L’art de coacher et de motiver vos managers de première ligne

Coacher et motiver un manager n'est pas une chose facile. C'est souvent la première personne qui saute ou que l'on blâme lorsque cela va mal . Voici les différents points d'attention basés sur ma propre expérience et qui ont très bien fonctionné.

Après une carrière réussie en tant que manager de premier niveau, il est temps pour vous de faire grandir votre organisation afin de vous aider à développer votre entreprise à un niveau supérieur. Maintenant, vous devrez recruter des cadres de premier niveau, les cadres dits intermédiaires, alors que vous allez être un manager de cadres. Vous êtes maintenant confronté à un nouveau défi : vous devez faire confiance à de nouvelles personnes pour faire le travail que vous avez fait, au moins aussi bien que vous l’avez fait, ou même mieux ! Comment y parvenir sans mettre votre entreprise en danger dans les plus brefs délais ?

Faire croître votre organisation, c’est diluer vos compétences et prendre ainsi un risque supplémentaire de ne pas atteindre vos objectifs. Votre défi est de vous assurer que vos cadres intermédiaires sont les bons et de les garder motivés pour qu’ils restent avec vous et contribuent au succès de votre entreprise.

J’en ai moi-même fait l’expérience à plusieurs reprises au cours de ma carrière et, bien qu’il n’existe pas de recette standard pour cela, il existe des pratiques courantes et des trucs et astuces que j’ai utilisés pour mettre en place avec succès une organisation de gestion à plusieurs niveaux.

1- Faire le bon recrutement

Cherchez quelqu’un qui vous ressemble. Si vous avez obtenu de bons résultats au travail, cela devrait signifier que ce que vous avez fait en tant que cadre intermédiaire est une bonne base pour réussir. Ainsi, si vous pouvez trouver quelqu’un qui pense et a des idées comme les vôtres, vous pouvez être rassuré sur le fait que la personne devrait également être OK pour le travail. Bien sûr, il y a toujours d’autres facteurs à prendre en compte lorsque vous recrutez, comme la motivation, le comportement personnel ou la capacité d’adaptation. Je vous suggère de faire une entrevue à 360° avec votre équipe afin d’avoir une rétroaction de l’équipe sur le candidat, en plus de votre propre opinion.

J’insiste sur le fait que si vous n’avez qu’un seul doute sur le candidat, vous devriez poursuivre vos recherches pour en trouver un autre. Le coût d’un mauvais recrutement, surtout pour les cadres intermédiaires, pourrait être un désastre pour votre entreprise et votre crédibilité en tant que cadre supérieur.

Vous devriez aussi chercher quelqu’un qui peut vous défier autant que vous allez le défier. En effet, si vous embauchez quelqu’un qui vous répond toujours oui sans vous demander pourquoi, alors vous prenez certainement le risque d’aller dans la mauvaise direction ou du moins de ne pas faire progresser votre entreprise et vous-même sur un plan personnel. Nous apprenons des autres et nous devrions valoriser les commentaires et les critiques des autres. Les autres personnes nous aident certainement à aller plus vite et plus haut.

Parfois, nous prenons des décisions qui, à long terme, se révèlent mauvaises. Nous avons besoin de membres de l’équipe et de managers pour se mettre en travers de notre chemin et se faire entendre contre nous. Bien sûr, vous aurez besoin que cela soit justifié et bien documenté. Le fait d’avoir de telles personnes à bord vous aide considérablement à trouver la bonne solution pour votre entreprise. Vous n’agissez pas seul, vous agissez en équipe ! Méfiez-vous des gens qui ne font que dire non à vous et à votre équipe sans vous proposer de solutions de rechange ou d’alternatives. Ce sont ces gens que vous devriez laisser partir. Ils ne vous aideront pas à faire passer votre entreprise à un niveau supérieur, mais ils contribueront à la faire tomber, en plus de détruire votre esprit d’équipe.

Bien qu’il n’y ait pas de qualités idéales pour un cadre intermédiaire, je vous recommande de regarder un candidat qui se comporte et agit comme vous le feriez, qui a des talents de communication, d’écoute, de créativité et qui est un ambassadeur de son équipe avec vous et le reste de l’entreprise.

2- Transmettre le savoir à vos cadres intermédiaires

Une fois que votre cadre intermédiaire est à bord, vous devez vous assurer qu’il recevra l’information et les outils nécessaires à sa réussite. Cela signifie que vous devez prendre le temps nécessaire pour lui permettre de se mettre à niveau le plus rapidement possible. N’oubliez pas que le temps, c’est de l’argent et que votre business ne vous attend pas.

Assurez-vous de prévoir des créneaux horaires réguliers par semaine pour votre cadre intermédiaire et respectez-les. Prenez le temps de préparer les informations que vous allez remettre afin de ne pas oublier les choses critiques.

