ans).Il faudra sans doute attendre que la génération numérique - née avec internet - affranchie de la « lecture papier » soit majoritaire dans la population active pour voir cette consommation baisser. Sans compter les problèmes écologiques induits par le recyclage et la consommation d’énergie nécessaire à la production, toujours croissante, d’équipements indispensables à la dématérialisation. On pourrait mentionner la diminution des transports physiques comme l’un des bénéfices les plus tangibles de la dématérialisation : seulement, axer une politique de développement durable sur ces considérations d’économie d’énergie et autres concepts accrocheurs de type « zéro papier » relèverait d’une stratégie de « greenwashing »(*).
En réalité, à ses débuts, la dématérialisation visait l’efficacité, la rapidité, la sécurisation des échanges… et surtout les gains de productivité. Concernant la relation collaborateur et le traitement des données à caractère personnel dans l’exploitation des SIRH, le véritable enjeu d’une dématérialisation durable se situe ailleurs.

La confidentialité et la sécurité des données personnelles, un enjeu de responsabilité sociale
La protection des données personnelles occupe une place centrale dans la Responsabilité Sociale d’Entreprise (RSE). L’employeur a un devoir de protection et de préservation de ces données. Or la numérisation des données accroît considérablement le risque de perte ou de diffusion non souhaitée (malveillance, hacking…). Avec l’augmentation des volumes de données, l’employeur doit assumer une charge de plus en plus lourde, d’autant que cette tâche se complexifie avec le progrès technologique : on assiste ainsi à  la mise en place de dispositifs particulièrement intrusifs de cybersurveillance. De ce point de vue, dématérialisation ne rime pas forcément avec développement durable.
En cause, les « traces » informatiques que produit massivement la société de l’information. Ces « déchets » ne peuvent être éliminés définitivement. Quant au recyclage ou à l’anonymisation, ils n’offrent guère de garanties.
Face à la complexité et à l’importance de cette problématique, l’erreur serait de penser que la dématérialisation puisse être une « réponse simple et rapide » à mettre en œuvre pour « respecter l’environnement ».
La dématérialisation est une chaîne de valeurs technologique, économique, et surtout organisationnelle, dont chaque maillon apporte une valeur à optimiser au travers d’une démarche projet.
L’identification des usages est déterminante : que souhaite-t-on ? Réduire l’utilisation de papier et de frais postaux? Apporter des réponses en termes de gestion documentaire, affranchir les collaborateurs de tâches de classement et de recherches physiques peu valorisantes, favoriser le partage de l’information notamment dans les organisations décentralisées, sécuriser les données, récupérer de l’espace… ?
De l’expression des besoins au choix d’une solution, la conception est structurante : quelles activités, quels processus, quelles méthodes vont faire l’objet d’une dématérialisation, avec quel modèle business, avec quel ROI, quelle politique de sécurité … ?
Le choix technologique est un premier élément de réponse : quelle solution, certifiées, labellisées, quel éditeur ou prestataire pour quel niveau de service, quelles garanties de réversibilité…  ?
Enfin, considérant que la dématérialisation intervient comme un levier de réorganisation fonctionnelle, facilitant notamment le travail collaboratif, il conviendra de considérer avec la même attention les enjeux liés aux gains de productivité attendus que ceux liés à la conduite du changement. Car il apparaît en effet que les principaux points de résistance soient liés, dans une certaine mesure, à des sujets de sécurité, de pérennité du dispositif et surtout, au sentiment de dépossession induit par un changement d’habitudes.
La productivité est l’enjeu central de la dématérialisation, loin devant les considérations écologiques habituellement évoquées. Un projet de dématérialisation doit faire l’objet d’une approche globale, tenir compte des spécificités métiers légales et organisationnelles, et se concentrer sur les usages.
La dématérialisation est un sujet d’organisateur. A l’instar des projets d’intégration de technologie, le recours au conseil et à l’accompagnement est essentiel, il est la garantie d’un ROI mesurable et satisfaisant.