En quoi le Cloud transforme-t-il la gestion de vos processus métier ?
Les services de gestion des processus métier (BPMS) évoluent dans la bonne direction. La convergence des attentes des entreprises et des nouveaux modèles de tarification stimule l’innovation des BPMS et des modes de distribution de ces services.
On constate une forte augmentation de la
popularité de la gestion des processus métier en mode Cloud ou « Business
Process as a Service » (BPaaS).
Qu’est-ce
qui motive cet engouement pour le BPaaS ? Tout d’abord, la demande des
entreprises évolue du support transactionnel au support transformationnel.
Plus que la simple réplication des processus existants à moindre coût, les
entreprises demandent aux fournisseurs un support transformationnel via des
processus sophistiqués standardisés.
Au
delà des services, beaucoup d’entreprises recherchent également un support
technologique. La plupart des innovations en matière de processus requièrent
des solutions technologiques d’optimisation. Pour la gestion des comptes
clients, pas exemple, on utilise de plus en plus de systèmes automatisés
d’acheminement et de traitement, ainsi que la prise en charge de nouvelles
méthodes de paiement. Les entreprises utilisatrices des BPMS sollicitent de
plus en plus les fournisseurs de ces solutions plutôt que d’investir pour
développer ces nouvelles capacités elles-mêmes.
De
tous nouveaux modèles de tarification mettent également les solutions BPMS à la
portée des entreprises de toute taille. Par le passé, les coûts de transition
étaient si prohibitifs que seuls les grands groupes pouvaient se permettre de
recourir à des fournisseurs de services externes. Les transitions sont
aujourd’hui plus courtes et économiques et les modèles de facturation à
l’utilisation, supposant très peu d’investissements d’infrastructure, voire
aucun, deviennent abordables pour les entreprises de toute taille.
Qu’est-ce que le BPaaS ? Le
Cloud procède selon trois modèles de distribution de service :
* Infrastructure as a Service (IaaS) ;
* Platform as a Service (PaaS),
* et
Software as a Service (SaaS).
Chaque modèle complète le précédent et s’appuie
sur lui, comme une pile en quelque sorte.
Business
Process as a Service (BPaaS) est la couche d’abstraction qui arrive après le
SaaS. Elle s’appuie sur la pile et donne accès à l’expertise des processus et
des individus, optimisant tout ou partie d’un processus métier, qu’elle rend
disponible via un modèle de paiement à l’utilisation.
Les
avantages du modèle BPaaS s’étendent à tous les secteurs industriels et aux
entreprises de toute taille, générant des potentiels de croissance et
d’expansion à tous les niveaux. Comme le BPaaS ne suppose pas de lourds
investissements de départ dans une nouvelle infrastructure, ce modèle facilite
la pénétration rapide de nouveaux marchés et l’implantation en douceur
d’opérations dans de nouveaux secteurs géographiques (ex. dans les BRIC), ou
encore la modernisation d’opérations et de systèmes existants.
Un
fabricant d’équipements médicaux durables a, par exemple, modernisé toute sa
chaîne de remboursement au moyen d’une solution BPaaS. Le fournisseur s’est
chargé de toutes les opérations de remboursement de bout en bout, y compris la
gestion documentaire, la vérification des droits, l’autorisation préalable, la
saisie de commande, l’aide à la vente et à la facturation, le recouvrement des
paiements, la gestion des rejets et les demandes de liquidités.
Une
implémentation BPMS traditionnelle aurait obligé l’entreprise à engager de
lourds investissements et supposé des années de mise au point du système avant
de pouvoir confier les processus au fournisseur BPMS. Au lieu de cela, l’entreprise
a implémenté une solution BPaaS devenue opérationnelle en quelques mois.
Dans
un autre cas, une grande banque a sélectionné la solution d’un fournisseur pour
gérer ses prêts hypothécaires. La solution prenait en charge l’intégralité des
opérations hypothécaires de bout en bout, facilitant les interactions entre les
nombreux acteurs et parties prenantes à la transaction. La solution est à
présent dotée d’un processus complet de gestion documentaire qui rationalise
les échanges et renforce nettement la valeur ajoutée de la solution.
Pour bénéficier du modèle BPaaS, les entreprises n’ont pas besoin de remplacer leurs systèmes ERP ni d’implémenter les solutions de bout en bout d’un fournisseur de service. Des solutions BPaaS ponctuelles, renforçant une partie de la chaîne de valeur des processus, peuvent suffire et limiter les investissements ainsi que les perturbations de l’environnement en place. Un projet BPaaS peut englober la refonte des processus de bout en bout ou de simples mises à niveau de modules, évitant une gestion lourde des changements et des investissements.
Un
grand groupe de fabrication industrielle a réduit ses dépenses d’environ
16 % grâce à l’utilisation d’outils
d’e-sourcing appliqués à leur processus de sourcing indirect. La société a réduit ses cycles de
sourcing et de négociation, amélioré son expérience utilisateur, réduit les
coûts d’administration de ses enchères, et accru la transparence du processus
de soumission d’offre et du suivi des économies.
Le
BPaaS est aussi une bonne solution pour les entreprises qui font face à des
changements structurels, de type acquisitions, cessions, pénétration d’un
nouveau marché. Les services informatiques des entreprises envisagent de plus
en plus des architectures ERP doubles dans leur environnement système. Ils
s’interrogent si les plus petites acquisitions doivent être intégrées au
système ERP ou s’il vaut mieux les standardiser sur une plate-forme unique, à
l’interaction transparente, mais séparée du principal système ERP.
La
pénétration d’un nouveau marché peut peser lourd sur les ressources d’une
entreprise quand l’adoption d’une solution BPaaS peut s’avérer une alternative
plus abordable et moins risquée.
Un
grand fabricant de marchandises durables est parvenu à intégrer trois
acquisitions dans des marchés émergents tout en étant opérationnel en moins de
six mois grâce à l’utilisation d’une plate-forme de services financiers
hébergée, soutenue par les ressources et l’expertise locales du fournisseur.
Ce
dernier a aidé l’entreprise à se conformer aux obligations réglementaires, à appliquer
les changements de fonctionnement indispensables et à pouvoir compter sur du
personnel formé, ce qui a permis aux ressources de l’entreprise de consacrer
davantage de temps aux efforts de développement du marché.
Comment choisir la bonne solution BPaaS ?
Voici les critères à examiner par les entreprises pour évaluer des solutions BPaaS et les fournisseurs correspondants :
- Le fournisseur peut-il justifier d’une expertise fonctionnelle suffisante des offres BPaaS au niveau opérationnel ?
- Le fournisseur s’engage-t-il à adapter et perfectionner ses pratiques au gré des évolutions futures ?
- La solution est-elle stable et évolutive ?
Le BPaaS est une source d’efficacité et de flexibilité de bout en bout pour une entreprise, de par ses possibilités rapides d’amélioration des processus plutôt que de devoir attendre les bienfaits d’un vaste projet de refonte des systèmes supposant de lourds investissements. Un projet BPaaS ne suppose pas une transformation de bout en bout.
Il peut se limiter à quelques améliorations ponctuelles mais fort utiles, des changements au rendement avantageux, tant en termes de rentabilité financière que de faibles perturbations du fonctionnement.