Donnez toute l’information à votre manager intermédiaire, comme si c’était vous qui receviez cette information. Omettre délibérément de divulguer certains renseignements pourrait vous faire du tort à la fin. Je recommande de parler de politique interne au plus haut niveau (et oui, il y a de la politique dans toute entreprise), de parler de ce que vous avez fait en interne et en externe pour réussir : donnez votre recette ! C’est une méthode de donner pour obtenir.

Accompagner votre manager lors de réunions internes et externes. Présentez-la à vos clients et partenaires. Assurez-vous qu’elle sent que vous lui faites confiance et que vous lui faites pleinement confiance. Faites-le bien comprendre à toutes les personnes que vous rencontrez.

De cette façon, vous vous assurerez que votre manager a un très bon départ et qu’il est bien intégré dans votre nouvelle organisation, afin qu’il puisse se concentrer en toute sécurité sur les prochaines étapes et s’appuyer sur une équipe le soutenant.

3- Permettre la communication bidirectionnelle

La communication est un élément clé d’une intégration réussie d’un manager de premier niveau. La communication doit venir d’elle vers vous et de vous vers elle. Essayez d’être le plus transparent possible, mais n’exercez pas la pression que vous subissez de la part de votre direction. Vous prenez la pression dure pour vous et vous lui transmettez à elle et à l’équipe la pression douce, celle qui est positive et motivante.

En agissant de la sorte, vous vous assurez que vos managers et les membres de votre équipe vivent dans un environnement agréable, en maintenant la culture d’entreprise à un niveau élevé et en développant un véritable esprit d’équipe.

Bien sûr, votre manager doit assurer une communication bidirectionnelle avec son équipe aussi bien qu’à tous les niveaux, en étant le plus transparent possible et en maintenant la pression de la direction pour elle.

Un bon moyen d’assurer une bonne communication est de fournir des outils spécialement conçus à cet effet. Par exemple, j’ai utilisé avec succès des applications de réseaux sociaux professionnels comme Teams of Workplace pour permettre et accueillir des discussions à tous les niveaux. Une fois que vous commencez à utiliser ces applications, vous ne pouvez plus vous en passer, c’est tellement bon et gratifiant. Vous découvrirez et apprendrez beaucoup de choses de vos collègues de travail. On a tant de choses à se dire.

Organisez une réunion régulière avec tous vos managers de premier niveau, idéalement chaque semaine, dans le but de discuter de tout sujet, de tout ce qui nécessite votre attention ou celle de l’équipe. Ce faisant, vous valorisez le retour d’information de votre équipe, vous ouvrez aussi la porte à des critiques. Tout le monde en a besoin pour progresser plus vite. Mais surtout, vous montrez clairement à vos managers qu’ils sont importants et clés pour toutes les décisions de votre organisation.

Je ne saurais trop insister sur l’importance de la communication pour motiver et conduire vos managers au succès.

4- Déléguez et responsabilisez

Déléguer est la base de tout bon leader et je ne me souviens pas avoir discuté avec un seul qui ne m’a pas dit qu’il ne déléguait pas. Cependant, la mise en place de la délégation nécessaire et adéquate est une tâche très difficile car elle n’est pas naturelle. Par défaut, nous sommes nés pour faire les choses nous-mêmes pour survivre. Pourquoi devrions-nous demander aux autres de faire des choses que nous pouvons faire (beaucoup) mieux ? La réponse est évidente, bien sûr, mais il n’est pas facile, une fois de plus, d’agir et de le faire.

Déléguer à votre gestionnaire est une preuve de confiance en elle. Vous le laissez prendre les rênes, vous lâchez la laisse. Vous reconnaissez que votre manager est capable d’accomplir des tâches par lui-même et de faire courir le ballon avec sa propre équipe. C’est si important pour votre succès.

Une façon facile d’y parvenir est d’énumérer avec lui les tâches dont il sera entièrement responsable à l’avenir. Une fois que vous l’aurez fait, laissez-le travailler sur ces tâches et aidez-le à réussir en lui donnant les conseils et l’aide nécessaires au besoin.

Ne faites pas de micro-management en entrant dans ses affaires ou en le contrôlant trop. Là encore, la clé de la délégation est la confiance. Si vous faites confiance à votre manager pour qu'il fasse le travail, vous pouvez être assuré qu’il accomplira la tâche qui lui a été confiée.

L’une des conséquences de la délégation de pouvoirs est la responsabilisation. Vous ne pouvez pas déléguer sans demander à votre manager de devenir responsable de ses activités. Il doit comprendre et accepter cela. La délégation, c’est le pouvoir, et le pouvoir exige la responsabilisation. Un exemple de responsabilité en matière de ventes serait que votre manager rende compte de ses prévisions trimestrielles et s’assure que ces prévisions ne s’écartent pas de plus de 5% à la fin du trimestre.

