5 bonnes résolutions pour gagner vos appels d'offre

En 2018, c'est promis on gagne plus d'appels d'offre. On s'y met comme des pros : on trouve le temps et l'envie de préparer, on se forme à la prise de parole, on définit stratégie et tactique et on met en place un process d'amélioration continu. Finie la loose commerciale lors des appels d'offres.

"Parfois on ne sait pas trop pourquoi on gagne un appel d’offres mais…" expliquent souvent les directeurs commerciaux  "on sait toujours pourquoi on le perd : la plupart du temps, c’est parce qu’on a été mauvais en soutenance, non-préparés et donc non-professionnels, et ça s’est vu !". La soutenance commerciale dont parlent ces managers, est en effet l’épreuve décisive pour qui souhaite gagner un appel d’offres. Il faudra convaincre le client potentiel à l’oral et être meilleur que ses concurrents lors de cette épreuve. 


Aussi, ne pas se préparer et envoyer les mauvaises personnes face au jury-client s’avère généralement rédhibitoire.Alors, quel est le bon processus préparatoire ? Comment se comporter en professionnels face aux différentes personnalités qui composent ce grand jury ? Voici cinq clés indispensables et éprouvées, comme autant de bonnes résolutions pour les directions commerciales. Et un seul mot d’ordre : en 2018, stop la loose !

Résolution n°1 : à l’avance, tu te prépareras

Etre en "short-list" au terme d’un appel d’offres, c’est encourageant ! Ce doit être le signal de mobilisation pour l’épreuve qui s’en suit : la soutenance. Un "go !" qui doit tomber de haut, c'est à dire du Directeur Commercial. Commencez par récupérer les règles du jeu (date, format/durée, ordre de passage, conditions matérielles et techniques,…). 

Sans oublier d’essayer de soutirer le maximum d’informations connexes : nombre, nom et fonction des jurés, noms des concurrents en short-list… Comment constituer l’équipe ? Selon la disponibilité et la volonté de chacun de prendre du temps sur son agenda pour la préparation de la soutenance ; l’aisance individuelle en matière de prise de parole en public. Attention : un jury peut atteindre jusqu’à 20 membres ! Retenez que le jury buy-side mobilise majoritairement de 3 à 6 personnes et s’attend à avoir face à lui une équipe vendeurs idéalement composée de 3 à 4 personnes.

Résolution n°2 : en expression orale, tu te formeras   

Sans exagérer le côté anxiogène de la soutenance, les membres de l’équipe vendeurs doivent maîtriser la prise de parole. "C’est fou ce que dit d’une personne et de son entreprise un manque d’éloquence !" résume un acheteur.Il est donc indispensable de former les personnes vouées aux soutenances à la prise de parole en public. Elles devront a minima travailler quatre points prioritaires : 
- La gestion du trac
- L’écoute (oui, bien parler, c’est d’abord savoir écouter !)
- La posture, la gestuelle, la voix et le ton
- La gestion du jeu des questions/réponses

Résolution n°3 : jeu de rôles et tactique, tu définiras

"La soutenance, c’est à la fois et simultanément une entreprise de séduction et l’instauration d’un rapport de force", confirme Philippe Janiaux, consultant en communication et formateur en soutenance commerciale.

D’où la nécessaire robustesse de l’équipe vendeurs : chaque personne de l’équipe doit connaître son rôle, lequel ne doit pas être redondant avec ceux de ses collègues.Sur le plan tactique, la répartition des contenus, le temps et le poids de la parole de chaque membre doivent être préalablement définis et il faudra s’y tenir. En gardant en tête l’une des règles d’or de la communication : "tout doit être fait pour que le plus haut gradé parle… le moins possible", précise Philippe Janiaux.

Retenez que le premier critère explicite de choix du vainqueur de la soutenance (note 7,3 sur 10), la capacité d'engagement et de décision de l'équipe vendeurs lors de la soutenance - ce qui prouve que la constitution de l’équipe sell-side doit être bien réfléchie.

Résolution n°4 : le grand jury, tu rassureras 

"Une soutenance, c’est un peu comme une pièce de théâtre : chaque partie a un rôle bien compris à jouer dans le face-à-face", affirme Philippe Grange, formateur en soutenance commerciale.Pour l’équipe vendeurs, il est important de montrer immédiatement au jury d’acheteurs que l’on va se prêter au jeu et que l’on connait parfaitement sa partition.

Côté jury, chaque membre qui le compose a ses propres objectifs. Le directeur Achats, par exemple, aura des préoccupations différentes de celles du DSI, du juriste ou du directeur métier concerné par l‘A.O. Chaque personnalité jouera – parfois malgré lui - un rôle différenciant : le curieux, l’enthousiaste, le colérique, le taiseux, le pressé, le légaliste, le pointilleux, etc.Il est donc crucial pour l’équipe vendeurs de savoir reconnaître rapidement les spécificités et attentes de chaque membre du jury qui compte. 

Voici la constitution moyenne d’un jury de soutenance : des représentants de la direction Achats et de la direction métier concernée. Et régulièrement représentées la direction financière, la direction Qualité, la R&D et la DSI.

Résolution n°5 : des outils d’amélioration continue, tu utiliseras

Des soumissions aux appels d’offres, suivies de soutenance, il y en a constamment. Un fournisseur est amené à en faire régulièrement et… il ne peut gagner à chaque fois.Dans une démarche de progrès continu, une question doit a minima être courageusement posée : pourquoi a-t-on gagné la soutenance et (plus fréquemment) pourquoi a-t-on perdu la soutenance ?"Ne pas savoir/vouloir répondre, c’est faire fi de ses points forts, de ses points faibles et surtout des axes d’amélioration potentiels", poursuit Philippe Grange.

Il faut avoir la volonté et la clairvoyance de s’auto-évaluer : il existe des outils simples adaptables à chaque cas qui alimenteront une base d’expériences, concaténées au niveau de la direction commerciale ou de l’avant-vente.

Pour passer à l'action, inscrivez-vous à l'une des formations de CCM Benchmark Institut animée par Philippe Janiaux et Philippe Grange : "Appels d'offres : les clés d'une soutenance commerciale réussie".

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