Performance  : une mesure simple pour réduire le nombre d'e-mails dans l'entreprise

Je reçois beaucoup d'e-mails. En moyenne une centaine par jour. Mea culpa, j'en envoie aussi beaucoup. La moindre absence de quelques jours se traduit en cauchemar. Parfois j'ai l'impression que mon métier consiste à répondre à des mails. La bonne affaire ! 

Puis vinrent les solutions mobiles. Quelle flexibilité ! Grâce à elles, je peux maintenant traiter ce flux ininterrompu lorsque je suis chez moi, même en vacances, au détriment de ma vie privée et de mon intimité. Ma famille est ravie !

Autant rassurer tout de suite le lecteur, la plupart de ces mails sont bien évidemment inutiles, comme ceux qui me viennent de collègues qui me "mettent en copie" pour m'informer, mais souvent aussi pour se couvrir et/ou diluer leur responsabilité.

La perte de productivité liée aux mails inutiles est colossale. Et malheureusement il n'existe pas de filtres antispam internes pour éliminer automatiquement les mails inutiles.

Considérons une entreprise de 5 000 employés et admettons que chacun gère une centaine de mails par jour et que la plupart de ces mails sont internes à l'entreprise. Cela fait environ 100 millions de mails par an. Considérons enfin qu'il faille en moyenne une minute pour traiter un mail. Il s'agit là d'un simple ordre de grandeur bien évidemment.

Si nous pouvions réduire de 10 % le nombre de mails reçus (et donc envoyés), le gain de productivité serait colossal. Dans cet exemple, il permettrait de gagner l'équivalent de 100 postes à temps plein. Simplement en diminuant de 10 % le nombre de mails.

Un collègue a mis en place une règle Outlook assez expéditive qui supprime automatiquement tous les mails dont il n'est qu'en copie. Bien qu'elle manque un tantinet de subtilité, nul ne remettra en cause l'efficacité de cette méthode. Cependant, elle ne règle pas le problème à l'échelle de l'entreprise et n'impacte pas la culture du mauvais usage de la messagerie.

La solution proposée ci-dessous est décalée mais devrait permettre d'atteindre cet objectif d'une réduction de 10 % du nombre de mails tout en insufflant une démarche durable de responsabilité numérique.

Imaginez un concours ouvert à tous les volontaires, quel que soit leur statut ou leur métier.
Les participants sont aléatoirement répartis dans des groupes d'une trentaine de personnes pour s'affranchir des disparités liées au métier de chacun. Au début du concours, l'ensemble des e-mails envoyés par chaque groupe pendant l'année écoulée est calculé et rendu public. 

Tous les mois, les efforts de réduction des mails envoyés par ces participants sont également rendus publics afin de stimuler l'esprit de compétition.

Au bout d'un an, si l'objectif de 10 % de réduction des mails est atteint pour l'ensemble des participants, le groupe qui aura fait le plus bel effort se verra récompensé à hauteur d'un iPad par participant.

Le coût total de l'opération se chiffrerait alors pour l'entreprise à environ 15 000 €, et quelques heures passées à organiser l'évènement. 

Une facture bien dérisoire si elle permet de gagner en retour d'une manière probablement durable l'équivalent de dizaines, voire d'une centaine de postes...