Backup & Archivage : quelles différences ?
La sauvegarde et l’archivage ont deux fonctions distinctes, souvent complémentaires. On copie et restaure des données en cas d’erreur humaine ou de dysfonctionnement technique. Et on administre et conserve des données spécifiques pour un accès ultérieur pour des raisons légales.
Les entreprises de toutes tailles ont au moins une chose en commun : elles produisent des données, beaucoup de données : des données clients, des spécifications produits, des descriptions de processus internes, ou encore des documents financiers, etc. Il est convenu que la plupart des entreprises doublent leurs volumes de données chaque année !
Avec cette croissance incontrôlée des données, les entreprises doivent faire face au défi de leur protection, tout en prenant en compte les obligations réglementaires de conservation de certains documents (factures, documents comptables, documents juridiques, etc.). C’est de ces deux problématiques que provient la confusion entre la sauvegarde et l’archivage.
Les définitions
Pour comprendre la différence entre sauvegarde et archivage, prenons d’abord le temps de définir ces deux termes.
Sauvegarde (Backup) : une sauvegarde correspond à une copie de données qui peut être utilisée pour restaurer les données originales dans le cas où ces dernières seraient endommagées ou perdues (suppressions accidentelles, corruptions de fichiers, problèmes techniques, etc.). Cela concerne généralement les données qui sont encore en usage au sein de l’entreprise.
Archivage : Un archivage correspond à un ou plusieurs enregistrements de données, spécialement sélectionnées pour une conservation plus ou moins longue dans l’éventualité d’un accès ultérieur pour des raisons légales le plus souvent. Cela concerne généralement des données qui ne sont plus utilisées au sein de l’entreprise.
L’une des différences fondamentales à relever est que la sauvegarde est toujours une copie, alors que l’archive doit être le document original, supprimé de son emplacement initial et transféré ailleurs.
La sauvegarde, une solution limitée
Dans beaucoup d’entreprises, la sauvegarde est mise en place dans le but de remplir les deux rôles. Le problème avec cette approche est tout d’abord qu’il est difficile d’isoler les données à conserver des autres données. On se retrouve donc à tout conserver, et les sauvegardes deviennent très vite trèsvolumineuses, et donc coûteuses. Ensuite, il sera très délicat de récupérer un document spécifiquesans devoir restaurer un ensemble conséquent de données. Là encore, ce n’est pas toujours approprié. Enfin, avec la sauvegarde, les données se retrouvent en doublon : une copie dans le système d’origine, et une copie dans le système de sauvegarde. Pas très efficace !
L’archivage à la rescousse
En dehors de la théorie, l’une des distinctions les plus importantes entre une solution de sauvegarde et une solution d’archivage est que cette dernière dispose de fonctionnalités d’indexage et de recherche poussées. Tout d’abord, le contenu même des objets est indexé. En outre, desmétadonnées propres aux objets archivés sont stockées dans une base de données et peuvent être utilisées lors des recherches (on parle de Discovery ou d’e-Discovery) suivant des critères définis par l’utilisateur. Les objets archivés peuvent ainsi être nommés ou identifiés par des labels correspondants au type de données, à la date, au service concerné ou tout autre critère approprié qui facilitera la recherche des documents à l’avenir.
Cas pratique : Google Vault vs Backupify
Maintenant que les termes d’archivage et de sauvegarde sont clairs (espérons !), vous êtes maintenant à-même de déterminer laquelle de ces deux solutions convient à la problématique de votre entreprise.
Faisons un zoom sur 2 outils qui vous permettrons de mettre en oeuvre l’une, l’autre ou les deux concepts, dans le cadre d’applications web : Google Vault & Backupify.
Google Vault est la solution d’archivage et d’e-Discovery proposée par Google dans sa suite Google Apps for Business.
Backupify est un outil de sauvegarde et de restauration de données pour les applications web. Il permet de sauvegarder les données de Google Apps for Business, mais aussi de Salesforce ou encore Facebook, et Twitter pour les particuliers.
Ces deux techniques sont importantes pour une stratégie de gestion de données efficace dans les entreprises.
Voici un tableau récapitulatif des deux solutions :
| Backupify | Google Vault | |
|---|---|---|
| Services Google Apps couverts | Gmail, Drive, Contacts, Calendar, Sites | Gmail |
| Prix | $3/mois (35GB) or $4/mois (unlimited) | $5/mois (unlimited) |
| Fréquence de sauvegarde | 1x ou 3x par jour | Temps réel |
| e-Discovery | ||
| Export de données | ||
| Log d'audit | ||
| Période de conservation | Illimitée ou personnalisable | Illimitée |
| Restauration | Gmail, Drive, Contacts, Calendar, Sites | Gmail |
| Recherche et restauration par l'utilisateur | ||
| Stockage haute sécurité |
Conclusion
La sauvegarde et l’archivage ont deux fonctions distinctes, mais bien souvent complémentaires. D’une part on copie et restaure des données en cas d’erreur humaine ou de dysfonctionnement technique. Et d’autre part, on administre et conserve des données spécifiques pour un accès ultérieur pour des raisons légales. Ces deux techniques sont importantes pour une stratégie de gestion de données efficace dans les entreprises.
Vous avez le même genre de problématique dans votre entreprise ? Vous avez une expérience concernant l’une ou l’autre des solutions à partager ? N’hésitez pas à laisser un commentaire.