Le casse-tête de la paie pour les entreprises internationales

Pour toute organisation, l’internationalisation de son business devient très rapidement une évidence : 55% des entreprises prévoient d’ailleurs d’investir de nouveaux marchés d’après une enquête d’EY sur la paie. Parmi les défis qui se présentent à tous ceux qui veulent étendre leurs activités hors de leurs frontières, la paie semble souvent être l’un des plus complexes à gérer.

Les enjeux sont importants : il faut bien entendu payer ses collaborateurs en temps en en heure, et s’assurer que la paie est juste, dans la devise locale.  Il faut en outre – et c’est là que ça se complexifie – assurer une conformité parfaite avec les législations sociales et fiscales dans le pays où l’on embauche un nouveau collaborateur mais aussi là où se trouve le siège de la société, notamment lorsque l’on expatrie des salariés. Alors qu’en 2018, 600 nouvelles lois liées au travail ont été promulguées dans le monde, 4 dirigeants sur 10 nous déclarent que leur plus grand défi consiste à gérer des réglementations peu claires voire incohérentes…

Rigueur et souplesse sont donc indispensables au moment de la mise en place d’une solution de paie multi-pays et force est de constater que la plupart des systèmes RH n’ont pas été conçus pour s’adapter aux règles de paie internationales et devront être reconfigurés à chaque nouveau pays… Souplesse également dans la mise en œuvre pour répondre aux besoins du management opérationnel et des ressources humaines. Trop souvent des acteurs locaux cherchent à adapter les besoins du client à leur système, faire rentrer ses problématiques spécifiques dans des cadres prédéfinis, alors que c’est bien entendu le contraire qu’il faut privilégier.

Au-delà de ces aspects techniques, il est important que les équipes en charge des ressources humaines aient une vision claire de la situation des salariés, en termes de rémunération, mais aussi puissent harmoniser leurs politiques de gestion des talents, de recrutement ou de formation, tout en garantissant la sécurité des données personnelles des collaborateurs et de l’entreprise.

Il y a trois approches pour répondre à ce type de besoins 

● Recruter des gestionnaires de paie, des RH et des juristes dans tous les pays où l’entreprise opère. C’est efficace mais bien évidemment assez lourd à mettre en place, limite impossible pour une petite structure, entraine des coûts importants et est assez peu flexible pour les organisations.

● Externaliser auprès d’experts-comptables ou d’acteurs locaux. Cette approche assez commune se heurte rapidement à deux problématiques. Tout d’abord, elle induit la nécessité de gérer un réseau de partenaires locaux qui peut avec le temps mobiliser d’importantes ressources mais surtout elle complexifie le déploiement de véritables politiques RH harmonisées et cohérentes.

● L’externalisation avec un acteur mondial de solutions de ressources humaines qui offre à ses clients le meilleur des deux mondes : une approche globale et la possibilité de partager l’information entre le siège et les équipes locales. Cela permet de garantir l’exactitude de la paie, la meilleure conformité sociale et fiscale possible, une sécurité des données optimale et des coûts par bulletin moindres.

Recourir à un système de paie multi-pays avec des remontées d’informations unifiées permet également aux organisations de déployer d’autres processus RH en fonction de leur évolution et de leurs besoins. C’est essentiel pour améliorer l’expérience des collaborateurs bien entendu, notamment avec des solutions mobiles, de la dématérialisation de documents, mais aussi pour avoir des outils analytiques pour piloter le capital humain, faire grandir les talents, veiller à la cohérence des politiques de rémunération, de formation ou de mobilité interne. Si cette approche est vitale pour les grands groupes, elle est de plus en plus importante pour des PME voire des start-ups, qui n’ont pas les moyens d’avoir des professionnels RH dans tous les pays où elles opèrent.