Réussir son virage digital RH et remettre l’humain au cœur du dispositif
Comment apporter une réponse digitale aux enjeux de sécurisation juridique ? Comment optimiser et automatiser les processus RH et maîtriser ses coûts ? Voici 3 bonnes pratiques à mettre en place pour les limiter les investissements administratifs en agences d’emploi et garder l’humain au cœur du dispositif.
Faire adhérer les utilisateurs aux outils numériques
La dématérialisation des échanges RH doit s’inscrire dans une démarche globale de l’agence et doit embarquer l’ensemble des services : informatiques, ressources humaines, comptables, consultants, etc. Le projet doit inclure tous les collaborateurs et il est primordial d’identifier les interlocuteurs clés de chaque service et de les associer dans la mise en œuvre du processus. Ils seront ainsi des ambassadeurs et influenceurs référents pour assurer la réussite du projet.
La communication auprès des collaborateurs, des clients et des intérimaires est un élément incontournable pour innover et proposer des solutions optimisées et pérennes aux différentes parties prenantes aux clients et aux intérimaires. La réussite du défi technologique est avant tout une réussite humaine !
Du côté des intérimaires, une plateforme connectée et adaptée aux nouveaux usages en mobilité, évite les déplacements inutiles et la perte de documents sensibles et confidentiels.
En parallèle, les agences d’emploi s’affranchissent des tâches anxiogènes : la digitalisation les amène vers une démarche complètement différente, orientée sur des valeurs humaines basée sur un accompagnement personnalisé et une montée en compétence.
Sécuriser les échanges de documents RH intérimaires et clients
Lorsque certains critères sont respectés, la dématérialisation des documents RH (procédures de recrutements, mises à disposition des contrats et bulletins de paie, certificats de travail...) offre la même valeur légale que le format papier et manuscrit. L’ensemble des documents transmis sont disponibles, totalement sécurisés et accessibles à distance et sur mobile dans le coffre-fort numérique du salarié, celui du client et de celui de l’agence d’emploi. C’est l’un des bénéfices immédiats de la dématérialisation pour l’ensemble des utilisateurs et un gain de temps pour les agences qui peuvent se consacrer davantage aux clients et aux candidats. La dématérialisation concerne spécifiquement les actions suivantes :
- La signature électronique du contrat de travail permet aux candidats de signer à distance en 3 clics sur leur mobile ou leur ordinateur. Le suivi et les relances en cas de non-signature se font automatiquement par sms et mail, plus besoin de se déplacer et aucun risque de perte de documents sensibles.
- Les bulletins de paie électroniques et tous les autres documents à partager à l’intérimaire sont stockés dans un espace dédié sécurisé et accessible par les intérimaires 24/24h et 7j/7 avec un archivage gratuit jusqu’à 6 ans après la liquidation des droits à la retraite. Cela permet une grande souplesse et une plus grande autonomie aux intérimaires qui n’ont plus besoin de solliciter leur agence.
- Les agences d’emploi disposent d’une traçabilité infaillible et se libèrent un temps précieux avec l’envoi numérique, la signature électronique et les relances automatiques des contrats de mise à disposition aux clients. Cela fluidifie les échanges réduit les délais de paiement et augmente la productivité.
Pérenniser la relation employeurs-intérimaires
Les outils digitaux libèrent l’agence de tâches complexes et chronophages dans l’objectif d’accroître la productivité de l’agence. En outre,la simplification de la relation employeur-intérimaire est un axe stratégique majeur pour fidéliser les talents clés de l’agence et satisfaire au mieux les clients. Evaluer régulièrement les bénéfices utilisateurs avec les agences et les intérimaires permet d’améliorer la solution technologique avec de nouvelles fonctionnalités.
L’automatisation de tâches fastidieuses comme la signature des contrats de travail, la mise sous pli, l’envoi ou encore les relances diminuent les échanges physiques, réduit les coûts d’infrastructures et les tâches sans valeurs ajoutées, évite les pertes de documents, optimise le temps d’accompagnement accordés aux candidats. De fait, elle s’inscrit au cœur de la transformation numérique des entreprises faisant entrer les processus RH dans l’ère 4.0.