Comment améliorer la publication des chiffres et des rapports réglementaires en 5 étapes ?

Pour les directions financières, la publication des chiffres et des rapports réglementaires est un exercice chronophage et stressant. A cela s'ajoute la nécessité de communiquer les résultats aux parties prenantes de l’entreprise : l'équipe de direction, le conseil d'administration, les investisseurs, les régulateurs,…

Les acteurs internes, externes et les partenaires économiques et sociaux de l’entreprise attendent bien plus que des chiffres justes. Ils veulent aussi connaître toute l'histoire que les chiffres peuvent raconter sur le business de l'entreprise. Mais chacune de ces parties prenantes a un point de vue différent, ce qui rend la satisfaction des attentes et des besoins de tout un chacun difficile et potentiellement risquée.

L’entreprise doit alors respecter 5 fondamentaux qui lui permettront de conserver le contrôle des différents processus de la publication des chiffres et des rapports réglementaires, tout en répondant sereinement aux nombreux besoins de ses multiples parties prenantes. 

1- Un ensemble de données commun

Communiquer avec les parties prenantes externes implique de nombreuses fonctions supports de l'entreprise : Finance, Ressources Humaines, Risque, DSI,... chaque département ayant une bribe de l'histoire à raconter. Et cela suppose de nombreux formats : communiqués de presse, présentations investisseurs, rapports de gestion du conseil d’administration… 

Si la moindre information est introduite manuellement dans le système, il y a déjà un risque. Pire, si les chiffres proviennent de systèmes d’information différents, incompatibles ou que l’accès aux sources de données se fait via différentes applications, le risque est démultiplié. Alors, des problèmes de versions se posent et le doute plane sur l’exactitude des données. En effet, même l'objectivité des données peut être remise en cause, si elles passent par trop de niveaux ou de mains.

Au contraire, lorsque tous ces documents proviennent d'un seul ensemble de données mises à jour en temps réel, en cas d’évolution ou de correction, il est aisé de constater instantanément l'impact de la moindre modification sur les chiffres clés et la planification. Ainsi, tous les rapports sont mis à jour, dès le moindre changement, avec cohérence et exactitude. 

Voilà pourquoi réduire le risque de reporting de l’information financière est aussi important que de se focaliser sur les contrôles financiers. Pour ce faire, il est capital d’opter pour un ensemble de données unique, un seul système pour tous les départements. 

2- Une unique version de la vérité

Il est de la responsabilité des équipes Finance de l’entreprise de rassembler toutes les informations provenant de différents départements. Il faut s’assurer que les données collectées sont exactes, à jour et présentées de façon cohérente dans les différents rapports. Mais si la direction financière n’a pas la main sur toutes les données, vouloir en dénicher certaines et les vérifier se révèle chronophage et source d'erreurs.

Ainsi, grâce à un processus de travail puissant qui permet à la fonction finance de dédier les sections d'un document à des utilisateurs, il est possible de surveiller les avancées de chacun de ces intervenants et d’être instantanément au courant dès lors qu’ils ont soumis leur version finale des chiffres et du récit associé. 

Par conséquent, fini la chasse illusoire aux erreurs, avec un processus de travail qui alloue la propriété des sections d'un reporting, un statut en temps réel des avancées de chaque utilisateur dans le processus et des données affichées comme « finales », assurant l’exactitude et la confiance des données, s’appuyant sur une seule version de la vérité.

3- Un travail collaboratif

Pour impliquer toutes les bonnes personnes dans le reporting externe, l’entreprise se doit de leur fournir le meilleur moyen de collaborer.

En collaborant directement au sein même des rapports, documents et présentations, la direction financière s’assure que tout le monde est aligné. Une bonne gestion du processus de travail et les possibilités d’audit augmentent ainsi la responsabilisation des collaborateurs et diminuent les risques. Par conséquent, chacun travaille et collabore sur le même document au sein même du système sans conflit et un audit est possible pour tous les chiffres, le contenu et les commentaires.

4- Plus de simplification

Si la fonction finance souhaite impliquer davantage de personnes dans le processus de la publication des chiffres et des rapports réglementaires, elle doit s’assurer qu'il est simple. Obliger les utilisateurs à se familiariser avec un nouveau système est une ineptie. Au contraire, il faut leur permettre d’utiliser Microsoft Word ou Power Point.

En effet, créer les documents au sein même de MS Office diminue la courbe d'apprentissage et produit le résultat final en temps réel. A la seule condition que le système de gestion du processus soit sécurisé, auditable et financièrement intelligent, afin de garantir l'exactitude et la cohérence entre plusieurs rapports.

Ainsi, pour faciliter les choses, il faut opter pour MS Office comme véritable interface utilisateurs, déterminer un formatage, une mise à l’échelle et des arrondis simples et cohérents dans tous les rapports ainsi que des vérifications et contrôles automatisés pour assurer l'exactitude des données financières.

5- Un processus renouvelable

Ce qui rend le processus de reporting externe pénible est qu'il doit être fait chaque mois et chaque trimestre. Il est donc chronophage, manuel et surtout répétitif. De plus, il monopolise de nombreuses ressources au détriment d'autres activités à plus forte valeur ajoutée. 

Afin d’accélérer ce cycle lourd de reporting financier et de réduire drastiquement les processus manuels, il suffit de créer des modèles réitérables, qui sont utilisés à la demande, automatiquement rafraîchis avec les dernières données et le dernier récit. Cela permet aux utilisateurs de se concentrer uniquement sur la mise à jour des commentaires et de l’histoire que racontent les chiffres, et de refléter ainsi une meilleure vision du business pour les parties prenantes de l’entreprise.

La publication des chiffres et des rapports réglementaires constituent la dernière mais la plus critique des étapes dans le processus de reporting financier car produire ces rapports devient de plus en plus compliqué pour de nombreuses entreprises. Le recours à des processus manuels conduit inévitablement à un manque de cohérence et de contrôle des données financières. En outre, les exigences de réglementation accroissent le besoin de changement et de rationalisation du reporting externe.

Il est donc capital de s’assurer d’avoir fait tout ce qui est en son pouvoir pour obtenir une communication précise et ponctuelle auprès de toutes les parties prenantes de l’entreprise.