5- Mettre en place un reporting formel

L’établissement d’un rapport officiel est la tâche la plus facile que vous aurez à faire en tant que manager de managers. Ce reporting doit être régulier et formalisé avec votre manager. Il peut s’agir d’un courriel, d’un document de rapport utilisant un modèle spécifique ou d’une réunion ou d’un appel planifié chaque semaine, par exemple.

Ce rapport est votre moyen de mesure. Vous disposez alors d’indicateurs de performance clés tangibles qui vous permettent de fonder votre jugement sur votre manager. Ici, vous mesurez la réussite de votre manager de premier niveau. C’est en effet très important pour votre business. C’est la base de vos décisions futures. Cependant, pour le moyen et le long termes, vous devez également vérifier le comment. Comment votre gestionnaire a-t-il pu obtenir d’aussi bons résultats ? Tout est question d’esprit d’équipe, de moral d’équipe, de respect, etc. Ceci est expliqué dans la section suivante.

6- Contrôler et valider

Parce que vous déléguez, vous n’allez pas contrôler par vous-même ce que votre manager a fait. Cela irait à l’encontre de ce principe et détruirait la confiance que vous venez d’établir avec votre manager.

Cependant, vous devez quand même contrôler et valider sa motivation au travail et son rendement au sein de son équipe. Les rapports que nous venons de voir ne sont utilisés que pour mesurer la performance, ils ne peuvent pas vous donner d’indicateurs sur la façon dont votre manager est perçu par son équipe et sur sa satisfaction dans son travail quotidien.

C’est délicat car tout ce que vous pouvez faire dans le dos de votre manager peut être perçu comme un manque de confiance et être perçu comme de la micro-gestion.

Personnellement, j’ai utilisé plusieurs moyens pour surmonter cela :

• L’une des façons est de valoriser les commentaires de toute l’équipe et de pousser chaque membre de l’équipe à vous contacter directement pour vous poser des questions, faire des commentaires ou répondre à vos besoins. Dans ce cas, les gens se sentent à l’aise de vous parler et de vous donner leur avis sur votre premier supérieur hiérarchique sans que vous ne le demandiez.

• Une autre façon est d’agir comme un leader par l’exemple, en retroussant vos manches et en allant avec vos collaborateurs (ceux qui sont gérés par vos managers intermédiaires) rencontrer vos clients. Vous leur montrez que vous avez déjà été à leur place et que vous aimez toujours le faire. Non seulement vous les aidez à réussir dans leur travail en leur apportant et en partageant toute votre expérience et vos processus, mais vous gagnez leur respect. Dorénavant, ils se sentiront beaucoup plus à l’aise pour ouvrir leur cœur et vous faire part de ce qui se passe bien à leur niveau, de ce qui doit être amélioré, y compris des commentaires précieux sur vos managers de premier niveau.

• Enfin, je chercherais à utiliser des insiders. Vous savez, ce sont ces gens qui travaillent pour vous mais qui sont bien ancrés dans votre équipe ! Ce ne sont pas des espions, mais votre radar nécessaire pour vous tenir au courant de ce qui se passe au sein de votre organisation. Les insiders sont de grands atouts pour vous. Ils vous rapportent tout ce qui se passe à tous les niveaux de votre organisation. Vous pouvez alors prendre cette information et faire vous-même la bonne analyse de la situation. Si vous regardez attentivement, vous pouvez toujours identifier une personne comme étant votre insider.

7- Récompenser et célébrer

Enfin, j’ai laissé le meilleur pour la fin, ou du moins le plus agréable. Vous devez vous amuser et transmettre le plaisir à votre équipe. C’est vous qui transmettez votre culture d’entreprise et créez l’esprit d’équipe.

Alors, célébrez avec votre équipe autant que vous le pouvez et récompensez-les, récompensez vos managers intermédiaires et faites-le devant le reste de l’équipe. Emmenez votre équipe à l’extérieur pour des déjeuners, des dîners, des réunions d’équipe, etc.

Les gens aiment être récompensés en public, cela fait partie de la nature humaine. Vous pouvez être un leader fort, mais vous devez être aussi fort pour récompenser votre personnel. Mettez l’accent sur les managers intermédiaires. Ils sont comme des tampons entre les faiseurs et vous. Ils absorbent beaucoup de coups des membres de leur équipe et de vous-même. Mais ils sont tellement critiques pour votre business et votre organisation. Ils méritent d’être encore mieux récompensés que le reste de l’équipe. N’oubliez pas que les blâmes sont toujours donnés en privé.

Conclusion, si vous appliquez les sept points que j’ai mentionnés ci-dessus, vous serez en mesure d’avoir des managers de première ligne motivés et performants, qui resteront avec vous et vous accompagneront dans votre réussite future.